Archivierungsverordnung

(ArchV) Vom 04.11.2009 (Stand 01.05.2026)

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1. Diese Verordnung regelt a die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung sowie die Archivierung von Unterlagen von Organen des Kantons, seiner Anstalten und seiner Körperschaften, soweit keine andere Regelung in einer Verordnung oder einem Reglement nach Artikel 10, 12 und 12a ArchG besteht, b die Archivierung von Unterlagen von Privaten, soweit diese ihnen übertragene öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen, c die Aufgaben des Staatsarchivs, d die Zugänglichkeit und die Benützung des Archivguts, e die Staatsbeiträge.
2. Die Direktion für Inneres und Justiz regelt durch Verordnung die Archivführung a … b der Gemeinden, ihrer Anstalten und von Körperschaften, die dem Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG) unterstellt sind.

Art. 2 …

Art. 3 Begriffe

1. Datenträger sind alle Materialien, die sich für die vorübergehende oder dauerhafte Aufbewahrung analoger oder digitaler Informationen eignen.
2. Findmittel sind Hilfsmittel, die zum Auffinden, zur Benützung und zum Verständnis von Unterlagen notwendig sind, wie Ordnungssysteme mit Metadaten, physische oder digitale Verzeichnisse, Register, Karteien und Listen. Sie beinhalten die folgenden Zusatzinformationen über primäre Daten: a Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.), b Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Transaktionen usw.), c Angaben zum Inhalt.
3. Unterlagen aus digitalen Systemen sind a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).

2. Sicherung der Unterlagen

Art. 4 Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns

1. Die Behörden stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit angemessen dokumentiert wird, sodass ihr Handeln jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden kann.
2. Zu diesem Zweck bewahren sie nur vollständige und verlässliche Unterlagen auf.
3. Die Verlässlichkeit der Unterlagen ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen.

Art. 5 Archivwürdigkeit

1. Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie einen grossen und dauernden Informationswert haben für a die Sicherung öffentlicher Interessen, b die Sicherung berechtigter privater Interessen, c die Verwaltungstätigkeit, die Rechtsetzung oder die Rechtsprechung, d die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, e das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, f die Wissenschaft und die Forschung.
2. Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet werden, sind nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter Einhaltung der Datenschutzgesetzgebung zu vernichten.

Art. 6 Ordnungssystem und Organisationsvorschriften *

1. Jede Behörde erstellt ein Ordnungssystem als Grundlage für die Ablage ihrer Unterlagen.
2. Im Ordnungssystem werden festgehalten a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b … c die Aufbewahrungsfristen, d Angaben zur Bewertung der Unterlagen, e weitere Metadaten.
3. Die Systematik für die Ordnung der Unterlagen a bildet sämtliche Aufgaben der Behörde ab, b soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.
4. Jede Behörde erstellt Organisationsvorschriften, welche die Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der Geschäftsverwaltung für die jeweilige Organisationseinheit regeln.
5. Das Ordnungssystem und die Organisationsvorschriften sind regelmässig zu überprüfen und aktuell zu halten.

Art. 7 Sicherung und Aufbewahrung von Unterlagen

1. Bei der Aufbewahrung analoger und digitaler Unterlagen stellt die zuständige Behörde sicher, dass die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachverfolgbarkeit der Unterlagen durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet werden. Die Grundsätze der Informationssicherheitsgesetzgebung gelten sinngemäss. 1a. Bei analogen Unterlagen stellt die registraturführende Behörde sicher, dass a alterungsbeständige Informationsträger sowie Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten, b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Wasser, Schmutz, Feuchtigkeit, Sonneneinstrahlung und Schädlinge, geschützt werden, c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.
2. Die zuständige Behörde bestimmt, wem die Sicherung und Aufbewahrung der Unterlagen obliegt.

Art. 8 Abgabe von Publikationen ans Staatsarchiv *

1. Die kantonalen Behörden geben dem Staatsarchiv ein Belegexemplar von Publikationen von dokumentarischem Wert für dessen Bibliothek ab, wenn sie diese a selbst veröffentlicht, oder b mitgestaltet oder finanziell unterstützt haben.

Art. 9 Tausch und Abtretung von Archivgut

1. Der Tausch und die Abtretung von Archivgut ist zulässig, sofern das Archivgut im Besitz von öffentlichen Archiven bleibt.

