I dati personali, compresi quelli degni di particolare protezione ai sensi della legge federale del 25 settembre 20201sulla protezione dei dati (LPD), e i dati concernenti persone giuridiche, compresi quelli degni di particolare protezione ai sensi dell’articolo 57r capoverso 2 della presente legge, possono essere trattati nei sistemi di gestione degli affari allo scopo di:
trattare affari;
organizzare i processi di lavoro;
accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona;
facilitare l’accesso alla documentazione.
L’accesso a dati personali, compresi quelli degni di particolare protezione ai sensi della LPD, e ai dati concernenti persone giuridiche, compresi quelli degni di particolare protezione ai sensi dell’articolo 57r capoverso 2 della presente legge, può essere concesso ad altre autorità federali e a servizi esterni all’Amministrazione federale, a condizione che esista la base legale necessaria per la comunicazione.
I sistemi di gestione degli affari possono contenere dati personali degni di particolare protezione ai sensi della LPD e dati concernenti persone giuridiche degni di particolare protezione ai sensi dell’articolo 57r capoverso 2 della presente legge, nella misura in cui siano desumibili dalla corrispondenza o risultino dalla natura di un affare o di un documento.
L’accesso a dati personali degni di particolare protezione ai sensi della LPD e ai dati concernenti persone giuridiche degni di particolare protezione ai sensi dell’articolo 57r capoverso 2 della presente legge può essere concesso soltanto alle persone che ne necessitano per adempiere i propri compiti.