Règlement organique du Conseil notarial, du 13 janvier 1999

Art. 2 — En cas d'empêchement durable d'un membre du Conseil,

celui-ci invite le Conseil d'Etat à désigner un membre suppléant.

Convocation

Art. 3

Le Conseil est convoqué par le président ou par le vice-président, soit à des séances ordinaires dont les dates ont été déterminées à l'avance, soit, selon les circonstances, à des séances extraordinaires.

Séances

Art. 4

1Le Conseil siège en principe au complet.

2Il ne peut siéger si plus d'un membre fait défaut.

3Le cas échéant, une seconde séance est convoquée par devoir sous 10 jours de préavis, ce délai pouvant être écourté en cas d'urgence.

Décisions:

a) en séance

Art. 5

Le Conseil prend ses décisions à la majorité absolue de ses membres.

b) par voie de circulation

Art. 6

Le Conseil peut prendre une décision par voie de circulation pour autant qu'aucun membre ne s'y oppose et qu'elle réunisse l'unanimité des voix.

Compétences

Art. 7

1Le président expédie les affaires courantes avec le secrétaire. Celui-ci informe les membres du Conseil au plus tard lors de sa prochaine séance.

2Toutes questions de principe et toutes questions dont la solution pourrait apparaître comme constituant un précédent sont de la compétence du Conseil.

Délégations

Art. 8

1Le Conseil délègue régulièrement ou occasionnellement certaines de ses tâches, pour étude et rapport ou pour exécution, à un ou plusieurs de ses membres.

2Le ou les délégués renseignent le Conseil en séance sur l'exécution de leur mandat.

Procès-verbaux

Art. 9

1Le secrétaire tient un procès-verbal succinct des séances du Conseil.

2Un membre du Conseil peut demander que son opinion soit verbalisée.

3Les décisions prises par voie de circulation sont relatées dans le procès-verbal de la séance suivante.

4Les procès-verbaux, visés par le président, sont communiqués au département.

Rapport annuel

Art. 10

Au début de chaque année, le Conseil établit son rapport annuel et le transmet au département.

Information

Art. 11 — Le Conseil informe régulièrement les notaires pratiquants sur

l'application des dispositions légales sur le notariat.

Adresse

Art. 12

Le Conseil a son adresse chez son président.

Courrier

Art. 13

1Le Conseil établit son courrier sur papier officiel à son entête et aux armes de la République.

2Il bénéficie de l'affranchissement postal à forfait.

Archives

Art. 14

1Le Conseil conserve ses dossiers durant quatre ans.

2Passé ce délai, ils sont mis en archives et déposés annuellement auprès du département.

CHAPITRE 2

Inspection des activités notariales (art. 21 LN)

Organisation

Art. 15 — L'inspection des activités notariales est effectuée dans chaque

étude, par deux notaires en exercice au moins; ceux-ci sont désignés par le Conseil.

But et objet

Art. 16

1Le but de l'inspection est défini par l'article 21 al. 2 LN.

2L'inspection des études vise également à harmoniser la pratique des notaires et à les conseiller sur des questions méthodologiques.

3Le Conseil arrête périodiquement une liste de points à vérifier ou de sujets particuliers à traiter lors des inspections.

Rapport

Art. 17

Les inspecteurs font rapport au Conseil.

Décision du Conseil

Art. 18

1Le Conseil constate le résultat de l'inspection.

2S'il ne considère pas pouvoir classer le rapport sans suite, il prend toutes mesures utiles, et spécialement celles qu'il estime de nature à sauvegarder l'intérêt du public.

Mesures

Art. 19

Le Conseil peut, notamment, ordonner une inspection complémentaire ou formuler des propositions au département.

Dénonciation

Art. 20

En cas de manquements ou d'infractions aux dispositions légales et réglementaires régissant les activités notariales, le Conseil peut, sur la base du rapport d'inspection, dénoncer le notaire fautif à la commission de surveillance. Dans les cas graves, il est tenu de le faire.

Information

Art. 21

1Dans tous les cas, le Conseil informe le notaire inspecté du résultat de l'inspection et des mesures qu'il prend.

2Il peut lui transmettre le rapport d'inspection, avec ou sans recommandations.

Frais

Art. 21a — [3] 1Les frais découlant de l'inspection

des activités notariales sont à la charge du notaire.

2Ces frais s'élèvent forfaitairement à 200 francs par inspection.

3Ils sont exclusivement affectés aux dépenses engagées par le Conseil.

CHAPITRE 3

Contrôle financier (art. 22 LN)

Organisation

Art. 22

1Le contrôle financier des activités professionnelles des notaires et des fonds qui leur sont confiés est effectué, dans chaque étude, par l'organe indépendant qu'elle aura choisi selon l'article 3 RELN (ci-après: le contrôleur).