Art. 10 Bestreitungsvermerk

1. Der Bestreitungsvermerk nach Artikel 14 Absatz 4 ArchG ist schriftlich einzureichen.
2. Er ist als Bestreitung zu kennzeichnen, mit dem Namen der betroffenen Person zu versehen und den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beizufügen.
3. Hinsichtlich digitaler Unterlagen gelten die Absätze 1 und 2 sinngemäss.

3 Anbietepflichtige Behörden

Art. 11 Zuständigkeiten

1. …
2. Die Staatskanzlei sorgt für die Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen des Regierungsrates und übernimmt die Aufgaben der anbietepflichtigen Behörde.
3. Die Direktionen und die Staatskanzlei sorgen für die Archivierung der Unterlagen der Kommissionen der Zentralverwaltung in ihrem Zuständigkeitsbereich und übernehmen dort die Aufgaben der anbietepflichtigen Behörden.

Art. 11a Anbietepflichtige Leistungserbringer der Psychiatrieversorgung

1. Folgende Leistungserbringer und ihre Rechtsnachfolger gelten als bedeutende Psychiatrieversorger im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe e1 ArchG: a Universitäre Psychiatrische Dienste in Bern (UPD), b Psychiatriezentrum Münsingen (PZM), c Réseau de l'Arc SA.

Art. 12 Weisungen zur Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung *

1. Das Staatsarchiv kann Weisungen zur Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen der kantonalen Verwaltung erlassen, namentlich betreffend die Geschäftsverwaltung (GEVER-Weisung).
2. Die Weisungen werden vom Regierungsrat genehmigt, ausser es handelt sich um geringfügige Änderungen oder Anordnungen von untergeordneter Bedeutung.

Art. 13 Koordination mit dem Staatsarchiv

1. Bei der erstmaligen Erstellung unterbreiten die anbietepflichtigen Behörden dem Staatsarchiv ihre Ordnungssysteme und Organisationsvorschriften zur Prüfung und Genehmigung.
2. Änderungen an den Ordnungssystemen reichen sie dem Staatsarchiv periodisch oder gemäss dessen Vorgaben zur laufenden Überprüfung ein.

Art. 14 Anbietepflicht und Ablieferungszeitpunkt *

1. Unterlagen gelten als nicht mehr ständig benötigt und müssen deshalb dem Staatsarchiv angeboten werden, wenn die anbietepflichtige Behörde keinen häufigen Gebrauch mehr von ihnen macht, jedoch spätestens zehn Jahre nach dem Abschluss des Geschäfts.
2. Die Frist nach Absatz 1 kann vom Staatsarchiv verlängert werden, wenn die anbietepflichtige Behörde darlegt, dass sie die Unterlagen weiterhin häufig benötigt.
3. Digitale Unterlagen kann das Staatsarchiv vorzeitig, in der Regel fünf Jahre nach Abschluss des Geschäfts, in Form von Kopien übernehmen (Triagemodell). Es legt die Einzelheiten in einer Ablieferungsvereinbarung nach Artikel 17 Absatz 5 fest.

Art. 15 Bewertung durch das Staatsarchiv

1. Die anbietepflichtige Behörde bezeichnet als Vorschlag die Unterlagen, die sie als archivwürdig erachtet.
2. Sie bereitet die Unterlagen so auf, dass diese ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert werden können.
3. Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über deren Archivwürdigkeit unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietepflichtigen Behörde.
4. Es entscheidet, ob Unterlagen auf Papier oder in digitaler Form archiviert werden.

Art. 16 Digitale Systeme *

1. Werden in digitalen Systemen archivwürdige Unterlagen bearbeitet, ist das Staatsarchiv bei der Planung der Systeme frühzeitig und in angemessener Form miteinzubeziehen.
2. Das Staatsarchiv erhält Zugang zu allen Systemen, deren Daten auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, insbesondere zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwendungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen.
3. …

Art. 17 Ablieferung

1. Bei der Ablieferung analoger Unterlagen sind dem Staatsarchiv auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel anzubieten.
2. Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizulegen, das folgende Informationen enthält: a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten, c Laufzeiten der abgelieferten Serien von Unterlagen.
3. Die anbietepflichtigen Behörden sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich. Sie treffen vorgängig mit dem Staatsarchiv die nötigen Absprachen.
4. Das Staatsarchiv erstellt einen Ablieferungsbericht über die abgelieferten Unterlagen. Dieser dient der abliefernden Behörde als Empfangsbestätigung. 4a. Unterlagen, die nicht den Anforderungen entsprechen, kann das Staatsarchiv zur Verbesserung zurückweisen. 4b. Für die Ablieferung digitaler Unterlagen gelten die Absätze 1 bis 4a sinngemäss.
5. Die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung regelt das Staatsarchiv in Weisungen und in Ablieferungsvereinbarungen. Weisungen über die digitale Archivierung werden in Absprache mit den zuständigen Organen nach der Gesetzgebung über die digitale Verwaltung erlassen.

