Overtime proof and expense reimbursement in employment disputeGénéré par IA

4A_183/2025

Arrêt du 7 juillet 2025
I

Composition
Mme et MM. les Juges fédéraux
Hurni, Président, Denys et May Canellas.
Greffière : Mme Raetz.

Participants à la procédure
A.________,
représenté par Me Aba Neeman, avocat,
recourant,

contre

B.________,
représentée par Me Bertrand Demierre, avocat,
intimée.

Objet
contrat de travail,

recours contre l'arrêt rendu le 4 mars 2025 par la Cour d'appel civile du Tribunal cantonal du canton de Vaud (P324.011958-241137; 113).

Faits :

A.

A.a. B.________ a exploité une entreprise active dans l'importation de denrées alimentaires, sous la raison individuelle C.________, B.________, du 17 février 2015 au 5 mars 2020. Depuis le 6 mars 2019, la société C.________ Sàrl est inscrite au Registre du commerce. La prénommée en est l'associée gérante.

A.b. Dans l'intervalle, par contrat de travail du 24 mars 2017, B.________ (ci-après: l'employeuse), au travers de sa raison individuelle, a engagé son fils, A.________ (ci-après: l'employé) en qualité de commercial à compter du 18 avril 2017. Ce contrat prévoyait un taux d'activité de 50 % pour un salaire mensuel brut de 2'500 francs.
L'employé disposait d'une carte de crédit de l'entreprise. Il percevait en outre un montant forfaitaire mensuel de 500 fr. pour ses frais de représentation.

A.c. L'employeuse a produit un décompte intitulé "Frais payés pour A.________ 2017 à 2020", détaillant l'utilisation de cette carte de crédit par l'employé et les autres frais payés pour les années 2017 à 2020. Il retient les montants totaux de 8'810 fr. 16 pour les "Frais remboursés en plus du forfait" et de 1'799 fr. 80 pour le "Total téléphones payés en plus du forfait". Lors de son audition, l'employeuse a déclaré que tous les frais mentionnés dans ce décompte constituaient des frais privés de l'employé, sans rapport avec l'activité de l'entreprise.

A.d. L'employeuse a résilié le contrat de travail le 10 janvier 2020, avec effet au 31 mars 2020.

A.e. Par courriel du 17 avril 2020, la personne chargée de la comptabilité de la société s'est adressée à l'employeuse en ces termes: "Bonjour B.________, selon les heures supplémentaires 2017 à 2019 que A.________ m'a transmises, j'ai refait sa fiche de salaire du mois de mars en en tenant compte, mais j'ai également déduit les frais que tu as payés ou dont il a utilisé la carte de l'entreprise pour la même période. Ces frais (9'979 fr. 96) étaient compris, comme pour tout employé, dans le forfait mensuel que tu lui versais (...) ".
Sur la fiche de salaire précitée, figurent les mentions de 150 heures supplémentaires pour l'année 2017 et 150 heures supplémentaires pour 2018, à raison de 3'000 fr. bruts par an, ainsi que de 120 heures supplémentaires pour 2019, à hauteur de 2'430 fr. bruts. Ce même décompte fait état d'une déduction de la somme de 9'979 fr. 95 à titre de "frais payés à rembourser 2017 à 2019". Rien ne permet de retenir que ce décompte aurait été approuvé par l'employeuse, après sa préparation par la comptable.

A.f. Par courrier du 21 avril 2020, l'employé a notamment réclamé à l'employeuse le paiement des heures supplémentaires qu'il aurait effectuées entre 2017 et 2019. À cet égard, lors de son audition, l'employé a expliqué ce qui suit: "C'est la fiduciaire qui m'a demandé de les déclarer, car je ne savais pas qu'il fallait les déclarer, et la fiduciaire les a validées; j'ai transmis les heures supplémentaires à la fiduciaire par mail. J'ai évalué à peu près le nombre d'heures supplémentaires, qui ont été acceptées par la fiduciaire". Il a ajouté qu'il ne savait pas qu'il y avait des frais de représentation compris dans le montant qui lui était versé à titre de salaire.

B.