2Chaque étude doit être contrôlée une fois tous les quatre ans au moins.

Rôle des contrôles

Art. 23

1Le Conseil tient le rôle des contrôles.

2Il établit au début de chaque année la liste des études qui seront contrôlées. Il peut, par la suite, y apporter des adjonctions.

3Il invite les contrôleurs des études figurant sur la liste à intervenir au cours de l'année.

Directives

Art. 24

Le Conseil émet des directives sur le contrôle financier et les communique tant aux notaires qu'aux contrôleurs.

But

Art. 25

1Le but du contrôle est de déterminer:

– si le notaire est solvable ou pas,

– s'il est en mesure de restituer promptement tous fonds et dépôts qui lui ont été confiés, de quelque nature qu'ils soient.

2La solvabilité du notaire est appréciée globalement, en tenant compte de sa situation privée.

Comptabilité et inventaire

Art. 26

1Afin de satisfaire au but du contrôle, le notaire tient les livres exigés par la nature et l'étendue de toutes les activités exercées en son étude. Ces livres sont tenus avec exactitude et doivent révéler la situation financière de l'étude et l'état des dettes et des créances se rattachant à l'ensemble de ses activités.

2Le notaire dresse, mensuellement, la balance de ses comptes.

3Tous biens, documents, titres et valeurs quelconques confiés au notaire et qui ne peuvent, par nature, entrer dans sa comptabilité, font l'objet d'un inventaire constamment tenu à jour.

Le contrôle ordinaire

Art. 27

Le contrôle est, dans la règle, annoncé au notaire par le contrôleur un mois à l'avance.

Le contrôle sans préavis

Art. 28

Si le Conseil a des raisons de penser qu'un notaire n'est pas en mesure de tenir ses engagements, il peut ordonner, d'urgence s'il y a lieu, un contrôle sans préavis.

Exécution du contrôle

Art. 29

1Dans les limites de son mandat, le contrôleur bénéficie des pouvoirs d'investigation les plus étendus.

2Il applique les directives émises par le Conseil.

3Il est tenu au secret professionnel.

Objet du contrôle

Art. 30

1Le contrôleur apprécie l'organisation comptable de l'étude, vérifie la dernière balance des comptes et contrôle, par sondages, les mouvements financiers et leur comptabilisation, ainsi que la tenue à jour des comptes individuels.

2Il s'assure de la concordance entre la comptabilité et la situation de fait, compte tenu des chevauchements, des comptes de caisse, de chèques postaux, de banques, ainsi que des soldes bancaires en relation avec des actifs gérés pour le compte d'autrui et des dettes envers les clients.

3Il exige toutes pièces justificatives, ainsi qu'une attestation signée du notaire certifiant l'intégralité et la sincérité de tous actifs, fonds déposés, engagements et dépôts quelconques.

Limite du contrôle

Art. 31

En règle générale, le contrôleur met fin à ses investigations dès l'instant où il est en mesure de conclure à la solvabilité ou à l'insolvabilité du notaire et à sa capacité de restituer promptement les fonds et dépôts qui lui ont été confiés.

Rapport

Art. 32

1Le contrôleur transmet immédiatement son rapport au notaire contrôlé et au Conseil.

2Si le rapport conclut que le notaire est insolvable, ou que sa solvabilité est douteuse, ou qu'il n'est pas en mesure de restituer promptement les dépôts qui lui ont été confiés, ou encore qu'il a placé les fonds de ses clients dans une affaire qu'il domine juridiquement ou économiquement, le Conseil, après avoir entendu l'intéressé, prend sans tarder toutes mesures adéquates.

Conservation

Art. 33

Le rapport de contrôle est conservé durant 10 ans auprès du Conseil.

Frais

Art. 34

Les frais découlant du contrôle financier sont à la charge du notaire contrôlé.

CHAPITRE 4

Dispositions finales

Entrée en vigueur

Art. 35

Le présent règlement organique entre en vigueur dès son approbation par le Conseil d'Etat.

Règlement approuvé par arrêté du Conseil d'Etat, du 10 février 1999[4], entré en vigueur le même jour.

Dans sa teneur du 14 décembre 2011, les modifications ont été approuvées par arrêté du Conseil d'Etat, du 14 décembre 2011[5].

(*) FO 1999 No 13

[1] RSN 166.101

[2] La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'état, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23), avec effet immédiat.

[3] Introduit par A du 14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50), approuvé par A du Conseil d'Etat du 14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50)

[4] FO 1999 N° 13

[5] FO 2011 N° 50