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Land registry deed fees and time expenditure

SGNEB.2008.4Other CourtSep 7, 2008Dismissed

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B.X. challenged the fees charged by the Amtschreiberei for notarizing and processing a land sale from his mother to him. The Finanzdepartement had already reduced the billed effort from five to three hours. The Steuergericht held that the remaining time for post-notarization work and for drafting the deed was reasonable given the numerous administrative checks, land-register steps, and the need for careful preparation of a deed to be entered in the land register. The appeal was dismissed, and no party compensation or refund of the cost advance was granted.

Omnilex headnote

GT § 3; fee assessment by time and work effort; review of charged hours for land-register-related notarization services. Fees within a statutory tariff framework are to be determined by the actual time and work effort, the significance of the transaction, the interest in the service, and the payer’s economic capacity. Even where a transaction appears routine, related preparatory, verification, post-notarization, and land-register tasks may justify a non-negligible workload; the mere fact that an instrument can be mechanically copied is not a valid benchmark for assessing drafting effort. A deed destined for land-register entry requires particular precision and verification; the court will not substitute its own estimate absent evident excessiveness (consid. 2.1-2.3).

Full text

Geschäftsnummer:** SGNEB.2008.4**
Instanz:Steuergericht
Entscheiddatum:08.09.2008
FindInfo-Nummer:O_SG.2015.90
Titel:** Gebühren und Auslagen**
Resümee:** GT §§ 3 und 141 - Gebühren. Ein später im Grundbuch einzutragender Grundstückkaufvertrag ist besonders exakt zu erarbeiten - trotz einer gewissen Routine müssen die damit zusammenhängenden Arbeiten sorgfältig erledigt und gut überprüft werden. Das reine Abschreiben des Vertrages kann nicht als Referenz für den Aufwand dienen.**
KSGE 2008 Nr. 13 GT §§ 3 und 141 -Gebühren. Ein später im Grundbuch einzutragender Grundstückkaufvertrag ist besonders exakt zu erarbeiten - trotz einer gewissen Routine müssen die damit zusammenhängenden Arbeiten sorgfältig erledigt und gut überprüft werden. Das reine Abschreiben des Vertrages kann nicht als Referenz für den Aufwand dienen. Urteil SGNEB.2008.4 vom 8. September 2008 Sachverhalt 1. Mit Kaufvertrag vom 6. Juli 2007 verkaufte A.X. ihrem Sohn B.X. (nun Alleineigentümer) ihr ½-Miteigentum an einer in R./SO gelegenen Liegenschaft. Das Rechtsgeschäft wurde von der Amtschreiberei beurkundet. Mit Rechnung und Veranlagungsverfügung vom 16. August 2007 stellten die Zentralen Dienste der Amtschreibereien B.X. dafür nicht mehrwertsteuerpflichtige Gebühren von Fr. 333.--, Auslagen von Fr. 133.--, mehrwertsteuerpflichtige Gebühren von Fr. 1'117.50 sowie Mehrwertsteuern von Fr. 89.98 in Rechnung. Dagegen erhob B.X. Beschwerde mit der Begründung, die von der Amtschreiberei vorgenommene pauschale Angabe des Zeitaufwandes führe dazu, dass das Amt einen übersetzten Ertrag erziele. Ausserdem sei der Zeitaufwand für das Erstellen der Urkunde um mindestens das Doppelte zu hoch. Mit Verfügung vom 15. April 2008 hiess das Finanzdepartement die Beschwerde teilweise gut, indem ein in Rechnung gestellter Teil des Aufwandes (von 5 Stunden) um 2 Stunden gekürzt wurde. 2. Daraufhin wandte sich B.X. (nachfolgend Beschwerdeführer genannt) am 26. April 2008 mit Beschwerde ans Steuergericht mit dem sinngemässen Begehren, der Aufwand sei um weitere 3 Stunden zu reduzieren, es sei der ganze Kostenvorschuss von Fr. 300.-- zurückzuerstatten und ihm sei eine übliche Parteientschädigung zuzusprechen. Derartige kleine Geschäfte (wie die Ausfertigung des Kaufvertrages) seien ja alltäglich und zum grossen Teil Routinearbeiten. Das erwähnte Gesuch sei im Übrigen persönlich auf dem Amt abgegeben und von der dort anwesenden Amtsperson in ein Regal auf dem Pult abgelegt worden. Es sei nicht nachvollziehbar, weshalb für diese "Entgegennahme" 0.5 Stunden verrechnet worden seien. Auch dass das Verfassen der Urkunde 3 Stunden gedauert haben solle, sei nicht nachvollziehbar; es bestünden garantiert bereits vorhandene Vorlagen, die nur noch mit den fallspezifischen Angaben ergänzt werden müssten. Er, der Beschwerdeführer, habe den Vertrag auf dem PC abgeschrieben und dafür 26 Minuten gebraucht. Mit Vernehmlassung vom 30. Mai 2008 beantragte