B.a. Le 14 mars 2024, l'employé, au bénéfice d'une autorisation de procéder, a saisi le Tribunal de prud'hommes de l'arrondissement de l'Est vaudois d'une demande tendant au paiement par l'employeuse d'un montant total de 11'946 fr. avec intérêts à titre d'heures supplémentaires pour les années 2017 à 2019 et d'un montant net de 8'075 fr. 05 à titre de majoration de ces heures supplémentaires. Il a également réclamé le remboursement d'une somme nette de 9'979 fr. 95 à titre de frais professionnels.
L'employeuse a conclu au rejet de la demande et, reconventionnellement, à ce que l'intéressé soit condamné à lui payer le montant de 9'979 fr. 95 avec intérêts, correspondant principalement aux frais privés qu'il avait réglés au moyen de la carte de crédit de l'entreprise.
Par jugement du 20 juin 2024, le tribunal a partiellement admis la demande, en condamnant l'employeuse au paiement immédiat des montants bruts totaux, sous déduction des charges légales et conventionnelles, de 11'999 fr. 40 avec intérêts à titre d'heures supplémentaires pour les années 2017 à 2019 et de 2'999 fr. 85 à titre de majoration de celles-ci, ainsi que de la somme de 9'979 fr. 95 correspondant au remboursement de frais professionnels. Il a notamment retenu que l'employeuse avait approuvé les heures supplémentaires précitées.

B.b. Par arrêt du 4 mars 2025, la Cour d'appel civile du Tribunal cantonal vaudois a admis l'appel déposé par l'employeuse. Elle a réformé le jugement attaqué dans le sens du rejet de la demande en paiement.

C.

L'employé (ci-après: le recourant) a exercé un recours en matière civile au Tribunal fédéral à l'encontre de cet arrêt. Il a conclu à sa réforme en ce sens que la décision du tribunal soit confirmée dans son intégralité, subsidiairement, à l'annulation de cet arrêt et au renvoi de la cause à l'instance précédente pour nouvelle décision dans le sens des considérants.
Les demandes d'assistance judiciaire et d'effet suspensif présentées par le recourant ont été rejetées par ordonnance du 6 mai 2025.
L'employeuse (ci-après: l'intimée) et la cour cantonale n'ont pas été invitées à se déterminer sur le fond.

Considérant en droit :

1.

Les conditions de recevabilité du recours en matière civile sont réalisées sur le principe, notamment celles afférentes à la valeur litigieuse minimale de 15'000 fr. (art. 74 al. 1 let. a LTF) et au délai de recours (art. 100 al. 1 LTF).

2.

2.1. Le recours en matière civile peut être exercé pour violation du droit fédéral (art. 95 let. a LTF). Le Tribunal fédéral applique le droit d'office (art. 106 al. 1 LTF). Eu égard, toutefois, à l'exigence de motivation qu'impose l'art. 42 al. 2 LTF, sous peine d'irrecevabilité (art. 108 al. 1 let. b LTF), il n'examine que les griefs invoqués, sauf en cas d'erreurs juridiques manifestes (ATF 140 II 115 consid. 2). Le recourant doit discuter les motifs de la décision entreprise et indiquer précisément en quoi il estime que l'autorité précédente a méconnu le droit (ATF 140 III 86 consid. 2).

2.2. Le Tribunal fédéral statue sur la base des faits établis par l'autorité précédente (art. 105 al. 1 LTF). Il ne peut s'en écarter que si ces faits ont été établis de façon manifestement inexacte - ce qui correspond à la notion d'arbitraire au sens de l'art. 9 Cst. (ATF 140 III 115 consid. 2; 137 I 58 consid. 4.1.2; 137 II 353 consid. 5.1) - ou en violation du droit au sens de l'art. 95 LTF (art. 105 al. 2 LTF), et si la correction du vice est susceptible d'influer sur le sort de la cause (art. 97 al. 1 LTF).
La critique de l'état de fait retenu est soumise au principe strict de l'allégation énoncé par l'art. 106 al. 2 LTF (ATF 140 III 264 consid. 2.3 et les références citées). La partie qui entend attaquer les faits constatés par l'autorité précédente doit expliquer clairement et de manière circonstanciée en quoi ces conditions seraient réalisées (ATF 140 III 16 consid. 1.3.1 et les références citées). Si la critique ne satisfait pas à ces exigences, les allégations relatives à un état de fait qui s'écarterait de celui de la décision attaquée ne pourront pas être prises en considération (ATF 140 III 16 consid. 1.3.1).
En matière d'appréciation des preuves, le Tribunal fédéral se montre réservé, vu le large pouvoir qu'il reconnaît en ce domaine aux autorités cantonales. Il n'intervient, du chef de l'art. 9 Cst., que si le juge du fait n'a manifestement pas compris le sens et la portée d'un moyen de preuve, a omis sans raisons objectives de tenir compte des preuves pertinentes ou a effectué, sur la base des éléments recueillis, des déductions insoutenables (ATF 140 III 26 consid. 2.3). L'arbitraire ne résulte pas du seul fait qu'une autre solution serait concevable, voire préférable (ATF 137 III 226 consid. 4.2; 136 III 552 consid. 4.2).