4 Aufgaben des Staatsarchivs

Art. 18 Im Allgemeinen

1. Das Staatsarchiv erfüllt die ihm durch das Archivierungsgesetz zugewiesenen Aufgaben.
2. Es sorgt für die Erhaltung des ihm anvertrauten Archivguts und kann die dazu erforderlichen Massnahmen ergreifen.
3. Es berät und unterstützt die Benützerinnen und Benützer des Archivguts im Rahmen seiner Möglichkeiten.
4. Aufträge für vertiefte Abklärungen nimmt es von der kantonalen Verwaltung und den Parlamentsdiensten entgegen, wenn daraus kein unverhältnismässiger Aufwand entsteht.

Art. 19 Digitales Langzeitarchiv *

1. Das Staatsarchiv führt ein digitales Langzeitarchiv für die Unterlagen der anbietepflichtigen Behörden.

Art. 20 Fachaufsicht

1. Das Staatsarchiv beaufsichtigt den historischen Bereich der Gemeindearchive in Zusammenarbeit mit der Direktion für Inneres und Justiz.
2. Es ist das kantonale Fachorgan für die Gemeindeaufsicht betreffend das Archivwesen.

Art. 21 Register der Gemeindewappen *

1. Das Staatsarchiv führt das Register der Gemeindewappen.

5 Benützung der Bestände des Staatsarchivs

Art. 22 Einsichtnahme

1. Die Bestände des Staatsarchivs stehen der Öffentlichkeit grundsätzlich in einem physischen oder digitalen Lesesaal zur Einsichtnahme zur Verfügung.
2. Aus konservatorischen Gründen kann das Archivgut auf einem alternativen Datenträger oder in digitaler Form zur Einsicht bereitgestellt werden. Es besteht kein Anspruch auf Herausgabe der Originale.
3. Anfragen um Einsichtnahme sind schriftlich zu begründen, wenn um Zugang zu Personendaten während laufender Schutzfrist ersucht wird.
4. Das Verfahren richtet sich im Übrigen nach der Informationsgesetzgebung.

Art. 23 …

Art. 24 Beschränkung der Einsichtnahme aus konservatorischen Gründen

1. Das Staatsarchiv kann die Einsichtnahme in bestimmte Bestände oder in einzelne Unterlagen beschränken oder verweigern, wenn das betroffene Archivgut wegen seines Alters und seiner Beschaffenheit nicht oder nur unter besonderen Schutzmassnahmen eingesehen werden kann.

Art. 25 Beschränkung der Einsichtnahme wegen unverhältnismässigen Aufwands

1. Die Einsichtnahme in Archivgut kann wegen unverhältnismässigen Aufwands vorübergehend verweigert werden, insbesondere wenn die Kapazitäten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Staatsarchivs wegen der hohen Anzahl von Benützerinnen und Benützern ausgeschöpft sind.
2. …

Art. 26 …

Art. 27 Ausleihe

1. Das Staatsarchiv kann Archivgut an die abliefernde Stelle ausleihen. Vorbehalten bleiben die für den Zugriff auf archivierte Personendaten geltenden Einschränkungen nach Artikel 14 Absatz 3 ArchG.
2. Zum Zwecke wissenschaftlicher Forschung kann das Staatsarchiv Archivgut an andere Archive ausleihen, sofern diese für eine sachgemässe Behandlung und den Schutz von Personendaten Garantie bieten.
3. Für Ausstellungen ausserhalb des Staatsarchivs kann Archivgut auf Gesuch hin zur Verfügung gestellt werden, wenn a keine konservatorischen Bedenken bestehen, b die erforderliche Sicherheit während des Transports und am Ausstellungsort garantiert wird, c der angestrebte Zweck nicht mit Hilfe von Kopien und dergleichen erreicht werden kann und d das ausgeliehene Archivgut angemessen versichert wird oder eine hinreichende Garantie besteht.
4. …

Art. 28 Veröffentlichungen

1. Bei der Veröffentlichung von Archivgut ist ein Hinweis anzubringen auf a die Herkunft (Staatsarchiv des Kantons Bern), b alle massgeblichen Abweichungen vom Original, wie namentlich inhaltliche Veränderungen und Weiterbearbeitungen, c das Vorliegen einer allfälligen Reproduktion.

