(Ordinanza IPAS)
del 15 ottobre 2008 (Stato 1° gennaio 2024)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 19 della legge federale del 13 giugno 20081sui sistemi
d’informazione di polizia della Confederazione (LSIP),
ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
- La presente ordinanza disciplina, per il sistema informatizzato IPAS, ai sensi degli articoli 12, 14 e 18 LSIP:
- l’autorità responsabile e la vigilanza;
- la struttura e il contenuto;
- i diritti d’accesso e il trattamento di dati;
- la protezione dei dati e la sicurezza dei dati.
- Il sistema d’informazione IPAS è composto dai seguenti sottosistemi:
- il sistema di trattamento dei dati relativi alla cooperazione di polizia internazionale e intercantonale di cui all’articolo 12 LSIP;
- il sistema d’informazione per l’identificazione di persone nell’ambito di perseguimenti penali e di ricerche di persone scomparse di cui all’articolo 14 LSIP;
- il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di cui all’articolo 18 LSIP.
Art. 2 Autorità responsabile e vigilanza
- L’Ufficio federale di polizia (fedpol) è responsabile dell’IPAS. Esso emana un regolamento sul trattamento dei dati registrati nell’IPAS.
- Fedpol nomina un servizio di controllo. Tale servizio gestisce i diritti d’accesso all’IPAS secondo la matrice d’accesso di cui all’allegato 2, vigila sulla cancellazione automatica dei dati ed effettua controlli dei dati. Il servizio di controllo è responsabile del rispetto, da parte degli utenti, dell’ordinanza, dei suoi allegati e del regolamento sul trattamento dei dati.
- Il fornitore di servizi informatici incaricato dal Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.
Sezione 2: Struttura e contenuto dell’IPAS
Art. 3 Struttura dell’IPAS
- L’IPAS contiene le seguenti categorie:
- «Interpol»;
- «Europol»;
- «NSIS»;
- «AFIS-DNA»;
- «Ricerca di persone scomparse»;
- «Documenti d’identità».
- Ogni categoria si suddivide nelle seguenti sottocategorie:
- «Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti;
- «Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito;
- «Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo 4 capoverso 1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché dati sulla persona incaricata del fascicolo;
- «Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati sugli antecedenti riguardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti;
- «Gestione delle pratiche e degli atti», funzione di gestione delle pratiche e degli atti.
Art. 4 Dati trattati in IPAS
- L’IPAS contiene i seguenti dati e documenti:
- categoria «Interpol»: dati e documenti relativi a persone annunciate alla Polizia giudiziaria federale (PGF) come presunti autori di reati, parti lese o persone informate sui fatti, nell’ambito d’inchieste di polizia giudiziaria che non sono sottoposte alla giurisdizione federale o di attività di polizia finalizzate alla prevenzione, condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o estere;
- categoria «Europol»: dati trasmessi nell’ambito della cooperazione con Europol;
- categoria «NSIS»: dati trasmessi all’ufficio SIRENE in relazione a una segnalazione in N-SIS;
- categoria «AFIS-DNA»: dati e documenti relativi a persone di cui gli elementi segnaletici sono stati oggetto di un rilevamento e di un esame minuzioso da parte delle autorità di polizia svizzere o estere o del Corpo delle guardie di confine e che sono stato notificati a fedpol per confronto dei dati;
- categoria «Ricerca di persone scomparse»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali autorità svizzere o estere, privati, istituzioni o organizzazioni internazionali hanno inoltrato una domanda al servizio di ricerca delle persone scomparse di fedpol;
- categoria «Documenti d’identità»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali fedpol ha aperto un fascicolo nell’ambito dell’applicazione della legislazione sui documenti d’identità.
- I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo l’articolo 3 capoverso 1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.
- I dati specifici sono elencati nell’allegato 1.
Art. 5 Sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol
- Il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridiche od oggetti, eccetto i documenti e le iscrizioni relativi ai casi trattati nel sistema nazionale di indagine.2
- Esso può contenere tutte le comunicazioni, segnatamente le comunicazioni telefoniche, i messaggi di posta elettronica, le lettere e le comunicazioni via telefax indirizzati a fedpol o provenienti da quest’ultimo. Contiene in particolare le comunicazioni scambiate nel quadro della cooperazione con l’Ufficio europeo di polizia (Europol).
- Esso dà accesso:
- ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate da fedpol;
- ai dati relativi alla trasmissione e allo stato dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli nonché a eventuali ricerche effettuate nei sistemi d’informazione accessibili a fedpol; e
- all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito.
- I dati trattati nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol possono essere indicizzati per persona, oggetto o evento e connessi alle altre sottocategorie o ad altri sistemi d’informazione di fedpol. I dati che sono connessi ad altre sottocategorie o a un altro sistema d’informazione sottostanno alle regole di trattamento e alle restrizioni d’accesso applicabili a questi ultimi.
Sezione 3: Diritti d’accesso e trattamento dei dati
Art. 6 Servizi con diritto d’accesso
- I collaboratori di fedpol possono consultare l’IPAS online se per adempiere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.
- I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.
