441.212 Ordonnance concernant l'administration des archives communales
441.212Ordonnance1 janv. 1900Ouvrir la source →
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concernant l'administration des archives communales¹)
du 6 décembre 1978
L'Assemblée constituante de la République et Canton du Jura,
vu l'article 3 des dispositions finales et transitoires de la Constitution cantonale,
vu l'article 137, alinéa 2, lettre b, de la loi du 9 novembre 1978 sur les communes²),
arrête :
¹ Chaque commune aménage pour ses archives un local sec, clair, facile à aérer et à l'épreuve du feu, qui doit en outre être d'un accès facile et pouvoir se fermer à clef.
² Toutes ouvertures servant à l'aération sont pourvues d'un treillis métallique.
¹ L'agencement intérieur des archives doit être conçu de manière à présenter la plus grande garantie possible quant à la conservation bien ordonnée des pièces déposées et à leur préservation de tout dommage ou détérioration.
² Pour autant que cela se puisse, il y aura une armoire en fer, à l'épreuve du vol et du feu, destinée principalement à la garde des titres et autres pièces et documents importants.
Les archives communales servent à conserver les registres et autres livres de la commune qui ne sont pas d'un emploi courant, ainsi que ses procès-verbaux, ses titres (en tant qu'ils ne sont pas déposés dans une banque), la correspondance, etc.
On y verse et garde dès lors en particulier :
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Le préposé aux archives communales tient également un état spécial des titres et autres pièces ou documents de valeur conservés aux archives. Cet état, établi conformément au répertoire, ne doit jamais être déposé aux archives, le préposé devant pouvoir le présenter en tout temps.
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Les pièces conservées dans les archives communales ne peuvent être mises au rebut qu'avec le consentement de l'Office du patrimoine historique, en collaboration avec le Service des communes. Ce dernier, dans les cas douteux, demande des instructions au Département de la Justice et de l'Intérieur.
1 Le règlement communal désigne l'organe de la commune qui administre les archives. 2 Le préposé répond personnellement en première ligne du bon agencement et de la tenue correcte des archives.
1 L'Office du patrimoine historique a en tout temps la faculté d'inspecter les archives de communes et de corporations, en vertu de la loi du 9 novembre 1978 sur la conservation des objets d'art et monuments historiques³, aux fins de constater si les documents historiques qu'elles renferment sont dûment conservés. 2 Pareils documents peuvent d'ailleurs être remis en garde à l'Office du patrimoine historique.
1 Le Service des communes est tenu de veiller à la stricte observation des dispositions qui précèdent. 2 Dans le cas où des autorités communales enfreignent les dispositions de la présente ordonnance, il est fait application des articles 53 et suivants de la loi sur les communes.
Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur⁴ de la présente ordonnance.
Delémont, le 6 décembre 1978
AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA
Le président : François Lachat Le secrétaire général : Joseph Boinay
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Délais pour la conservation des pièces
| Objet | Délai |
|---|---|
| I. Généralités | |
| Règlements, cahiers des charges, etc., abrogés | 1 pièce en permanence le reste libre |
| Anciens recueils de lois | libre |
| Feuilles officielles | 10 ans |
| Feuilles d'avis | libre |
| Procès-verbaux de délibérations | en permanence |
| Registres des autorités et fonctionnaires | en permanence |
| Actes de classification, pièces y relatives et autres contrats importants | en permanence |
| Vieux documents et autres pièces ayant une valeur historique locale | en permanence |
| Polices d'assurance, titres de créances et de dettes | libre, dès que les droits garantis sont éteints |
| Rapports d'inspection des préfets | libre, dès que les observations sont liquidées |
| Correspondance, pétitions, requêtes, actes de procédure et autres | selon le contenu et l'importance, en tenant compte des délais de conservation des objets auxquels ces pièces se rapportent |
| II. Domicile, indigénat, droit de vote | |
| Anciens registres des domiciles, contrôles des certificats de domicile et contrôles des étrangers | en permanence |
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Avis d'inscription 10 ans
Dossiers de radiation 10 ans
Anciens registres des ressortissants et rôles des bourgeois en permanence
Anciens contrôles des actes d'origine délivrés 10 ans
Anciens registres des votants en permanence
Anciens registres des tutelles et curatelles en permanence
Inventaires et registres des partages en permanence
Comptes et rapports de tutelle 30 ans après la levée de la tutelle
Correspondance, dossiers de procès et autres pièces en matière de tutelles, de curatelles et de conseils légaux 30 ans après la levée de la tutelle, de la curatelle ou du conseil légal
Dispositions testamentaires en permanence
Documents concernant des successions en déshérence en permanence
Etats des assistés 30 ans
Comptes d'assistance 30 ans