Art. 29 Reproduktionen

1. … 1a. Das Archivgut steht der Öffentlichkeit für die Anfertigung von Reproduktionen auf Anfrage zur Verfügung, wenn a keine konservatorischen Gründe dagegen sprechen, b dem Staatsarchiv kein unverhältnismässiger Aufwand entsteht, c die Reproduktion keinen gewerblichen Zwecken dient oder eine entsprechende Bewilligung nach Artikel 24 ArchG vorliegt.
2. Die Anfertigung einzelner Nutzungskopien für den privaten Gebrauch ist unter Berücksichtigung des Benützungsreglements des Staatsarchivs gestattet. …

Art. 30 Benützungsreglement

1. Das Staatsarchiv regelt die Einzelheiten der Benützung seiner Bestände im analogen und im digitalen Lesesaal in einem Benützungsreglement.
2. Es kann a Benützerinnen und Benützern, die dem Benützungsreglement oder den Weisungen des Personals im analogen Lesesaal grob oder wiederholt zuwiderhandeln, die Benützung ganz oder teilweise untersagen, b gegen die missbräuchliche Nutzung im digitalen Lesesaal geeignete Massnahmen ergreifen, wie namentlich die Sperrung des Benützerkontos.

Art. 31 Hausrecht

1. Das Staatsarchiv kann geeignete Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und Ordnung in seinen Räumlichkeiten sowie zur Durchsetzung des Benützungsreglements ergreifen, namentlich Personen wegweisen und Hausverbote aussprechen.

5a Staatsbeiträge *

Art. 31a Finanzhilfen

1. Der Kanton kann folgenden Forschungseinrichtungen von nationaler Bedeutung Finanzhilfen nach Artikel 25a Absätze 1 und 2 ArchG gewähren: a Gosteli-Stiftung – Archiv zur Geschichte der schweizerischen Frauenbewegung, b Archiv für Agrargeschichte (AfA).
2. Die Finanzhilfen werden in einem Leistungsvertrag in Form von jährlichen Betriebsbeiträgen vereinbart.
3. Die Höhe des Beitrags ist auf den Bundesbeitrag und die Beiträge Dritter abzustimmen.

Art. 31b Beitragszwecke und -voraussetzungen

1. Finanzhilfen werden namentlich für Leistungen in den Bereichen Archivierung, Kulturvermittlung und Öffentlichkeitsarbeit gewährt.
2. Das Archivgut ist der Öffentlichkeit grundsätzlich kostenlos zur Einsichtnahme zugänglich zu machen.
3. Die weiteren Beitragsbedingungen und einzelnen Leistungen werden im Leistungsvertrag festgelegt.

Art. 31c Verfahren und Zuständigkeit

1. Das Beitragsgesuch ist in der Regel bis spätestens 13 Monate vor Beginn der Beitragsperiode beim Staatsarchiv einzureichen.
2. Es hat in der Regel folgende Angaben zu umfassen: a eine Darstellung der aktuellen und geplanten Tätigkeiten, b eine Übersicht über die zu erbringenden Leistungen, c Höhe und Begründung des beantragten Kantonsbeitrags, d Angaben zu den zugesicherten oder beantragten Bundesbeiträgen und weiteren Drittmitteln sowie den Eigenleistungen, e genehmigte Rechnung der vergangenen drei Jahre, das aktuelle Budget und einen Ausblick auf die Finanzplanung.

6. Übergangs- und Schlussbestimmungen

Art. 32 Übergangsbestimmung

1. Für die Archivierung der Unterlagen der erstinstanzlichen Gerichte und der Untersuchungsrichterämter bleiben die Bestimmungen der Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive bis zum Inkrafttreten der in Artikel 12 ArchG vorgesehenen Reglemente des Obergerichts und der Generalstaatsanwaltschaft anwendbar.

Art. 33 Änderung von Erlassen

1

1. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staatskanzlei (Organisationsverordnung STA, OrV STA):
2. Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV):

Art. 34 Aufhebung von Erlassen

1. Folgende Erlasse werden aufgehoben:
   1. Verordnung vom 24. Juni 1992 über das Staatsarchiv des Kantons Bern (BSG 421.21),
   2. Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive (BSG 421.211).

Art. 35 Inkrafttreten

1. Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.