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Obergericht directive on court records management

ZZ.1995.40Altro tribunale5 dic 1995Other

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Sintesi Omnilex

The Obergericht of the Canton of Solothurn issued a directive on 6 December 1995 governing the administration of court records. The directive defines what counts as records, requires classification under a continuously updated registry plan, assigns responsibility for retention and destruction, regulates written agreements with the State Archives, sets a 20-year transfer rule, orders destruction of certain categories after 5 years, imposes a 50-year access restriction for private use, and repeals prior archival directives. It applies immediately and retroactively to records already held by the courts and the State Archives.

Massima Omnilex

§ 115 Abs. 2 Gesetz über die Gerichtsorganisation; court records management and archival rules may be fixed by the superior court in a binding directive. Such a directive may define the scope of records broadly, allocate responsibility for retention, archiving and destruction, require formal arrangements with the State Archives, and prescribe retention, transfer and destruction periods as well as access restrictions. It may also provide for immediate entry into force and transitional application to existing holdings; earlier conflicting directives may be repealed by the same act.

Testo completo

Geschäftsnummer:** ZZ.1995.40**
Instanz:Obergericht
Entscheiddatum:06.12.1995
FindInfo-Nummer:O_OG.2015.1
Titel:** Weisung des Obergerichts betreffend die Schriftgutverwaltung**
Resümee:** Weisung des Obergerichts vom 6. Dezember 1995 betreffend die Schriftgutverwaltung der Gerichte**
SOG 1995 Nr. 40 Weisung des Obergerichts vom 6. Dezember 1995 * betreffend die Schriftgutverwaltung der Gerichte:* Das Obergericht des Kantons Solothurn erlässt, gestützt auf § 115 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichtsorganisation, folgende Weisung: 1. Diese Weisung regelt die Verwaltung des Schriftgutes der Richterämter, der Untersuchungsrichterämter, der Jugendgerichte, der Arbeitsgerichte, der Schätzungskommission und der übrigen Verwaltungsgerichtsbehörden sowie des Obergerichtes. 2. Als Schriftgut gelten sämtliche Akten (Rechtsschriften, Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnungen, Informationen auf Bild-, Ton-, elektronischen und andern Datenträgern), Karteien, Geschäftskontrollen und Registraturen. 3. Das Schriftgut wird nach einem ständig nachgeführten Registraturplan in Geschäftsgruppen gegliedert und abgelegt. Der Registraturplan und spätere Änderungen sind dem Staatsarchiv zur Kenntnis zu bringen. 4. Jedes Gericht bezeichnet die für die Aufbewahrung, Amtsarchivierung und Aktenvernichtung verantwortliche Person und meldet diese dem Staatsarchiv. 5. Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. 6. Sämtliche Urteile und sonstigen prozesserledigenden Entscheide sind in chronologischer Reihenfolge einzubinden. Die Urteilsbände dürfen nicht vernichtet werden. 7. Jedes Gericht schliesst mit dem Staatsarchiv eine schriftliche Vereinbarung über die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv ab. Darin ist insbesondere zu regeln, welche Akten in welchem Zeitpunkt und in welcher Form dem Staatsarchiv abzuliefern sind. Die verantwortliche Person erstellt ein Ablieferungsverzeichnis, das Staatsarchiv ein Zugangsprotokoll. Die Akten sind in jedem Fall spätestens 20 Jahre nach der Erledigung des Falles dem Staatsarchiv nach vorheriger Entfernung des Ballastes (Vorladungen, Mitteilungen, Empfangsbestätigungen, Doppel usw.) abzuliefern. Soweit es die räumlichen Verhältnisse erfordern, können die Akten in einem früheren Zeitpunkt abgeliefert werden. 8. Akten aus folgenden Verfahren sind nach 5 Jahren so zu vernichten, dass Unberufene keinen Einblick erhalten: Strafverfügungssachen, Schuldbetreibungs- und Konkurssachen, Aussöhnungssachen, Rechtshilfeverfahren. Das Richteramt Bucheggberg-Wasseramt und das Untersuchungsrichteramt Solothurn regeln in ihrer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv zusätzlich, welcher Teil dieser üblicherweise zu vernichtenden Akten dem Staatsarchiv abzuliefern ist. 9. Die dem Staatsarchiv übergebenen Gerichtsarchivalien sind während einer Sperrfrist von 50 Jahren seit der letzten Aufzeichnung für die private Benutzung nicht zugänglich. Ausnahmebewilligungen erteilt das aktenbildende Gericht. Im übrigen gelten die Weisungen für das Staatsarchiv vom 11. August 1992 (BGS 122.581) sinngemäss auch für die Gerichtsarchivalien. 10. Alle früheren Weisungen betreffend Archivierung und Ausscheidung von Gerichtsakten und die Räumung der älteren Archivbestände sind aufgehoben. 11. Diese Weisung tritt sofort in Kraft. Sie gilt auch für alle bisher bei den Gerichten und im Staatsarchiv aufbewahrten Akten. * Obergericht, Urteil vom 6. Dezember 1995*

Parole chiave

records managementarchivesretention perioddestructionaccess restrictioncourt administration

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Questioni giuridiche chiave estratte da Omnilex

Questione giuridica chiave

Whether the Obergericht should issue binding rules on the management, retention, archiving, and destruction of court records.

Decisione estratta

The Obergericht adopted a directive covering record classification, safeguarding, archiving agreements with the State Archives, retention periods, destruction rules, access restrictions, and transitional application.

Motivazione estratta

The directive is expressly based on § 115 Abs. 2 of the law on court organization and regulates the handling of records across the listed judicial bodies.

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