3.

En premier lieu, le recourant reproche à la cour cantonale d'avoir constaté les faits arbitrairement et d'avoir violé les principes en matière de fardeau de la preuve, en rejetant ses prétentions à titre d'heures supplémentaires.

3.1. Les juges cantonaux ont retenu qu'il n'était pas établi que l'employeuse avait envoyé à son employé le bulletin de salaire du mois de mars 2020 indiquant des heures supplémentaires, de sorte qu'on aurait pu penser qu'elle en avait ratifié le contenu. Au contraire, à lire le courriel du 17 avril 2020 envoyé par la comptable de la société et destiné à l'employeuse, il s'agissait d'un projet de bulletin de salaire que la comptable avait préparé à réception des décomptes d'heures supplémentaires que l'employé lui avait transmis, et que la comptable avait soumis à l'employeuse. L'employé a produit ce courriel, indiquant qu'il lui aurait été adressé. Il l'avait donc reçu et avec lui, par ce biais seulement, le bulletin de salaire du mois de mars 2020, qui n'était donc qu'un projet soumis pour approbation à l'employeuse. Aucune preuve ne permettait de retenir qu'elle aurait admis ce décompte. Le fait que la comptable ait préparé un projet à son attention, sur la seule base des informations données par l'employé, sans aucune vérification de l'existence des heures supplémentaires déclarées, de leur nécessité, et donc de l'obligation de les indemniser, ne saurait suffire pour retenir que l'employeuse aurait admis un tel décompte. Il ne saurait non plus démontrer qu'elle aurait connu avant ce courriel l'existence de ces heures supplémentaires. L'employé avait d'ailleurs indiqué lors de son audition qu'il avait transmis des informations à la fiduciaire, et non que celle-ci, au nom de l'employeuse, notamment après les lui avoir soumises, les avait admises comme avérées. Au contraire, on constatait que le courriel du 17 avril 2020, qui comprenait donc une proposition de la comptable, n'avait jamais été suivi d'un accord de l'employeuse s'agissant du principe et de la quotité des heures supplémentaires. Dans ce cas, on ne saurait retenir un accord de l'employeuse concernant les heures supplémentaires indiquées par l'employé à la comptable. Le fait qu'il avait formulé à nouveau des prétentions en paiement d'heures supplémentaires dans un courrier du 21 avril 2020 ne démontrait pas plus un accord de l'employeuse.
Pour le surplus, le dossier ne comprenait pas d'allégués, attestés par des preuves, permettant de retenir comme établis que (1) l'employé aurait effectué des heures supplémentaires, (2) leur quotité, (3) que celles-ci auraient été annoncées en temps utile à l'employeuse, respectivement auraient été connues ou dû être connues alors que la période litigieuse portait de 2017 à 2020 et (4) qu'elles auraient été nécessaires.
La cour cantonale a ainsi retenu que l'employé aurait dû supporter l'échec du fardeau de la preuve qui lui incombait en la matière. Ses prétentions en paiement d'heures supplémentaires devaient donc être rejetées.

