Instructions concernant la coordination et la collaboration entre les bibliothèques de l'administration fédérale
du 25 juin 2008
Le Conseil fédéral suisse édicte les instructions suivantes:
1 But et champ d'application
1.1 But
1 Les présentes instructions ont pour but de promouvoir la coordination et la collabo- ration entres les bibliothèques de l'administration fédérale dans l'intérêt des utilisa- teurs.
2 Pour atteindre ce but, il convient en particulier:
a. de coordonner l'utilisation des moyens techniques, notamment des systèmes informatiques;
b. de favoriser l'application de normes nationales et internationales et de pro- grès techniques dans le domaine de l'information et de la documentation;
c. d'éviter les doubles emplois, notamment en assurant la coordination entre les domaines d'activité;
d. d'assurer l'échange d'informations dans le domaine de l'information et de la documentation de l'administration fédérale;
e. d'assurer la formation et le perfectionnement du personnel;
f. d'établir une collaboration étroite avec la Bibliothèque nationale suisse, les bibliothèques universitaires suisses et les autres bibliothèques, notamment de l'agglomération bernoise.
1.2 Champ d'application
1 Les présentes instructions s'appliquent aux bibliothèques des unités administrati- ves de l'administration fédérale centrale et de l'administration fédérale décentralisée au sens de l'art. 6 de l'ordonnance du 25 novembre 1998 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration1.
1 RS 172.010.1
2008-1568
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2 Par bibliothèque on entend tout service qui rassemble des documents descriptifs et non individualisés à l'intention du public ou d'un cercle défini de destinataires, et qui les met à sa disposition.
3 Les présentes instructions ne s'appliquent pas:
a. au domaine des EPF;
b. à la Bibliothèque nationale suisse.
2 Gestion et tâches de la Bibliothèque Am Guisanplatz
1 La Bibliothèque Am Guisanplatz (BiG) gère et coordonne les bibliothèques de l'administration fédérale et veille à ce qu'elles collaborent dans le domaine de l'information et de la documentation.
2 Elle a notamment pour tâches:
a. de gérer l'utilisation de l'informatique dans son domaine d'activité moyen- nant le recours au prestataire de services informatiques;
b. de veiller à l'entretien des catalogues de toute l'administration et à leur accessibilité;
c. de permettre à d'autres unités administratives et à des tiers d'avoir un accès aussi libre et aisé que possible aux fichiers des bibliothèques de l'adminis- tration fédérale;
d. de suivre l'évolution dans son domaine d'activité, de participer aux travaux d'organes spécialisés nationaux et internationaux et de veiller à ce que les bibliothèques soient informées des nouvelles connaissances;
e. de veiller, en collaboration avec l'Office fédéral du personnel et la Biblio- thèque nationale suisse, à la formation et au perfectionnement du personnel des bibliothèques;
f. de favoriser l'aménagement des bibliothèques de l'administration fédérale en espaces conviviaux, l'établissement de descriptions claires des tâches et le recours efficace au personnel et aux ressources;
g. de favoriser la coordination et la collaboration avec des bibliothèques ne fai- sant pas partie de l'administration fédérale.
3 Elle édicte les instructions nécessaires à l'accomplissement des tâches énumérées à l'al. 2.
4 Elle établit, en collaboration avec la Conférence de documentation de la Confédé- ration (CDC), les instructions ou les directives techniques nécessaires, notamment en ce qui concerne l'utilisation de systèmes informatiques, les règles de catalogage, le respect de certaines normes et l'utilisation de thésaurus.
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3
Conférence de documentation de la Confédération (CDC) Composition
3.1
1 La CDC se compose du chef de la BiG ainsi que d'un représentant de chacun des départements et de la Chancellerie fédérale. Elle est présidée par le chef de la BiG.
2 Les départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants et les suppléants de ces derniers et leur confèrent les compétences décisionnelles nécessai- res.
3 Un représentant de la Bibliothèque nationale suisse, un représentant des Services du Parlement et un représentant du prestataire de services informatiques peuvent participer aux séances de la CDC avec voix consultative.
4 La CDC peut faire appel, à titre de conseillers, à des représentants d'autres unités administratives, des tribunaux fédéraux ou d'autres organisations.
3.2 Tâches
1 La CDC assiste et conseille la BiG, prend part à l'élaboration des décisions et assure l'échange d'informations.
2 Elle a notamment pour tâches:
a. d'examiner les affaires présentées par la BiG;
b. de présenter les affaires à la BiG pour traitement;
c. d'adopter des instructions techniques à l'intention du secrétaire général du DDPS;
d. d'autoriser des dérogations à l'application d'instructions techniques;
e. de participer à l'élaboration de programmes de formation;
f. d'assister et de conseiller les unités administratives qui le souhaitent.
3.3 Séances
1 Le président convoque la CDC en cas de besoin, mais au minimum deux fois par an. La CDC peut également être convoquée à la demande d'un représentant des départements ou de la Chancellerie.
2 Les participants doivent recevoir la convocation et l'ordre du jour au moins dix jours avant la séance.
3 Les décisions de la CDC sont consignées dans un procès-verbal; ce dernier doit parvenir aux participants au plus tard deux semaines après la séance.
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3.4 Prise des décisions
1 La CDC ne peut prendre de décision que sur des affaires inscrites à l'ordre du jour.
2 Elle prend ses décisions à la majorité simple des personnes présentes qui sont habilitées à voter. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.
3.5 Instructions et directives techniques
1 Lorsque la CDC adopte des instructions ou des directives techniques à l'unanimité, elle les soumet au secrétaire général du DDPS pour signature.
2 Lorsqu'il n'y a pas unanimité, elle les soumet à la Conférence des secrétaires généraux pour décision.
3.6 Octroi de dérogations
Les décisions concernant l'octroi de dérogations au sens du ch. 3.2, al. 2, let. d, doivent être prises à l'unanimité. Si un département ou la Chancellerie fédérale désapprouve le refus d'une dérogation, il peut être demandé à la Conférence des secrétaires généraux de trancher.
4 Dispositions finales
4.1 Exécution
1 Les départements et la Chancellerie fédérale veillent, dans leur domaine de compé- tence, à la mise en œuvre des instructions de la BiG et des décisions de la CDC.
2 Ils prennent des mesures organisationnelles pour assurer la coordination et la circulation de l'information dans leur domaine de compétence.
4.2 Abrogation du droit en vigueur
Sont abrogées:
les instructions du Conseil fédéral du 30 mai 1994 concernant la coordina- tion et la coopération des bibliothèques et des centres de documentation de l'administration fédérale2;
la directive technique nº 1 de la Chancellerie fédérale du 20 mai 19963;
2 FF 1994 III 760
3 Non publiée dans la FF.
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l'ordonnance du DMF (DDPS) du 29 décembre 1989 concernant le système militaire de documentation (MIDONAS)4;
les instructions du 15 juin 1990 concernant la collaboration avec MIDONAS5.
4.3 Entrée en vigueur
Les présentes instructions entrent en vigueur le 1er janvier 2009 et ont effet jusqu'au 31 décembre 2014.
25 juin 2008
Au nom du Conseil fédéral suisse:
Le président de la Confédération, Pascal Couchepin La chancelière de la Confédération, Corina Casanova
4 Non publiée dans le RO.
5 Non publiées dans la FF.
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29.07.2008
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