das Finanzdepartement (Vorinstanz) die kostenfällige Abweisung der Beschwerde. Bei der Beurkundung habe es sich nicht um einen gewöhnlichen Kaufvertrag gehandelt, da zusätzliche Anmerkungen zu bereinigen und Grundbuchblätter zu schliessen gewesen seien. Im Übrigen sei rein zufällig bei verschiedenen Aufwandpositionen der gleiche Zeitaufwand angefallen - dies bedeute nicht, dass Zeitpauschalen erfasst worden wären. Zur Entgegennahme eines Auftrages zur Errichtung eines Kaufvertrages gehöre viel mehr als die Ablage auf einem Pult. Die zusätzlichen Arbeiten seien allerdings nicht in Gegenwart des Beschwerdeführers vorgenommen worden. Auch die in Rechnung gestellten 3 Stunden für die Vertragsredaktion seien keinesfalls überrissen. Am 2. Juli 2008 meldete sich der Beschwerdeführer nochmals zu Wort und führte aus, dass es seiner Meinung nach viel zu lange gedauert habe, bis seine Beschwerde vom Finanzdepartement behandelt worden sei. Zudem sei es geradezu augenfällig, dass immer die gleichen Zeiteinheiten eingetragen worden seien; das könne kein Zufall sein. Schliesslich könne die Arbeit der ISO-zertifizierten Amtschreiberei an so einem (Routine-)Vertrag trotz der beschriebenen Recherchen und Arbeiten unmöglich 3 Stunden gedauert haben. Erwägungen 2. § 3 des Gebührentarifs (GT, BGS 615.11) besagt, dass die Gebühren innerhalb eines Gebührenrahmens nach dem Zeit- und Arbeitsaufwand, nach der Bedeutung des Geschäfts, nach dem Interesse an der Verrichtung sowie nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Gebührenpflichtigen zu bemessen sind. Zwischen den Parteien besteht nun hauptsächlich Uneinigkeit darüber, wie hoch der Stundenaufwand war, den die Amtschreiberei aufgewendet hat, um den zwischen dem Beschwerdeführer und seiner Mutter abgeschlossenen Kaufvertrag abzuwickeln. Dabei unterscheidet der Beschwerdeführer zwei Themengebiete: die seiner Meinung nach pauschal angegebenen Zeitansätze und das Erstellen der Urkunde: bei beiden Positionen sei zu viel Zeitaufwand aufgeschrieben worden. 2.1 In einem ersten Schritt ist auf die gerügte Einsetzung von jeweils 0,5 Stunden in 10 verschiedenen Positionen einzugehen, welche in der Rechnung der Amtschreiberei einen Gesamtaufwand von 5 Stunden ergeben haben. Bei den einzelnen Arbeiten handelt es sich um vielfältige Aufgaben: so muss etwa das Geschäft in der Geschäftskontrolle der Amtschreiberei aufgenommen und einem Sachbearbeiter zugeteilt werden und die Personalien der Parteien sind genau zu erfassen und zu verifizieren. Es müssen mit sämtlichen beteiligten Personen (u.a. auch mit dem Notar) Termine gesucht, Sitzungszimmer reserviert und dann Einladungen verschickt werden. Der Vertragsentwurf ist zudem zu kopieren und den Parteien zuzustellen, und zwar nachdem er nochmals vertieft geprüft worden ist. Nach der Beurkundung ist eine Tagebuchanmeldung vorzunehmen; in diesem Rahmen ist auch zu überprüfen, ob allenfalls noch weitere Bewilligungen einzuholen sind. Danach wird das Geschäft im Grundbuch verzeichnet und es muss dann vom Grundbuchverwalter nochmals genau kontrolliert werden, ob die Grundbucheintragung auch richtig vollzogen wurde. Dann werden die Anzeigen an die Katasterschätzung, die Gebäudeversicherung, die Gemeinde und das Steueramt zunächst kontrolliert und dann verschickt. Schliesslich wird die Publikation des Geschäfts im Amtsblatt in die Wege geleitet. Die Vorinstanz hat in ihrer Verfügung vom 15. April 2008 diese verschiedenen Aufwände geprüft, und ist dabei zum Schluss gekommen, dass die Arbeiten um 2 Stunden auf insgesamt 3 Stunden zu reduzieren seien, weil ein überhöhter Aufwand in Rechnung gestellt worden sei. Dem ist zuzustimmen - ein zeitlicher Aufwand von 5 Stunden wäre beim hier interessierenden Rechtsgeschäft zu hoch gewesen. Angesichts der Vielfalt der zu erledigenden Arbeiten erscheinen 3 Stunden allerdings als angemessen - trotz einer gewissen Routine müssen gewisse Dinge erledigt und gut überprüft werden und beanspruchen daher eine Zeitdauer, die nicht beliebig reduziert werden kann. Im Übrigen ist davon auszugehen, dass die Vorinstanz - welche nicht im Einzelnen aufgeführt hat, bei welchen Positionen konkret welche Reduktionen vorgenommen wurden - auch eine Verminderung des Zeitaufwandes für die "Entgegennahme Auftrag" berücksichtigt hat. Somit wurden die in der Beschwerde gemachten diesbezüglichen Vorbringen des Beschwerdeführers bereits berücksichtigt. Insgesamt kann somit festgestellt werden, dass die betreffenden Arbeiten in den Bereichen Arbeiten nach Beurkundung, Entgegennahme Auftrag, Signalisation, Vorkontrolle, Einladung, Tagebuchanmeldung, Grundbucheintrag, Anzeigen ergänzen, Publikation, Grundbuchkontrolle/Validierung mit 3 Stunden dem effektiven Aufwand entsprechen und somit angemessen sind. 2.2 Als zweiter Punkt der Rüge brachte der Beschwerdeführer vor, dass das Erstellen des Kaufvertrages sicher nicht 3 Stunden gedauert haben könne. Wie von der Vorinstanz richtig festgestellt, kann das Abschreiben des Vertrages durch den Beschwerdeführer nicht als Referenz dazu dienen, um den Stundenaufwand als überhöht zu qualifizieren; das rein mechanische Abschreiben einer Urkunde erfordert wesentlich weniger Zeit, als die Neuerstellung derselben, da zudem auch diverse Abklärungen damit verbunden sind. Generell kann festgehalten werden, dass ein (später im Grundbuch einzutragender) Kaufvertrag besonders sorgfältig zu erarbeiten ist. Beim Grundbuch handelt es sich um ein sogenanntes Publizitätsmittel (vgl. Art. 970 - 974 ZGB) - für die im Grundbuch eingetragenen Rechte gilt die Vermutungswirkung (= positive Publizität), nicht im Grundbuch eingetragene dingliche Rechte gelten als nichtexistent (= negative Publizität). Es ist somit offensichtlich, dass alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erarbeitung des Kaufvertrages besonders exakt ausgeführt werden müssen. Entsprechend müssen Ausführung und Kontrollen angepasst werden, was auch den Arbeitsaufwand erheblich vergrössert. Vorliegend mussten Anmerkungen bereinigt und Grundbuchblätter geschlossen werden, da die Liegenschaft neu nicht mehr im je hälftigen Miteigentum, sondern im Alleineigentum stehen sollte. Der Aufwand für dieses Vorgehen, wie auch die genau Kontrolle, ob sämtliche Angaben im Sinne der Parteien verstanden und richtig übernommen wurden, ist mit den eingesetzten 3 Stunden nicht zu hoch. 2.3 Als Fazit ist somit zusammen mit der Vorinstanz davon auszugehen, dass der von der Amtschreiberei aufgeführte Aufwand nicht als unangemessen erscheint und somit auch nicht zu reduzieren ist. 3. Es bleibt anzufügen, dass - entgegen der Ansicht des Beschwerdeführers - die Zeitdauer zwischen dem Einzahlen des Kostenvorschusses (im September 2007) und der Verfügung vom 20. Februar 2008 ganz und gar nicht als zu lange bezeichnet werden kann. Immerhin hat die Vorinstanz innert 5 Monaten entschieden. Eine solche Zeitdauer kann ohne Weiteres als beförderlich bezeichnet werden und ist in keiner Art und Weise zu beanstanden. Im Übrigen wäre es spekulativ anzunehmen, dass bei einer allfälligen Nichtintervention des Beschwerdeführers die Entscheidfindung länger gedauert hätte. * Steuergericht, Urteil vom 8. September 2008*

Keywords

feestime expenditureland registernotarizationadministrative chargesproperty transferdeed draftingcost advanceparty compensation

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Key legal questions extracted by Omnilex

Key legal question

Whether the time spent by the land registry office on post-notarization and related administrative work was excessive and had to be reduced.

Extracted holding

The recorded three hours were reasonable in view of the range of tasks required, so no further reduction was warranted.

Extracted reasoning

Under GT § 3, fees depend on time and work effort. The office had to handle multiple necessary tasks, and routine elements still required careful checking. The prior reduction from five to three hours was already adequate.

Key legal question

Whether the three hours charged for drafting the deed were excessive because the contract could have been copied quickly.

Extracted holding

The drafting time was not excessive. A deed for later land-register entry must be prepared with particular care, and mere copying is not a valid benchmark.

Extracted reasoning

The court stressed that drafting requires substantive clarifications and exact verification, especially because the transaction altered ownership structure and required correction of annotations and closure of land-register sheets. The land register’s publicity function also justified heightened care.

Key legal question

Whether the appellant was entitled to a refund of the cost advance and a customary party compensation.

Extracted holding

No relief was granted on these requests because the appeal failed.

Extracted reasoning

Since the fee challenge was dismissed, the associated requests for reimbursement and compensation had no basis.

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