Carences dans l’organisation d’une société en lien avec son domicile.

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N° dossier: CACIV.2025.10

Autorité: CACIV

Date décision: 17.03.2025

Publié le: 14.05.2025

Revue juridique:

Titre: Carences dans l’organisation d’une société en lien avec son domicile.

Résumé:

**Il se justifie de prononcer la dissolution d’une société et d’ordonner sa liquidation lorsqu’au moment de statuer à cet égard, la carence est établie et persiste. En l’espèce, au moment où le premier juge a prononcé la dissolution et ordonné la liquidation de la société appelante, celle-ci n’était, par sa faute, pas atteignable à son siège. La décision entreprise était dès lors justifiée (cons. 5).

La situation peut toutefois se présenter différemment au stade de l’appel. En l’occurrence, si la société appelante n’a, à nouveau, pas pu être atteinte à l’adresse de son siège, elle a pu l’être à une autre adresse – à laquelle elle dispose de locaux et qu’elle a communiquée après coup dans la procédure de première instance. Elle démontre ainsi ne pas vouloir rester injoignable et pouvoir être contactée. Des démarches simples, visant par exemple à déplacer son siège, lui permettraient de se conformer à ses obligations légales. La dissolution et la liquidation seraient alors disproportionnées à ce moment-là, mais ne l’étaient pas lorsque la décision entreprise a été rendue. Celle-ci est dès lors annulée et un délai est fixé à la société appelante pour régulariser la situation (cons. 6 et 7).

Les frais de première et de deuxième instance sont à la charge de la société appelante, dans la mesure où c’est la carence fautive dans son organisation qui est la cause de ces procédures. Pour les mêmes raisons, il n’y a pas lieu à l’allocation de dépens (cons. 8).**

Articles de loi:

Art. 731b CO Art. 939 CO Art. 2 litt. b ORC Art. 45 al. 1 litt. c ORC Art. 117 al. 1 ORC

A. Selon l’extrait du registre du commerce, A.________ SA (ci-après : aussi la société) est une société anonyme, inscrite depuis le 26 août 2008. Son siège se situe à Z.________, à l’adresse Chemin [aaa] à Y.________. B.________, à X.________, en est l’unique administratrice et elle dispose de la signature individuelle.

B. a) Le 26 août 2024, le préposé au registre du commerce a envoyé un courrier à la société, à l’adresse précitée de son siège, aux termes duquel il l’invitait, dans le cadre de la mise à jour de son inscription, à contrôler les informations figurant dans l’extrait qui était joint. Elle devait l’aviser de toute modification qui devrait être opérée, le cas échéant, ou du fait que rien n’était à signaler. Ce pli est venu en retour à l’Office du registre du commerce (ci-après aussi : l’Office), avec la mention sur l’enveloppe « DEST. INTROUVABLE RETOUR A L’EXP**ÉDITEUR ».

b) Le 28 août 2024, le préposé au registre du commerce a envoyé une sommation à la société, toujours à la même adresse, en y joignant une copie de son précédent courrier venu en retour. Dans la mesure où la société n’avait plus d’adresse valable à son siège statutaire, un délai au 12 septembre 2024 lui était imparti pour requérir une nouvelle adresse à ce siège. À défaut, l’affaire serait transmise au tribunal pour qu’il prenne les mesures nécessaires, conformément aux articles 731b et 939 al. 2 CO. Ce courrier a été renvoyé à son expéditeur, avec la mention sur l’enveloppe « Le destinataire est introuvable à l’adresse indiquée ».

c) L’Office a fait publier, par insertion dans la Feuille officielle suisse du commerce du 6 septembre 2024 et au sens de l’Ordonnance sur le registre du commerce du 17 octobre 2007 (ORC [RS 221.411]), une sommation, qui précisait notamment ce qui suit :

« […]

Remarques juridiques :

L’entité juridique mentionnée présente des carences dans l’organisation impérativement prescrite par la loi. Elle est donc sommée d’y remédier, en vertu de l’art. 939, al. 1, CO, et de requérir l’inscription auprès de l’office du registre du commerce dans le délai indiqué. À défaut, l’office du registre du commerce transmet l’affaire au tribunal, qui prendra les mesures nécessaires, ou à l’autorité de surveillance (art. 939, al. 2 et 3, CO).

**Délai :30 jours

**Fin du délai :06.10.2024

[…]

Remarques :

La carence est ici due au fait que la société n’a plus d’adresse valable à son siège statutaire, inscrite au registre du commerce. […] ».

d) La société n’ayant pas régularisé sa situation dans le délai imparti, le préposé au registre du commerce a, le 7 octobre 2024, informé le Tribunal civil qu’elle ne remplissait plus les conditions de l’article 731b ch. 5 CO, dans la mesure où elle n’avait plus d’adresse valable à son siège statutaire. Le dossier était ainsi transmis au Tribunal civil afin qu’il prenne les mesures nécessaires.

