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Access and custody of notarial archives

AU 97 14/59Altro tribunale18 set 1997

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Sintesi

The supervisory authority reminded Lucerne municipal authorities that notarial files handed over for archive storage remain private files of the departing official. Access and disposal rights belong only to the depositing official while alive and capable, and the receiving person acts merely as that official’s auxiliary. The files must be kept strictly separated from other municipal records and protected against unauthorized access.

Regest

Notarial archives transferred for safekeeping remain subject to the depositing official’s exclusive disposal rights while the official is alive and capable; the custodian acts as the official’s auxiliary and is bound by the same confidentiality duties. Such files must be stored separately from other municipal records and protected against unauthorized access.

Testo completo

Mit Schreiben vom 19. September 1997 teilte die Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen den Gemeindebehörden des Kantons Luzern folgendes mit:

Es ist seit Jahren vielerorts üblich, dass die aus dem Amt scheidenden Gemeindeschreiber und Gemeindeschreiberinnen (nachfolgend als Urkundspersonen bezeichnet) mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde (§ 7 BeurkV) ihre Notariatsakten dem Amtsnachfolger zur Aufbewahrung in das Gemeindearchiv übergeben. Unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes und der notariellen Pflicht zur Verschwiegenheit gilt es, dazu folgendes in Erinnerung zu rufen:

  1. Bei den zur Archivierung überlassenen Akten handelt es sich um private Akten der bisherigen Urkundsperson, an denen - ausser ihr selbst und der mit der Archivierung betrauten Person - niemandem ein Einsichts- oder gar Verfügungsrecht zusteht. Wer Akten zur Archivierung übernimmt, amtet als Hilfsperson der früheren Urkundsperson und hat deren Rechte und Pflichten. Insbesondere untersteht sie bezüglich der hinterlegten Akten der gleichen strengen gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit. Nach Auffassung der Aufsichtsbehörde kommt als solche Hilfsperson aus dem Kreise einer Gemeindeverwaltung folgerichtig jeweils nur der neue Gemeindeschreiber oder die neue Gemeindeschreiberin in Frage und nicht etwa der Gemeinderat als Gesamtbehörde oder einzelne seiner Mitglieder.

Solange die hinterlegende Urkundsperson lebt und handlungsfähig ist, steht das Recht zur Verfügung über das Notariatsarchiv ihr allein zu.

  1. Wer mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde für Notariatsakten verantwortlich ist, hat also dafür Sorge zu tragen, dass nicht unerlaubt oder anderweitig darüber verfügt werden kann. Es ist generell sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugang zu solchen Akten haben. Notariatsakten - und zwar sämtliche, also nicht nur die bereits archivierten - sind daher klar abgetrennt von den übrigen Gemeindeakten aufzubewahren.

Parole chiave

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