(Ordinanza sui libri di commercio; Olc)
del 24 aprile 2002 (Stato 1° gennaio 2013)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 958f capoverso 4 del Codice delle obbligazioni1,2
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Sezione 1: Libri
Art. 1
- Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.
- Il libro principale consta:
- dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;
- del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).
- I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.
Sezione 2: Principi generali
Art. 2 Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri
- La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).
- Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.3
- La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.4
Art. 3 Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione)
I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.
Art. 4 Documentazione
- A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.5
- Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.
Sezione 3: Principi della conservazione regolare
Art. 5 Obbligo di diligenza generale
I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.
Art. 6 Disponibilità
- I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.6
- Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.
- Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.
Art. 7 Organizzazione
- Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.
- È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.
Art. 8 Archivio
Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.
Sezione 4: Supporti d’informazione
Art. 9 Supporti d’informazione ammessi
- Sono ammessi per la conservazione di documenti:
- i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili;
- i supporti d’informazione alterabili quando:
1. sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
2. è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
3. sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e
4. sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
- I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).
Art. 10 Esame e migrazione di dati
- L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.
- I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:
- le informazioni rimangono complete ed esatte;
- la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.
- La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.
Sezione 5: Disposizioni finali
Art. 11 Diritto previgente: abrogazione
L’ordinanza del 2 giugno 19767concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.
Art. 12 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.