C. a) Par courrier recommandé du 10 octobre 2024, le Tribunal civil a transmis à la société, à l’adresse de son siège à Y.________, une copie de la requête du 7 octobre 2024 de l’Office, en lui impartissant un délai de dix jours pour déposer une réponse écrite. Ce pli est venu en retour au Tribunal civil, avec la mention sur l’enveloppe « Le destinataire est introuvable à l’adresse indiquée ».

b) Le 16 octobre 2024, en application de l’article 28 al. 2 let. f de la Loi neuchâteloise sur la police (LPol [RSN 561.1]), le Tribunal civil a remis à la Commune de Z.________ un courrier – contenant la requête de l’Office du 7 octobre 2024, ses annexes et le courrier du Tribunal civil du 10 octobre 2024 – destiné à la société, ainsi qu’un récépissé, la priant de notifier ledit courrier à l’intéressée et retourner le récépissé dûment daté et signé par celle-ci.

c) Le récépissé a été retourné, signé, avec la mention que les documents avaient été notifiés à X.________ le 21 octobre 2024 à 14h00.

d) Par courrier du 21 octobre 2024, la société a répondu au Tribunal civil qu’il n’existait aucune carence dans son organisation. Son adresse était la même et était valable depuis son inscription au registre du commerce en 2008. La société connaissait le même problème depuis le début de la procédure de divorce de son administratrice, B.________, en 2020. Au début, le courrier disparaissait de la boîte aux lettres, puis après un certain temps, il n’était plus transmis. Plusieurs plaintes avaient été déposées auprès de la poste dans le canton de Neuchâtel. À un certain moment et pendant plusieurs mois, le courrier pouvait uniquement être récupéré auprès du centre de distribution de la poste à W.________ et la société en ignorait la raison. Elle disposait même d’« un document signé du centre de la distribution de la poste stipulant qu’ils ont retenus [sic] * le courrier sans raison* » – ce document n’était toutefois pas joint au courrier. Par la suite, l’adresse à Y.________ avait été effacée du système informatique de la poste. Après de nouvelles plaintes, B.________ avait pu retrouver le responsable, à savoir « C.________ du centre de distribution à W.________ ». Elle était allée le rencontrer sur place pour essayer de résoudre les problèmes, sans succès. Il « s’en foutait complètement » et a indiqué être le responsable du centre de distribution, de sorte que « c’est lui qui décid[ait] * d’enregistrer/d’effacer les adresses* [d]u système ». La société, respectivement B.________, ignoraient l’origine de ce comportement et s’il existait un lien entre « C.________ » et l’ex-conjoint de l’administratrice, relevant que ces problèmes avec la réception du courrier n’avaient commencé et perduré que durant la procédure de divorce des époux B.________, laquelle avait été « très violente ». La société avait déposé plainte auprès du service juridique de la poste à Zurich car les démarches entreprises dans le canton de Neuchâtel étaient restées vaines et des plaintes pénales allaient être déposées.

e) Le 4 novembre 2024, le Tribunal civil a transmis une copie du courrier précité à l’Office, le priant d’indiquer, dans un délai de dix jours, si le dossier pouvait être classé.

f) Le 13 novembre 2024, le préposé au registre du commerce a accusé réception du courrier du 4 novembre 2024 du Tribunal civil. Il lui indiquait en outre avoir effectué une vérification auprès de la société par courrier le 8 novembre 2024. Le pli était venu en retour, avec la mention sur l’enveloppe « DEST. INTROUVABLE RETOUR A L’EXP**ÉDITEUR ». Le nécessaire n’avait pas été fait et une carence subsistait.

g) Le 15 novembre 2024, le Tribunal civil a eu un contact téléphonique avec un agent de la sécurité publique de la Commune de Z.________, qui indiquait qu’aucun nom n’était inscrit sur la boîte aux lettres de la société, raison pour laquelle le courrier venait en retour. Par ailleurs, la Commune confirmait que la société était toujours domiciliée au même endroit.

h) Dès lors, par courrier recommandé du même jour, le Tribunal civil a fixé à la société un ultime délai de 30 jours pour qu’elle inscrive son nom sur sa boîte aux lettres afin de régulariser la situation. À défaut, il prendrait les mesures prévues par l’article 292 CP ou ordonnerait la liquidation de la société en application des règles sur la faillite. Ce pli est venu en retour, avec la mention sur l’enveloppe « Le destinataire est introuvable à l’adresse indiquée ».

i) Le 25 novembre 2024, en application de l’article 28 al. 2 let. f LPol, le Tribunal civil a remis à la Commune de Z.________ un courrier – contenant celui du 15 novembre 2015 du Tribunal civil – destiné à la société, ainsi qu’un récépissé, la priant de notifier ledit courrier à l’intéressée et retourner le récépissé dûment daté et signé par celle-ci.

j) Le récépissé a été retourné, signé, avec une mention indiquant que le document avait été notifié à Z.________ le 10 décembre 2024 à 11h15.

k) La société ne s’est pas manifestée.