Comptes concernant d'autres institutions d'aide sociale (par exemple : pour chômeurs âgés, aide à la vieillesse et aux personnes dans la détresse, caisse d'assurance-chômage communale) 30 ans
Doubles de la commune des cartes de contrôle de l'assurance-chômage 10 ans
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Cartes d'indemnités des communes ayant leur propre caisse d'assurance-chômage 5 ans selon l'art. 9 de la décision du DFEP du 8 janvier 1943
Pièces de l'assurance fédérale vieillesse et survivants Selon prescriptions fédérales
Dossiers des offices communaux de la caisse de compensation 10 ans après liquidation du cas
Service de placement 10 ans
Création de possibilités de travail 30 ans
Encouragement à la construction de logements 30 ans
Plans concernant les constructions de la commune en permanence
Autres pièces concernant les travaux publics de la commune en permanence
Plans d'alignement abrogés en permanence
Documents cadastraux en permanence
Avis de mutation 10 ans
Registres d'école 10 ans
Feuille officielle scolaire 10 ans
Anciens registres disciplinaires 10 ans après la dernière inscription
Anciens registres des mandats de répression 10 ans après la dernière inscription
Contrôles des industries, des maisons de commerce, des foires et marchés, des visas de colportage en permanence s'ils présentent un intérêt historique local
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Anciens contrôles concernant la police des auberges 10 ans
Contrôles concernant la police de santé (logements)5) 10 ans; cependant le dernier certificat doit être conservé
Contrôle des décès en permanence
Contrôle des permis de bâtir et pièces y relatives en permanence
Documents concernant la protection des ouvriers (protection des ouvriers adolescents et des ouvrières, repos hebdomadaire, travail en fabrique, travail à domicile) 10 ans
Anciens contrôles de l'inspecteur du feu 10 ans
Dossiers concernant la défense contre le feu Selon l'importance, de 10 ans jusqu'en permanence
Doubles de la commune des autorisations pour l'acquisition ou la conservation d'explosifs 10 ans
Anciens contrôles de l'assurance du mobilier 10 ans
Assurance immobilière contre l'incendie Rôles de perception des contributions 10 ans Registres matricules libre, dès que la commune possède pour chaque bâtiment un double du procès-verbal de la nouvelle estimation Contrôles des changements Registres des assurances
Logement de la troupe et autres dossiers concernant les affaires militaires ceux du service actif en permanence, les autres 10 ans
Documents concernant les places de tir en permanence
Documents concernant la protection aérienne selon l'importance, de 10 ans jusqu'en permanence
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| Registres des impôts sur le revenu et la fortune | en permanence |
|---|---|
| Rôles de l'impôt foncier | en permanence |
| Rôles de l'impôt des capitaux | en permanence |
| Registres des défalcations de dettes | en permanence |
| Registres d'impôts spéciaux et rôles de perception des impôts | en permanence |
| Rapports et communications de l'Intendance des impôts qui ne contiennent pas d'instructions durables | 10 ans |
| Comptes communaux | en permanence, sous réserve des dispositions spéciales au chapitre IV. Assistance |
|---|---|
| Registres des comptes communaux | en permanence |
| Livres de caisse et livres de rubriques, rentiers, contrôles du compte de chèques, et autres livres auxiliaires | 30 ans |
| Etats des titres et valeurs | 30 ans |
| Procès-verbaux de revision | 30 ans |
| Pièces justificatives comptables | celles concernant des événements importants pour l'histoire locale en permanence; les autres 10 ans |
| Correspondance concernant la comptabilité | 10 ans |
Recensement de la population en permanence
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Recensement des exploitations en permanence Recensement des logements en permanence Recensement du bétail en permanence
Service des eaux Service du gaz Service de l'électricité, éclairage public Canalisations d'égouts Service des balayures Abattoirs Service des transports
Documents importants pour l'histoire locale, par exemple ceux ayant trait à la création et à l'organisation de ces services et exploitations, en permanence; les autres documents selon leur importance, de 10 à 30 ans
Rationnement 10 ans pour les documents qui peuvent servir de moyens de preuve dans des enquêtes administratives ou pénales; les autres, libre
Extension des cultures en permanence pour les pièces qui peuvent être utiles pour des recherches ultérieures; le reste, libre
Approvisionnement en foin et paille
Réserve obligatoire de bois
L'expression "libre" utilisée dans les instructions ci-dessus signifie qu'aucun délai de garde n'est prescrit, par conséquent l'objet peut être détruit dès que l'affaire est liquidée.
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Les présentes instructions ne contiennent que des exigences minimales. Chaque commune est libre de conserver les documents plus longtemps. Ceci est même recommandable, lorsque la place est suffisante, pour différents documents, comme par exemple pour les contrôles des actes d'origine, lorsqu'ils renferment des indications ne figurant pas dans le registre des ressortissants ou dans le rôle des bourgeois, ainsi que pour les avis d'inscription et les dossiers de radiation.
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