Art. 7 Trasmissione di dati
- Fedpol può, nell’ambito dell’assistenza amministrativa, trasmettere su richiesta le informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, a condizione che tali dati siano necessari per l’adempimento dei loro compiti legali:3
- le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali ed estere;
- gli uffici centrali nazionali Interpol e la segreteria generale di Interpol;
- 4 i servizi della Segreteria di Stato della migrazione competenti per l’identificazione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione e per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 16 dicembre 20055sugli stranieri e dalla legge del 20 giugno 20146sulla cittadinanza;
- Europol;
- i servizi competenti dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini7;
- le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti;
- 8 il Servizio delle attività informative della Confederazione, nel quadro delle sue attività secondo la LMSI;
- 9 il Servizio del casellario giudiziale dell’Ufficio federale di giustizia per l’identificazione di persone registrate nel casellario giudiziale informatizzato VOSTRA qualora si sospetti un errore nel collegamento dei dati;
- 10 i servizi centrali di coordinamento dei Cantoni per determinare se sussistono i presupposti legali per cancellare un profilo del DNA ai sensi degli articoli 16–19 della legge del 20 giugno 200311sui profili del DNA, nonché per cancellare i dati segnaletici di natura biometrica ai sensi degli articoli 17–21 dell’ordinanza del 6 dicembre 201312sul trattamento dei dati segnaletici di natura biometrica.
- Sono fatte salve le disposizioni legali che disciplinano il trattamento di dati segnaletici, dati provenienti da Interpol, Europol, N-SIS, nonché dati sulla ricerca di persone scomparse e documenti d’identità.13
Art. 8 Ulteriori disposizioni sulla trasmissione dei dati
- Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. Fedpol può comunicare alle autorità estere di cui all’articolo 7 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provvisoriamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente.
- Fedpol rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere comunicati sono segnalati come tali nell’IPAS.
- Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Egli può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui tali dati gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che fedpol si riserva il diritto di esigere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati.
- La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione devono essere registrati nell’IPAS.
- Fedpol disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 2.
Art. 9 Durata di conservazione dei dati
- I dati registrati nell’IPAS che sono in correlazione con i dati dattiloscopici memorizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del 6 dic. 201314sul trattamento dei dati segnaletici di natura biometrica) o con profili del DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili del DNA (O del 3 dic. 200415sui profili del DNA) sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione.16
1bis. Sono escluse dalla cancellazione ai sensi del capoverso 1 le pratiche «hit» di cui all’allegato 1. Esse restano memorizzate finché nell’IPAS figura almeno una pratica con il numero di controllo del processo delle categorie «AFIS» o «DNA». Dopo la cancellazione degli ultimi dati ancora rimasti delle categorie «AFIS» o «DNA», la pratica «hit» resta memorizzata nell’IPAS per una durata massima di cinque anni.17
- Al momento della cancellazione dei profili del DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo del DNA nell’IPAS è cancellata contemporaneamente al profilo del DNA.
- Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione.
- I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» sono cancellati 50 anni dopo la prima registrazione. I dati della categoria «Ricerca di persone scomparse» possono essere conservati finché le persone interessate non sono state ritrovate, ma al massimo fino al compimento del novantanovesimo anno di età.
- I dati della categoria «Interpol» sono cancellati dopo dieci anni.
- I dati della categoria «Europol» sono cancellati conformemente all’articolo 9 paragrafo 8 dell’Accordo del 24 settembre 200418tra la Confederazione svizzera e l’Ufficio europeo di polizia.
- I dati della categoria «NSIS» trasmessi come informazioni supplementari nell’ambito della cooperazione con altri Stati Schengen sono cancellati conformemente all’articolo 45 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 200819.
- I dati del sistema di gestione delle pratiche e degli atti che non sono in correlazione con altre categorie sono cancellati dopo tre anni.
Art. 9a Verbalizzazione delle cancellazioni
I verbali delle cancellazioni sono conservati per un anno, a partire dal momento della cancellazione dei dati, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. I verbali sono accessibili esclusivamente al consulente per la protezione dei dati dell’Ufficio e possono essere utilizzati unicamente per sorvegliare il rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati.
Art. 10 Archiviazione
La consegna all’Archivio federale di dati contenuti nel sistema d’informazione è retta dall’articolo 38 della legge federale del 25 settembre 202020sulla protezione dei dati (LPD) e dalla legge federale del 26 giugno 199821sull’archiviazione.
Sezione 4: Protezione dei dati e sicurezza dei dati
Art. 11 Diritti delle persone interessate
Il diritto d’accesso, il diritto alla rettifica e alla cancellazione dei dati è retto dalle disposizioni della LPD22. Per i dati comunicati da Interpol è fatto salvo l’articolo 13 dell’ordinanza del 1° dicembre 198623sull’Ufficio centrale nazionale Interpol Berna. Per i dati comunicati da Europol è fatto salvo l’articolo 7 paragrafo 5 dell’Accordo del 24 settembre 200424tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Per i dati che hanno una correlazione con una segnalazione in N-SIS è fatto salvo l’articolo 49 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 200825. Per le iscrizioni nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di dati che rientrano nella competenza della PGF è fatto salvo l’articolo 8 LSIP.