D. a) Par décision du 13 janvier 2025 rendue sous la forme d’un dispositif, le Tribunal civil a prononcé la dissolution de la société et ordonné sa liquidation selon les dispositions applicables à la faillite, chargé l’Office des faillites de ladite liquidation et arrêté les frais judiciaires, mis à la charge de la masse, à 100 francs. La décision contenait l’indication selon laquelle une motivation écrite pouvait être demandée par écrit dans un délai de dix jours, faute de quoi la société serait considérée avoir renoncé à l’appel ou au recours en vertu de l’article 239 CPC.

b) La décision a été expédiée en recommandé le 13 janvier 2025, à la même adresse que les courriers précédents, soit Chemin [aaa] à Y.________. Le pli est venu en retour.

c) Le 20 janvier 2025, la société a sollicité une motivation écrite, expliquant que la décision « n’[était] guerre (sic) compréhensible pour [elle] » et a prié le Tribunal civil de la lui adresser « auprès de [ses] bureaux à [bbb], à V.________ ».

d) La motivation de la décision du 13 janvier 2025 a été expédiée par courrier recommandé à l’adresse à V.________ – comme demandé –, le 29 janvier 2025. Le Tribunal civil a pour l’essentiel retenu que la société était inatteignable à son adresse à Y.________ ; qu’elle n’y avait pas remédié dans le délai imparti par l’Office et arrivé à échéance le 6 octobre 2024 ; que les courriers de l’Office et du juge étaient venus en retour avec l’indication que le destinataire était introuvable à l’adresse indiquée ; que malgré une notification réussie le 21 octobre 2024 par le biais de la sécurité publique, les courriers suivants étaient aussi venus en retour ; que la société n’avait, sans que l’on comprenne pourquoi, pas réagi dans l’ultime délai de 30 jours fixé par le juge pour inscrire son nom sur sa boîte aux lettres ; qu’elle présentait ainsi une carence au sens de la loi et que sa dissolution et sa liquidation selon les règles de la faillite s’imposaient alors, même s’il s’agissait d’une ultima ratio, cette mesure de dernier recours étant, selon la jurisprudence, indiquée lorsque « les décisions s’av[éraient] impossibles à notifier ou lorsqu’une société ne pren[ait] purement et simplement pas position » ; que tel était le cas en l’espèce puisque la décision non motivée du 13 janvier 2025 (et non 2024 comme indiqué par le Tribunal civil) était venue en retour.

E. Le 12 février 2025, la société appelle de cette décision en prenant les conclusions suivantes :

« Immédiatement :

*1.*Ordonner l’effet suspensif de la décision

Sur le fond :

*2.*Annuler la décision du 13 janvier 2025 du Tribunal civil du Littoral et du Val-de-Travers à Neuchâtel

*3.*Dire que la société n’est pas dissoute

*4.*Sous suite de frais et dépens ».

En préambule, l’appelante indique, par la plume de B.________, que n’étant pas juriste, il ne lui est pas possible de savoir facilement si elle doit déposer un recours ou un appel. La société vaut bien plus que 10'000 francs. Elle ignore toutefois si c’est la valeur de la société qui doit être prise en compte pour déterminer la valeur litigieuse. Elle formule donc à la fois un recours et un appel, en trois exemplaires, qu’elle adresse à l’« Autorité de recours » du Tribunal cantonal, Rue du Pommier 1 à Neuchâtel.

L’appelante expose ensuite qu’elle n’a jamais eu la moindre carence dans son organisation et que son siège est situé Chemin [aaa] à Y.________, depuis sa création en 2009. À côté de son siège et depuis 2013, elle loue des bureaux supplémentaires à V.________. Elle rappelle que des problèmes sont apparus lors de la procédure de divorce de B.________, soit notamment que le courrier était enlevé de la boîte aux lettres, que les noms affichés sur celle-ci étaient arrachés et que des tiers avaient annoncé à la poste un faux départ. Elle avait informé la poste de cela et demandé aux autorités, aux banques et à ses partenaires commerciaux d’utiliser l’adresse à V.________. Son nom avait toujours été affiché sur la boîte aux lettres à Y.________ et remplacé au plus vite à chaque fois qu’il était enlevé. La Commune de Z.________ est consciente de son adresse à Y.________, car elle paie des impôts et la taxe communale ; à titre de preuve, elle dépose en annexe « le mail du responsable de la sécurité publique du 11-02-25, mentionnant qu’ils ont jeté un document dans la boite aux lettres [aaa]. Pensant que personne se trouvera sous ladite adresse et la boite aux lettres ne sera pas vidée, la commune de Z.________ n’utilisera jamais la boite aux lettres pour des communications ». Elle est persuadée que les notifications sont intervenues un jour où son nom avait à nouveau été enlevé de la boîte aux lettres. B.________ a vérifié que le nom de la société était bien inscrit sur la boîte aux lettres avant de partir en décembre, pour aller s’occuper de ses parents très âgés et gravement malades. Elle est rentrée le 13 janvier 2025 et a été choquée d’apprendre la faillite de la société. Le fait d’être mise en faillite « uniquement pour des de [sic] noms arrachés sur la boite aux lettres par un ex-mari voulant créer des problèmes où il pouvait » serait catastrophique pour les actionnaires, les clients et B.________ elle-même. L’appelante ajoute que la question centrale n’est pas de savoir si une adresse figure tout le temps sur la boîte aux lettres, mais bien de savoir si les locaux sont occupés par la société à l’adresse en question ou si la société est joignable à ladite adresse. Elle conteste la mesure choisie, laquelle est une ultima ratio, indiquant qu’elle est disproportionnée, ce d’autant plus que la décision a finalement quand même été reçue. Elle remet aussi en cause le délai de 30 jours imparti par le Tribunal civil, puisqu’elle n’a reçu le courrier en question que le 10 décembre 2024, soit à l’aube des fêtes de fin d’année et des féries judiciaires courant du 18 décembre 2024 au 2 janvier 2025. Ce délai est aussi trop court, eu égard à la doctrine relative à l’article 731b CO, qui cite des délais de 40 à 60 jours. Elle estime que le Tribunal civil aurait pu ordonner d’autres mesures, telles que la désignation d’une adresse officielle, ou qu’il aurait pu interpeller B.________. Il aurait fallu utiliser des moyens moins incisifs, la situation n’étant pas véritablement grave puisque la société a malgré tout été joignable, notamment en octobre 2024.

