VVGE 1971/75 Nr. 35•Audit commission’s access to municipal financial records
VVGE 1971/75 Nr. 35Other CourtJan 12, 1971Other
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The Regierungsrat interpreted Art. 85(2) KV as creating a narrowly defined audit commission, not a general supervisory committee. The commission is entitled to all documents necessary for reviewing the municipal financial administration and the accounts, and it must be informed of all council decisions affecting finances. This can be done by direct transmission of the decisions or by making relevant excerpts from the council minutes available at the municipal office. However, the commission has no unlimited right to inspect the entire municipal council minutes, because this would jeopardize confidentiality in areas subject to secrecy duties.
Art. 85 Abs. 2 KV; Umfang der Prüfungspflicht und Akteneinsicht der Rechnungsprüfungskommission: Die Rechnungsprüfungskommission ist als besonderes Gemeindeorgan auf die Prüfung des Finanzhaushaltes, namentlich der Gemeinderechnungen, beschränkt und nicht als allgemeine Geschäftsprüfungskommission ausgestaltet. Zur sachgemässen Erfüllung ihrer Aufgabe sind ihr alle notwendigen und sachbezogenen Unterlagen zu unterbreiten; über finanzrelevante Gemeinderatsbeschlüsse ist sie zu orientieren, sei dies durch unmittelbare Zustellung der Beschlüsse oder durch jederzeitige Bereithaltung von Protokollauszügen auf der Gemeindekanzlei. Ein unbeschränktes Einsichtsrecht in das Gemeinderatsprotokoll als Ganzes besteht dagegen nicht, namentlich wegen entgegenstehender Geheimhaltungspflichten in anderen Sachgebieten (consid. 1).
Entscheidpublikation VVGE 1971/75 Nr. 35, S. 31:
Art. 85 Abs. 2 KV.
Umfang der Überprüfungspflicht und Akteneinsichtsrecht der Rechnungsprüfungskommission.
Entscheid des Regierungsrates vom 12. Januar 1971 (Nr. 1135).
Gemäss Art. 85 Abs. 2 KV obliegt der Rechnungsprüfungskommission "die Prüfung des Finanzhaushaltes, insbesondere der Gemeinderechnungen, und die Antragstellung an die Gemeindeversammlung". Mit dieser klar abgegrenzten Umschreibung der Obliegenheiten wollte vom Gesetzgeber eindeutig zum Ausdruck gebracht werden, dass es sich beim neugeschaffenen selbständigen Gemeindeorgan nicht um eine Geschäftsprüfungskommission, sondern tatsächlich um eine Rechnungsprüfungskommmission handeln soll (vgl. Verfassungsprotokoll, S. 240 ff.). Damit jedoch dieser Kommission die Erfüllung ihrer umfangreichen und verantwortungsvollen Aufgabe ermöglicht wird, erhellt es ohne weiteres, dass ihr von den zuständigen Gemeindeinstanzen sämtliche notwendigen und sachbezüglichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen sind. Insbesondere ist der Rechnungsprüfungskommission über sämtliche Beschlüsse, die das Finanzwesen betreffen, Aufschluss zu geben, sei es, dass solche Gemeinderatsbeschlüsse der Rechnungsprüfungskommission direkt zugestellt werden oder aber entsprechende Auszüge aus dem Ratsprotokoll auf der Gemeindekanzlei jederzeit zur Einsicht der Rechnungsprüfungskommission bereit gehalten werden. Eine Notwendigkeit zur uneingeschränkten Einsichtnahme in das Gemeinderatsprotokoll als solches besteht daneben nicht. Eine solche Einsichtnahme könnte denn auch unter keinen Umständen gewährt werden, nachdem der Gemeinderat hinsichtlich verschiedener Sachgebiete (z.B. Zivilstands- und Vormundschaftswesen), mit denen er sich zu befassen hat, strengen Geheimhaltungspflichten unterworfen ist. Die vollständige Geheimhaltung wäre nicht mehr gewährleistet, wenn jeder Rechnungsprüfer zu beliebiger Zeit uneingeschränkt in das Ratsprotokoll Einsicht nehmen könnte.
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Scope of the Rechnungsprüfungskommission’s duty to examine municipal finances under Art. 85(2) KV
The commission must examine the financial administration, especially the municipal accounts, and submit proposals to the municipal assembly; it is not a general supervisory commission.
The constitutional wording deliberately limits the body to an audit function, not a broader business-review function.
Whether the audit commission may inspect the municipal council minutes without restriction
Unrestricted access to the council minutes as such is not required. The commission must receive all necessary and relevant information on financial matters, either by direct transmission of council resolutions or by keeping excerpts available for inspection at the municipal office.
The commission needs the documents necessary for its task, but full access to the entire minutes would undermine confidentiality obligations binding the municipal council in other areas.
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