del 10 gennaio 2024 (stato 1° febbario 2024)
visti l’articolo 10 capoversi 2 e 3, l’articolo 11 capoverso 2 e l’articolo 18 della legge sulla procedura amministrativa del 24 settembre 2013 (LPAmm),
Capitolo primo
Il presente regolamento disciplina le modalità della comunicazione per via elettronica tra una parte e un’autorità amministrativa nell’ambito di un procedimento retto dalla legge sulla procedura amministrativa del 24 settembre 2013 (LPAmm).
Il presente regolamento è applicabile alla comunicazione di:
a) atti scritti in vista dell’emanazione di una decisione ai sensi dell’articolo 2 LPAmm;
b) decisioni ai sensi dell’articolo 2 LPAmm.
Sono riconosciute le piattaforme di trasmissione riconosciute conformemente all’articolo 3 dell’ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento del 18 giugno 2010.
Capitolo secondo
Ciascuna autorità decide se ammettere la comunicazione per via elettronica.
L’autorità che ammette la comunicazione per via elettronica degli atti scritti indica un recapito elettronico secondo l’articolo 4 capoverso 2.
Essa informa la Cancelleria dello Stato.
Le informazioni necessarie alla comunicazione di atti in forma elettronica sono pubblicate su Internet.
Ogni autorità comunica le seguenti informazioni:
a) l’indirizzo elettronico;
b) gli indirizzi ammessi per la trasmissione per via elettronica;
c) i canali di comunicazione autorizzati;
d) i formati di dati autorizzati per la comunicazione;
e) singoli tipi di atti da trasmettere, oltre che per via elettronica, anche su carta;
f) l’indirizzo al quale figurano i certificati muniti di chiavi crittografiche pubbliche che devono essere utilizzati per la cifratura di atti scritti trasmessi all’autorità e per la verifica della firma elettronica dell’autorità.
La Cancelleria dello Stato può disciplinare la registrazione e l’aggiornamento delle iscrizioni.
Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato autorizzato, per il canale di comunicazione utilizzato, secondo le informazioni pubblicate su Internet conformemente all’articolo 4.
Se non riesce a leggere un atto scritto o gli allegati, l’autorità concede alla parte un breve termine per:
a) ritrasmettere l’atto scritto o gli allegati nel formato stabilito dall’autorità; o
b) trasmettere, dopo averli stampati, tutto l’atto scritto e gli allegati o soltanto una parte di esso, secondo le modalità previste dall’articolo 10 capoverso 1 LPAmm.
Se per la comunicazione non è usata una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la trasmissione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio trasmesso per posta elettronica usuale va cifrato con il codice di cifratura pubblico indicato nella lista.
Il momento determinante per il rispetto di un termine è quello in cui la piattaforma di trasmissione utilizzata dalle parti in un procedimento rilascia la ricevuta che attesta il ricevimento dell’atto scritto a destinazione dell’autorità (ricevuta di consegna).
Se il canale di trasmissione utilizzato non emette una ricevuta di consegna, il momento determinante per il rispetto di un termine è quello in cui l’invio è scaricato dal destinatario.
Una firma elettronica qualificata secondo la legge federale sulla firma elettronica del 18 marzo 2016 (FiEle) non è richiesta se l’identificazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati (art. 10 cpv. 2 LPAmm). Sono eccettuati i casi in cui la legge prescrive di firmare un determinato documento.
Se manca una firma elettronica prescritta, l’autorità concede alla parte un termine per la correzione. La parte può ritrasmettere gli atti scritti muniti di una firma elettronica riconosciuta oppure inviarli firmati a mano conformemente all’articolo 10 capoverso 1 LPAmm.
Se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione utilizzata dall’autorità né figura nella lista del prestatore di servizi di certificazione riconosciuto (art. 12 cpv. 2 FiEle), il certificato regolamentato munito della chiave crittografica pubblica deve essere allegato all’invio.
Capitolo terzo
L’autorità può notificare una decisione o una comunicazione per via elettronica alla parte che ha esplicitamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione per il procedimento in questione.