Indiquant qu’il est important qu’elle puisse poursuivre ses activités, l’appelante sollicite l’octroi de l’effet suspensif.

Elle réclame en outre 500 francs à titre de dépens, soit le montant qu’elle a dû débourser pour obtenir un avis juridique lui permettant de déposer son acte.

F. a) Par ordonnance du 18 février 2025, la présidente de la Cour de céans a invité l’appelante à verser une avance de frais d’un montant de 800 francs dans les 20 jours – ce qu’elle a fait le 7 mars 2025 – et a rappelé que l’appel avait un effet suspensif de par la loi.

b) Cette ordonnance a été envoyée à l’appelante à l’adresse de son siège, soit Chemin [aaa] à Y.________, et à l’adresse de ses locaux à V.________, soit [bbb]. Le pli envoyé au siège à Y.________ est venu en retour avec la mention sur l’enveloppe « Le destinataire est introuvable à l’adresse indiquée » et le pli envoyé à V.________ a été retiré le 27 février 2025.

C O N S I D é R A N T

1. a) L’appelante a déposé un mémoire à la fois d’appel et de recours, adressé à l’« Autorité de recours » du Tribunal cantonal.

b) Les questions liées à la recevabilité étant examinées d’office par la juridiction saisie, c’est ici la voie de l’appel par-devant la Cour de céans qui sera suivie et le recours ne sera quant à lui pas traité (Jeandin, in : CR CPC, 2e éd., 2019, n. 7 ad intro Art. 308-334 et les réf. cit.). En effet, la valeur litigieuse est supérieure à 10'000 francs (art. 308 al. 2 CPC), puisque lorsqu’il n’y a pas d’autres indications portant sur la valeur intrinsèque de la société appelante, on peut retenir à ce titre le montant nominal du capital-actions (arrêt de la Cour d’appel civile du 02.12.2016 [CACIV.2016.87] cons. 1), soit en l’occurrence 100'000 francs, entièrement libéré. Il est d’ailleurs généralement admis que la valeur litigieuse soit d’au moins 30'000 francs, sauf indices contraires, pour un recours – au sens large – visant une décision ordonnant la dissolution d'une société, au regard des conséquences économiques que peut entraîner une telle mesure (arrêt du TF du 02.10.2015 [4A_215/2015] cons. 1.1). La voie de l’appel est aussi ouverte contre les décisions qui ordonnent des mesures destinées à remédier aux carences dans l'organisation d'une société, en particulier la dissolution prévue par l'article 731b al. 1 ch. 3 CO (même arrêt, cons. 3.1). En outre, l’article 143 al. 1bis, 2ème ph. CPC, entré en vigueur le 1er janvier 2025 et ainsi applicable en l’espèce (art. 407f CPC), prévoit que lorsqu’un acte a été adressé – dans les délais et c’est le cas en l’espèce (cf. cons. 1.2) – par erreur à un tribunal suisse incompétent et qu’un autre tribunal suisse est compétent, le premier transmet d’office l’acte au second. En tout état de cause, le recours aurait été converti conformément à la pratique générale et constante de la filière civile du Tribunal cantonal (cf. notamment arrêts de la Cour de céans du 13.08.2024 [CACIV.2024.30] cons. 1.1, du 28.05.2021 [CACIV.2021.17] cons. 1.2 in fine et du 26.01.2021 [CACIV.2020.97] cons. 1.2), à mesure que l’appelante n’est pas représentée par un mandataire professionnel, que la voie de droit correcte n’était pas désignée précisément dans la décision entreprise (deux voies de droit y coexistent), que les questions de recevabilité sont traitées d’office et que le formalisme excessif est interdit (Jeandin, in : CR CPC, 2e éd., 2019, n. 7 et 7a ad intro Art. 308-334 et les réf. cit.).

c) Au surplus, l’appel a été interjeté dans les formes et délai légaux (art. 143 al. 1bis CPC cum 407f CPC et 311 et 314 al. 1 CPC), étant toutefois précisé que puisque l’appelante n’est pas représentée, on ne saurait se montrer trop exigeant quant à la motivation.

d) L’appel est donc recevable à ces égards.

2. Par ordonnance du 18 février 2025, la présidente de la Cour de céans a rappelé que l’effet suspensif était conféré ex lege à l’appel (art. 315 al. 1 CPC) et que concrètement, cela signifiait que le dispositif de la décision entreprise ne pouvait déployer d’effet et que toute mesure qui aurait été prise sur sa base n’avait pas lieu d’être. Cela rend sans objet la conclusion no 1 de l’appelante tendant à l’octroi de l’effet suspensif.

3. a) Selon l’article 317 al. 1 CPC, les faits et moyens de preuve nouveaux sont admissibles en appel pour autant qu'ils soient invoqués ou produits sans retard (let. a) et qu'ils n'aient pas pu l'être en première instance, bien que la partie qui s'en prévaut ait fait preuve de la diligence requise (let. b). Il s'agit de conditions cumulatives. En ce qui concerne les vrais nova (« echte Noven »), la condition de nouveauté posée par la lettre b est sans autre réalisée et seule celle de l’allégation immédiate doit être examinée. S'agissant des pseudo-nova (« unechte Noven »), soit ceux qui existaient déjà au début des délibérations de première instance, il appartient au plaideur qui entend les invoquer devant l'instance d'appel de démontrer qu'il a fait preuve de la diligence requise, ce qui implique notamment d'exposer précisément les raisons pour lesquelles ces faits n’ont pas pu être introduits en première instance (ATF 144 III 349 cons. 4.2.1 ; 143 III 42 cons. 4.1).

b) À l’appui de son appel, l’appelante a produit, outre une copie de la décision entreprise, des « photo[s] de la boite aux lettres de Y.________ (indiquant bien les noms et également des traces du vandalisme) », non datées, ainsi qu’un « [m]ail du responsable de la sécurité publique de Z.________ (en utilisant la boite à lettre[s] comme moyen de communication) », daté du 11 février 2025. Plus précisément, il s’agit d’un échange de courriels intervenu les 11 et 12 février 2025 entre cet agent de la sécurité publique et B.________. Le premier informait la seconde qu’il avait « laissé une convocation dans [sa] boîte aux lettre[s] » et elle lui confirmait avoir « * vu [son] courrier dans la boite aux lettres* ». Les courriels sont postérieurs à la décision entreprise et pourraient donc être pris en compte sans autre. En revanche, les photographies ne sont pas datées. Cependant, comme on le verra (cf. cons. 6), ces pièces ne sont pas déterminantes, en cela qu’elles ne modifient rien au sort de la présente cause. La question de leur recevabilité pourra dès lors en définitive rester ouverte.

4. a) L’inscription d’une société anonyme au registre du commerce doit mentionner son siège et son domicile (art. 45 al. 1 let. c ORC), c’est-à-dire l’adresse où elle peut être jointe à son siège (art. 2 let. b ORC). L’adresse indique la rue, le numéro de l’immeuble, le numéro d’acheminement postal et le nom de la localité (art. 117 al. 2 ORC). Il peut s’agir de l’adresse de l’entité juridique ou de celle d’un tiers (adresse de domiciliation : art. 117 al. 2, 2ème phrase ORC). Si la société n’a pas de bureau ou de local d’entreprise dans la commune du siège, l’inscription doit indiquer chez quelle personne, dans cette commune, le domicile se trouve (cf. notamment ATF 94 I 562 cons. 4). Lorsque la société ne dispose que d’une adresse de domiciliation comme domicile, une déclaration du domiciliataire doit être jointe à la réquisition d’inscription (art. 117 al. 3 ORC). Le domiciliataire peut demander la radiation de la domiciliation constituée en application de l’article 117 al. 3 ORC (art. 17 al. 2 let. c ORC).

b) Si le préposé au registre du commerce constate qu’une société présente des carences dans l’organisation impérativement prescrite par la loi, il la somme d’y remédier et lui impartit un délai pour ce faire (art. 939 al. 1 CO). Si la société ne le fait pas, le préposé au registre du commerce est tenu de saisir le juge, qui prendra les mesures nécessaires (art. 939 al. 2 CO). Le préposé annonce spontanément au juge les éventuels changements survenant après le dépôt de sa requête (arrêt du TF du 13.05.2013 [4A_4/2013] cons. 3.2). On doit considérer, à l’évidence, que la mention au registre du commerce d’une adresse à laquelle la société ne peut pas ou plus être jointe, par exemple parce qu’elle y est introuvable ou que l’adresse n’est plus actuelle, est un des cas d’annonce au juge, les dispositions précitées n’étant alors matériellement plus respectées.

c) L'article 731b CO contient un catalogue non exhaustif des mesures envisageables en cas de carence dans l'organisation de la société : le juge peut notamment fixer un délai pour rétablir la situation légale, sous peine de dissolution (al. 1bis ch. 1), nommer l'organe qui fait défaut ou un commissaire (al. 1bis ch. 2) ou encore prononcer la dissolution de la société et ordonner sa liquidation selon les dispositions applicables à la faillite (al. 1bis ch. 3). Le juge dispose ainsi d'une liberté d'action suffisante, qui lui permet de prendre la mesure adéquate en fonction des circonstances concrètes. Il n'est pas lié par les conclusions des parties et peut ordonner une autre mesure que celle requise. La procédure est soumise à la maxime d'office (art. 58 al. 2 CPC) et les parties ne peuvent pas disposer librement de l'objet du litige. La liberté du juge n'est toutefois pas illimitée, en ce sens qu'il doit respecter le principe de proportionnalité. La dissolution prévue à l'article 731b al. 1bis ch. 3 CO constitue l'ultima ratio; elle ne peut être prononcée que si les mesures moins sévères énoncées aux deux chiffres précédents – octroi d'un délai ou nomination de l'organe par le juge – ne suffisent pas ou sont restées sans succès. Tel est en particulier le cas lorsque des décisions ne peuvent être notifiées ou que la société ne se fait entendre d'aucune façon. En revanche, si, par exemple, l'organe de révision fait défaut et que la société ne rétablit pas la situation dans le délai fixé, le juge doit en principe opter pour la mesure plus clémente consistant à désigner l'organe manquant, plutôt que d'ordonner la dissolution (arrêt du TF du 13.05.2013 [4A_4/2013] cons. 3.2).

5. a) En l’espèce, dans sa réponse du 21 octobre 2024 et après avoir pu être atteinte par le biais de la sécurité publique, l’appelante a expliqué les raisons qui, selon elle, l’empêchaient d’être régulièrement jointe à l’adresse de son siège – Chemin [aaa] à Y.________ – par les courriers de l’Office puis du Tribunal civil. Des différends avec l’ex-époux de son administratrice unique dans le cadre de la procédure de divorce « très violente » qui les opposaient, ainsi que le comportement inexpliqué d’un employé du centre de distribution de la poste à W.________, à propos duquel elle se demandait s’il n’avait pas un lien, peut-être amical, avec l’ex-époux de B.________, en seraient la cause. L’appelante a aussi indiqué qu’elle s’était plainte auprès du service juridique de la poste à Zurich et qu’elle allait déposer des plaintes pénales.

Au-delà du fait que ces explications ne semblent que peu crédibles, du moins pour éclairer l’étonnante persistance des difficultés d’acheminement, même une fois le problème identifié, elles ne sont corroborées par aucun élément du dossier, alors que l’appelante aurait pu produire certaines pièces auxquelles elle se réfère, telles que « le document signé du centre de distribution de la poste stipulant qu’ils ont retenus [sic] le courrier sans raison » ou une copie de ses plaintes. L’appelante n’a pas non plus, à ce moment-là, communiqué l’adresse de ses locaux à V.________ – ce qu’elle n’a fait que trois mois plus tard – ou l’adresse privée de son administratrice unique, quand bien même elle prétend connaître depuis plusieurs années les problèmes avec l’adresse à Y.________ – elle a indiqué que cela avait commencé au début de la procédure de divorce de B.________ en 2020. De surcroît, la société était désormais au courant de l’existence de la procédure de première instance, qui portait précisément sur ce point. Malgré cela, les courriers suivants de l’Office et du Tribunal civil qui lui ont été envoyés à Y.________ ont été retournés à leurs expéditeurs, au motif invariable que la société était introuvable à cette adresse. L’intervention de la sécurité publique a une nouvelle fois été nécessaire pour parvenir à la joindre, mais cela n’a toujours pas suffi, puisque la décision non motivée du 13 janvier 2025, dont est objet, est aussi venue en retour au Tribunal civil. Cela fait beaucoup. Le juge civil ne pouvait ainsi que constater que l’appelante n’avait plus de domicile à son siège, respectivement qu’elle n’y était pas joignable, et qu’elle n’avait réagi ni à ses courriers comminatoires, ni à ceux de l’Office l’enjoignant à rétablir une situation conforme au droit. Dans ces conditions, des mesures moins invasives seraient restées vaines car l’appelante, par sa faute, n’était pas atteignable à son siège. La carence était donc établie et persistait au moment où le Tribunal civil a statué, si bien qu’il se justifiait de prononcer la dissolution de la société appelante et d’ordonner sa liquidation. Par conséquent, la décision entreprise ne prête pas le flanc à la critique sous cet angle-là.