Art. 12 Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è garantita:
- 26 dall’ordinanza del 31 agosto 202227sulla protezione dei dati;
- 28 dall’ordinanza dell’8 novembre 202329sulla sicurezza delle informazioni.
Art. 13 Verbalizzazione
Ogni trattamento di dati nell’IPAS è verbalizzato. I verbali devono essere conservati per un anno. I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.30
Sezione 5: Disposizioni finali
Art. 14 Diritto previgente: abrogazione
L’ordinanza IPAS del 21 novembre 200131è abrogata.
Art. 15 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 5 dicembre 2008.
Allegato 1
(art. 4 cpv. 3)
Catalogo dei dati
IPAS (Categorie «AFIS-DNA», «Interpol», «Europol», «NSIS», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità»)
Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche
- Numero
- Cognome
- Nome
- Data di nascita
- Sesso
- Cittadinanza
- Indirizzo
- Luogo di nascita e Paese di nascita
- Luogo d’origine
- Nome dei genitori
- Stato civile
- Lingua madre
- Documenti d’identità
- Nomi controllati/identità accertata
- Data del decesso
- Connotati
(segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli)
- Pseudonimi e caratteristiche
- Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema
- Persone che vivono nella stessa economia domestica
Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche
- Numero
- Nome
- Sede
- Cittadinanza
- Forma giuridica
- Informazioni del registro di commercio
- Nome dei membri e degli organi direttivi
- Indirizzo
- Altri nomi e caratteristiche
- Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema
Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti
- Numero
- Nome dell’oggetto
- Descrizione
- Dati relativi all’evento (data/orario dalle … alle …)
- Paese di provenienza dell’oggetto o Paese in cui si è verificato l’evento
- Tipo di oggetto o di evento
- Indirizzo
- Identità o non identità con un altro oggetto dallo stesso nome registrato nel sistema
Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti
- Numero
- Collaboratore che ha aperto il fascicolo
- Ubicazione abituale (centro di documentazione)
- Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito)
- Numero del volume o del sottofascicolo
- Informazioni sui dati di base riguardanti il fascicolo
- Data dei documenti del fascicolo
- Osservazioni
Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti
- Numero
- Tipo (entrata/uscita, autorità emittente o destinatario)
- Data della pratica
- Data di registrazione e collaboratore responsabile
- Autorità responsabile dell’identificazione
- Motivo dell’annuncio/motivo per cui la persona è stata segnalata
- Data dell’annuncio/dell’identificazione
- Luogo dell’annuncio/dell’identificazione
- Priorità
- Termine
- Riferimento
- Categoria
- Stato di avanzamento della pratica (fase)
- Data della fase
- Collaboratore incaricato della fase
- Numero del documento
- Testo della fase
Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti
- Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA)
- Esistenza di un profilo di DNA in CODIS
- Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili)
- Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica)
- «Hit» (confronti effettuati, risultato)
- Misure32
- Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie relativi alla persona o all’oggetto)33
- Ulteriori osservazioni
Sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol
- Operazione (nome, descrizione dell’operazione; data e nome d’utente)
- Fascicolo (numero, genere, categoria e descrizione del fascicolo; data d’esecuzione, osservazioni e nome d’utente)
- Comunicazione (numero, tipo e genere di comunicazione; collegamento con il sistema principale o con un altro sistema d’informazione; data, ora e autore della registrazione; data e luogo d’entrata/uscita; mittente/destinatario; descrizione sommaria della comunicazione; termine; utente e data d’esecuzione)
- Attribuzione della comunicazione (destinatari per il trattamento, termine per il trattamento, indicazioni in merito ai lavori effettuati)
- Documenti (numero, titolo e tipo di documenti, ubicazione, beneficiari di un prestito, data del prestito)
- Persone fisiche (identità completa, verifica dell’identità, nome dei genitori, stato civile, indirizzo, luogo di nascita, pseudonimi, persone che vivono nella stessa economia domestica)
- Persone giuridiche (nome, forma giuridica, verifica dell’identità, indirizzo)
- Veicoli (tipo, genere, marca, Paese, numero di targa, descrizione del veicolo, indicazioni relative al proprietario)
- Oggetti (numero, tipo, osservazioni)
Allegato 2
(art. 6 cpv. 2)
Diritti d’accesso a IPAS
G = Get (visualizzare)A = Add (visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa)
Servizi
Polizia giudiziaria federale
Cooperazione internazionale di polizia
Stato maggiore
Servizio federale di sicurezza
Fornitore di servizi informatici
Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport
Servizio delle attività informative della Confederazione
Legenda
AFIS-DNA Categoria «AFIS-DNA»
INTERPOL Categoria «Interpol»
EUROPOL Categoria «Europol»
NSIS Categoria «NSIS»
RICERCA SCOMPARSI Categoria «Ricerca di persone scomparse»
DOC. D’IDENTITÀ Categoria «Documenti d’identità»
D-B Dati di base
FA Fascicoli
PR Pratiche
CO Contenuto
GPA Sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol