Richtlinien des Verwaltungsgerichts über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv

Vom 10.06.2002 (Stand 01.07.2002)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Definitionen

1. Die Vorarchivierungsdossiers bestehen aus Dokumenten, die keinen unmittelbaren Nutzen mehr haben und von den Organen, Dienststellen und Anstalten an einem geeigneten Ort aufbewahrt werden müssen.
2. Die Archivierungsdossiers bestehen aus vorarchivierten Dokumenten, die offensichtlich keinen praktischen Nutzen mehr haben, deren allfällige (in diesen Richtlinien festgesetzten) Aufbewahrungsfristen verstrichen sind und die vom Staatsarchiv aufbewahrt werden.

Art. 2 Gegenstand

1. Diese Richtlinien regeln die Vorarchivierung der Akten des Verwaltungsgerichts und der Behörden der Verwaltungsjustiz, die unter seiner Aufsicht stehen, und die Ablieferung dieser Akten an das Staatsarchiv.
2. Sie finden auf die Dokumente Anwendung, die gerichtliche Aktenhefte darstellen, nachdem den Parteien die von ihnen eingereichten Beweismittel zurückerstattet wurden.
3. Sie finden keine Anwendung auf Sammlungen von Urteilen, Entscheiden, Protokollen, Karteien und Registern, die von der Behörde, von der sie herrühren, für unbeschränkte Zeit gebunden oder anderweitig fixiert aufbewahrt werden (abweichende gesetzliche Bestimmungen vorbehalten).
4. Die Aufbewahrung von Dokumenten über die allgemeine Verwaltung der Behörden nach Absatz 1 werden im Reglement des Staatsarchivs (StAR) geregelt.
5. Besondere Bestimmungen des Bundes oder des Kantons, insbesondere jene des Reglements über die Sicherheit der Personendaten (DSR) bleiben vorbehalten.

2 Modalitäten der Vorarchivierung

Art. 3 Zuständigkeit

1. Jede Behörde nach Artikel 2 Abs. 1 archiviert die aus ihrer Tätigkeit hervorgegangenen Akten vor; sie gewährleistet deren Aufbewahrung und schützt deren Sicherheit mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln.
2. Das Verwaltungsgericht überprüft in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv die Vorarchivierung durch die betreffende Behörde.

Art. 4 Klassierung

1. Nach endgültiger Erledigung einer Angelegenheit werden die Aktenhefte unter Angabe des Datums ihrer Einschreibung im Gerichtsrodel, des Erledigungsdatums, der Parteien und des Gegenstandes in einem Vorarchivierungsregister eingetragen.

Art. 5 Aufbewahrung und Zugang

1. Die Aktenhefte werden in einem geeigneten, abgeschlossenen und ausreichend gegen Feuer und Feuchtigkeit geschützten Raum sorgfältig aufbewahrt. Die Sicherheit der Personendaten in den Vorarchivierungsdossiers muss sichergestellt werden (Art. 13 Abs. 1 DSR).
2. Die vorarchivierten Akten sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich. Zum Zweck der wissenschaftlichen Forschung kann die betroffene Behörde mit Einwilligung des Verwaltungsgerichts Ausnahmen gewähren.

Art. 6 Dauer der Vorarchivierung

1. Die Gerichtsakten werden 10 Jahre aufbewahrt.
2. Gesetzliche Vorschriften, die andere Fristen vorsehen, bleiben vorbehalten.

3 Ablieferung an das Staatsarchiv und Vernichtung

Art. 7 Ende der Vorarchivierung

1. Alle zehn Jahre wendet sich die vorarchivierende Behörde an das Verwaltungsgericht, das über die Abtretung derjenigen Akten entscheidet, deren Vorarchivierungsdauer verstrichen ist.
2. Das Verwaltungsgericht gelangt an das Staatsarchiv, das unter Mitwirkung der vorarchivierenden Behörde über die Archivierung oder die Vernichtung der Akten entscheidet.
3. Für die vom Verwaltungsgericht vorarchivierten Akten kann das Staatsarchiv häufiger angerufen werden, wenn die Zahl der Akten, deren Vorarchivierungsdauer am Ende angelangt ist, es rechtfertigt.

Art. 8 Ablieferung an das Staatsarchiv

1. Dem Staatsarchiv werden Akten von dauerhaftem oder historischem Interesse abgeliefert, insbesondere die Akten, die sich:
   1. auf rechtlich besonders charakteristische Angelegenheiten beziehen;
   2. auf Persönlichkeiten oder Orte von besonderem Interesse beziehen;
   3. auf Angelegenheiten beziehen, die wertvolle kulturelle Hinweise enthalten (soziale Bedingungen, Epochen, Entwicklungsfaktoren).

Art. 9 Vernichtung

1. Akten, deren Archivierung gemäss Artikel 8 nicht vorgeschrieben ist, werden mit Einwilligung des Verwaltungsgerichts und mit Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet.
2. Die Vernichtung muss auf geeignete Weise durchgeführt werden, damit jede Möglichkeit einer Wiederherstellung ausgeschlossen werden kann (Art. 13 Abs. 2 DSR).

4 Schlussbestimmung

Art. 10

1. Diese Richtlinien treten am 1. Juli 2002 in Kraft.