b) Que l’appelante prétende que le délai de 30 jours imparti par le Tribunal civil pour rétablir une situation conforme au droit était trop court, compte tenu des fêtes de fin d’année, des féries judiciaires du 18 décembre 2024 au 2 janvier 2025 et du fait que « la doctrine cit[e] volontiers des délais de 40 à 60 jours », ne lui est d’aucun secours. En effet, la doctrine à laquelle se réfère l’appelante à ce titre ne dit pas ce qu’elle tente de lui faire dire. Elle retient que la durée du délai à fixer par le tribunal n’est pas prescrite par la loi, mais laissée à l’appréciation du juge. Dans ce cadre-là, toujours selon la doctrine, le délai devrait être d’au moins 30 jours, voire de 40 à 50 jours si une décision de l’assemblée générale de la société en cause est nécessaire (Watter/Duss, in : BSK OR II, 6e éd., 2024, n. 20 ad art. 731b).

En l’espèce, le délai minimum préconisé par ces auteurs a été respecté. L’appelante était par ailleurs déjà au courant de la procédure et au moins un autre délai pour se conformer à la loi lui avait déjà été fixé, si bien qu’elle ne peut pas de bonne foi se prévaloir que ce délai de 30 jours était trop court. Elle le peut d’autant moins que si elle avait pu être immédiatement atteinte à son adresse à Y.________, elle en aurait eu connaissance le 16 novembre 2024 au plus tôt, soit presque un mois avant qu’elle n’en soit finalement informée par la sécurité publique le 10 décembre 2024. En tout état de cause, elle n’invoque pas de circonstances particulières qui auraient justifié un délai plus long. Quant au fait que ce délai ait commencé à courir « à l’aube des fêtes de fin d’année et qu’en plus une période de féries judiciaires existe entre le 18 décembre et le 2 janvier », on rappellera que l’article 145 al. 2 let. b CPC – en lien avec les articles 248 let. a et 250 let. c ch. 6 CPC – exclut la suspension des délais dans les causes auxquelles s’applique la procédure sommaire, ce qui est le cas en l’occurrence. Le délai en cause ne pouvait donc pas être suspendu durant les féries judiciaires. De plus, la même doctrine, à laquelle se réfère l’appelante, précise que dans la mesure où le délai est ordonné par le tribunal, il peut être prolongé sur demande. L’appelante aurait donc pu solliciter une telle prolongation en invoquant par exemple que son administratrice unique devait partir en décembre « afin de soigner [s]es parents très âgés et gravement malades ». Le premier juge n’a dès lors pas outrepassé son pouvoir d’appréciation dans la fixation du délai.

6. a) Au stade de l’appel, l’appelante joint un échange de courriels entre B.________ et un agent de la sécurité publique de la Commune de Z.________, intervenu après que la décision entreprise a été rendue. Ledit agent informe l’appelante, respectivement B.________, qu’il a « laissé une convocation dans [sa] boîte aux lettre[s] » et elle lui en confirme la bonne réception. Or le contenu de ces courriels ne permet pas de savoir avec certitude si cet agent s’adresse à B.________ en tant que personne privée ou en tant qu’administratrice de l’appelante, respectivement de quelle boîte aux lettres il est question, à savoir celle de la société appelante à Y.________ ou celle de son administratrice à X.________, ces deux localités faisant toutes deux partie de la Commune de Z.________. Quant aux photographies également jointes à l’appel, si elles démontrent que les noms de la société appelante et de son administratrice sont indiqués sur une boîte aux lettres, elles ne sont pas pour autant décisives. En effet, non seulement elles ne sont pas datées, mais compte tenu de la présence des deux noms, on ne peut pas savoir avec certitude s’il s’agit de la boîte aux lettres de l’appelante à Y.________ ou de celle de B.________ à X.________. Reste que même si l’appelante avait démontré que ces photographies avaient été prises postérieurement à la décision entreprise – et étaient ainsi recevables (cf. cons. 3) – et qu’il s’agissait de la boîte aux lettres de l’appelante, cela n’y changerait rien, vu que l’ordonnance du 18 février 2025 adressée à cette dernière à Y.________ par la Cour de céans est venue en retour, ce fait démontrant la persistance du problème d’acheminement du courrier. Ces preuves, qu’elles soient recevables ou non, ne sont dès lors d’aucune aide à l’appelante.

b) Cela étant, dans le cadre de la présente procédure, l’appelante a pu être atteinte à l’adresse de ses locaux à V.________. Elle a aussi pu être jointe à cette adresse par le Tribunal civil, à qui elle l’avait préalablement communiquée. Ce faisant, elle démontre ne pas vouloir rester inatteignable et pouvoir être contactée, certes à une adresse différente de celle de son siège. Dans la mesure où elle est joignable à au moins une adresse, en l’occurrence à V.________, il apparaît que des démarches simples, visant par exemple à déplacer son siège en ce lieu, lui permettraient de régulariser la situation et ainsi de poursuivre ses activités. Dans ces conditions, il faut considérer qu’une dissolution de la société appelante et sa liquidation selon les règles applicables à la faillite seraient désormais disproportionnées – mais ne l’étaient pas au moment où la décision entreprise a été rendue, l’Office puis le Tribunal civil ayant déployé les efforts que l’on pouvait attendre d’eux avant de prendre une mesure d’ultima ratio. Elles le seraient d’autant plus que la ratio legis de l’article 731b CO est d’amener la société à se conformer à ses obligations légales, la dissolution ne pouvant intervenir que comme solution ultime, après l’échec d’autres mesures (RJN 2011 p. 199, p. 201). Ceci dit, on doit insister sur le fait d’indiquer au registre du commerce une adresse où l’entité peut être atteinte n’est pas une vaine formalité ; il s’agit au contraire d’un élément indispensable pour les rapports commerciaux et avec l’état.

7. a) Partant, la décision entreprise sera annulée et un délai sera fixé à l’appelante pour régulariser la situation. Pour cela, elle pourrait modifier son siège – par acte authentique, soit devant un notaire – et demander à l’Office l’inscription de ce nouveau siège et d’une adresse de domicile à ce siège. On pense notamment à V.________, à l’adresse [bbb], où l’appelante dispose de locaux et a démontré qu’elle était joignable. L’appelante pourrait aussi demander à l’Office l’inscription d’une nouvelle adresse de domicile à son siège à Z.________, auprès cette fois de son administratrice elle-même, qui semblait alors mieux joignable. Elle pourrait aussi faire en sorte que son adresse figure et demeure sur sa boîte aux lettres à son siège actuel. Dans les trois cas, elle devra veiller au respect des formalités correspondantes et elle serait bien inspirée de s’adresser à l’Office, pour qu’il lui indique précisément les pièces à produire, ou à un mandataire professionnel qui pourra, le cas échéant, agir en son nom et dans les formes légales.

b) À supposer que les formalités nécessaires ne soient pas accomplies dans le délai prescrit, on ne peut exclure que le Tribunal civil, sur nouvelle réquisition de l’Office, soit appelé à statuer à nouveau dans le sens d’une dissolution, l’appelante ayant alors et par hypothèse démontré son incapacité à s’organiser de manière conforme à la loi, selon les injonctions qui lui sont adressées.

8. a) Au vu de ce qui précède, l’appel sera admis s’agissant de l’annulation de la décision entreprise

b) Concernant les frais, il y a lieu de tenir compte du fait que c’est de manière fautive – puisqu’elle n’a pas fait en sorte de pouvoir être régulièrement atteinte à l’adresse de son siège, alors qu’elle était parfaitement au courant de la procédure – que l’appelante n’a pas remédié à la carence constatée dans son organisation, dans les délais fixés par l’Office, puis par le Tribunal civil. La décision entreprise était ainsi justifiée au moment où elle a été prise. Autrement dit, la carence de l’appelante dans son organisation, puis son inaction, sont à l’origine de la procédure de première instance, de sorte que les frais de la décision du 13 janvier 2025, soit 100 francs, seront laissés à sa charge.

c) Il en ira de même de ceux de deuxième instance, qui seront arrêtés à 800 francs. En effet, quand bien même l’appelante obtient gain de cause sur le principe, en raison des éléments constatés en appel (en particulier que le courrier lui parvenait bien, mais à V.________), c’est sa passivité qui est la cause de la procédure d’appel, laquelle aurait pu être évitée si elle avait fait preuve de la diligence imposée par les circonstances.

d) Pour les mêmes raisons, il n’y a pas lieu à l’allocation de dépens (art. 107 al. 1 let. f CPC). En tout état de cause, l’appelante n’y aurait pas droit puisqu’elle n’est pas représentée par un mandataire professionnel au sens des articles 68 al. 2 et 95 al. 3 let. b CPC et que l’article 95 al. 3 let. c CPC exclut de rémunérer l’activité d’un conseiller juridique consulté, pour laquelle une indemnité selon l’article 95 al. 3 let. b CPC n’est pas admissible, faute pour ce conseiller d’être un représentant professionnel au sens des dispositions précitées (Tappy, in : CR CPC, 2e éd., n. 26 à 36 ad art. 95 et les réf. cit.).

Par ces motifs,LA COUR D'APPEL CIVILE

1. Admet l’appel.

2. Annule la décision entreprise, au sens des considérants.

3. Laisse les frais de première instance, arrêtés à 100 francs, à la charge de l’appelante.

4. Fixe à l’appelante un délai au 30 avril 2025 pour régulariser sa situation en lien avec son domicile, au sens des considérants.

5. Arrête les frais judiciaires de la présente procédure d’appel à 800 francs, couverts par l’avance déjà versée par l’appelante, et les met à la charge de celle-ci.

6. Dit qu’il n’y a pas lieu à allocation de dépens.

Neuchâtel, le 17 mars 2025