Chi è regolarmente parte in un procedimento dinanzi a una determinata autorità oppure rappresenta regolarmente parti dinanzi a detta autorità può comunicare a quest’ultima di notificargli le decisioni e le comunicazioni per via elettronica in uno o in tutti i procedimenti.
Chiunque può comunicare a un’autorità di notificargli le fatture aventi carattere di decisione sotto forma di fattura elettronica. Le fatture aventi carattere di decisione sono decisioni il cui scopo principale consiste nello stabilire l’obbligo di pagare un determinato importo e che sono inviate unitamente alla fattura.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
Il consenso e la revoca richiedono la forma scritta; non devono essere firmati.
Per la notificazione è utilizzata una piattaforma di trasmissione riconosciuta.
L’autorità può utilizzare anche altri tipi di trasmissione purché questi ultimi permettano in modo appropriato di:
a) identificare inequivocabilmente il destinatario;
b) stabilire inequivocabilmente il momento della notificazione delle decisioni;
c) proteggere la comunicazione, fino alla notificazione, da modifiche e da accessi non autorizzati.
In deroga al capoverso 2 lettera b, non è necessario che il momento della notificazione di fatture elettroniche aventi carattere di decisione possa essere stabilito. Tali fatture sono notificate tramite gli abituali fornitori di servizi per lo scambio elettronico di fatture:
a) in un sistema contabile del destinatario;
b) nell’e-banking del destinatario.
Le decisioni e le comunicazioni sono trasmesse in formato PDF/A, gli allegati in formato PDF. Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione sono trasmesse in formato PDF e come dati strutturati.
Le decisioni sono provviste di una firma elettronica qualificata (art. 2 lett. e FiEle).
Possono essere provviste di un sigillo elettronico regolamentato (art. 2 lett. d FiEle):
a) le copie elettroniche delle decisioni;
b) le decisioni emanate tramite una procedura automatizzata e che in ragione del loro elevato numero non possono essere firmate singolarmente da un rappresentante dell’autorità (notificazione collettiva di decisioni);
c) le fatture elettroniche aventi carattere di decisione.
Se l’autorità trasmette la decisione o la comunicazione a una casella di posta elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato dal destinatario è considerato il momento della notificazione.
Se indirizzato a una casella di posta elettronica del destinatario, installata previa identificazione del titolare su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’invio è considerato primo tentativo di consegna in analogia all’articolo 17 capoverso 4 lettera a LPAmm.
Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione si considerano notificate 30 giorni dopo l’accredito di un pagamento.
Se il destinatario di una fattura elettronica avente carattere di decisione non ha effettuato alcun pagamento entro 30 giorni dalla data di spedizione, gli viene notificata una nuova decisione sotto forma di documento cartaceo contro ricevuta oppure secondo l’articolo 10 capoversi 1 o 2.
In questo caso la notificazione della fattura elettronica non è presa in considerazione per stabilire il momento della notificazione.
Capitolo quarto
Le parti possono chiedere che l’autorità trasmetta loro successivamente per via elettronica le decisioni che sono state loro notificate in altro modo.
L’autorità allega al documento elettronico l’attestazione che esso coincide con la comunicazione.
L’autorità verifica la firma elettronica in merito:
a) all’integrità del documento;
b) all’identità del firmatario;
c) alla validità e alla qualità della firma elettronica compresi eventuali attributi importanti giuridicamente;
d) alla data e ora della firma, compresa la qualità di tali indicazioni.
Alla stampa su carta l’autorità aggiunge il risultato della verifica della firma elettronica e l’attestazione che detta stampa riproduce correttamente il contenuto dell’atto scritto comunicato in forma elettronica.
L’attestazione è datata, firmata e corredata dei dati del firmatario.
Capitolo quinto
Il regolamento sulla trasmissione per via elettronica delle decisioni di assunzione di competenza del Consiglio di Stato del 17 novembre 2021 è abrogato.
Il presente regolamento entra in vigore il 1° febbraio 2024.
Pubblicato nel BU 2024, 1.
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