3.2. Le recourant commence par affirmer que vu le courriel reçu par l'intimée le 17 avril 2020, elle avait connaissance des heures supplémentaires effectuées; le fait que la comptable les a indiquées sur le bulletin de salaire de mars 2020 transmis par ce courriel, avant même qu'il ne les réclame, montrait qu'elles étaient connues de l'intimée. Or, le recourant, qui se limite à opposer sa propre appréciation des preuves à celle effectuée par la cour cantonale, ne parvient pas à démontrer qu'elle aurait versé dans l'arbitraire en retenant que l'intimée avait seulement eu connaissance de ces heures supplémentaires par le courriel du 17 avril 2020, et non auparavant. En particulier, il ressort du contenu de ce courriel que la comptable s'est uniquement fondée sur le nombre d'heures supplémentaires que lui avait communiqué le recourant pour établir le bulletin de salaire précité, et non sur de quelconques indications de l'intimée.
Le recourant conteste ensuite que ce bulletin de salaire de mars 2020 n'ait été qu'un projet pour approbation, en soutenant qu'il avait été mis en copie du courriel contenant ce bulletin. Il ajoute que l'intimée n'avait apporté aucune preuve qu'elle s'était opposée aux heures supplémentaires mentionnées; l'absence de toute autre fiche de salaire pour le mois de mars 2020 excluant ces heures confirmait qu'elle avait accepté le décompte qu'il avait soumis, et qu'il ne s'agissait pas d'un simple projet. Encore une fois, le recourant propose sa propre appréciation des preuves, sans parvenir à démontrer que celle opérée par les juges cantonaux, retenant que le bulletin de salaire précité ne constituait qu'un projet de la comptable fondé sur les déclarations du recourant, serait arbitraire. Leur motivation est détaillée et convaincante, s'agissant particulièrement du fait que le courriel précité n'a été suivi d'aucun accord de l'intimée concernant ces heures. Quoi qu'il en soit, l'arbitraire ne résulte pas du seul fait qu'une autre solution serait concevable. Au surplus, il appartient bien au travailleur de prouver, notamment, qu'il a accompli des heures supplémentaires (art. 8 CC; ATF 129 III 171 consid. 2.4; arrêt 4A_662/2024 du 8 avril 2025 consid. 3.1).
Enfin, le recourant se base sur ses précédents griefs pour faire valoir que ces heures supplémentaires lui étaient dues. Cela ne peut qu'être écarté.
Ainsi, la cour cantonale n'a ni versé dans l'arbitraire, ni violé le droit fédéral, en rejetant les prétentions du recourant en rétribution d'heures supplémentaires.

4.

En second lieu, le recourant dénonce un établissement arbitraire des faits et une violation de l'art. 327a CO, dans la mesure où la cour cantonale a retenu que l'intimée n'avait pas à lui rembourser les frais de 9'979 fr. 95 mentionnés dans le décompte "frais payés pour A.________ 2017 à 2020". Il reproche à la cour cantonale d'avoir considéré à tort qu'il s'agissait de frais privés. Par ailleurs, il les avait effectivement supportés, puisqu'ils avaient été déduits de sa rémunération.

4.1. La cour cantonale a relevé que l'employé n'avait pas payé lui-même les frais professionnels de 9'979 fr. 95 dont il demandait le remboursement, de sorte qu'un versement par l'employeuse était exclu. En revanche, se posait la question de savoir si elle pouvait déduire, comme le proposait le projet de bulletin de salaire de mars 2020, du salaire et des montants réclamés à titre d'heures supplémentaires, une somme à titre de remboursement de frais professionnels. L'employé n'avait pas demandé le paiement de son salaire pour le mois de mars 2020, de sorte que l'on pouvait retenir que cette somme lui avait été versée, à tout le moins qu'elle n'était plus litigieuse. Pour le surplus, dès lors que les montants réclamés à titre d'heures supplémentaires étaient supérieurs au montant réclamé à titre de remboursement de frais professionnels, et que les premiers montants n'étaient pas dus, la question de savoir si l'employeuse pouvait déduire les seconds ne se posait plus. Comme cette dernière ne concluait plus, en appel, à l'octroi d'un tel montant, il n'y avait pas à réexaminer cette question. Dans ces conditions, l'employeuse n'avait pas à rembourser à l'employé des frais qu'elle avait elle-même assumés et qui n'avaient finalement jamais été déduits des montants dus à l'employé.

4.2. Force est de constater que, contrairement à ce qu'affirme le recourant, la cour cantonale n'a pas retenu que les frais précités relèveraient de frais privés.
Le recourant soutient encore que, même si ces frais professionnels ont été réglés avec la carte de crédit de la société, c'est lui qui les a supportés, puisqu'ils ont été déduits de sa rémunération, comme en attestait son bulletin de salaire de mars 2020. Or, il ne conteste pas, ou du moins pas valablement, les développements de la cour cantonale à propos du projet de ce bulletin, selon lesquels le salaire pour le mois de mars 2020 avait été versé, ou à tout le moins n'était plus litigieux, et que seuls demeuraient les montants correspondant aux heures supplémentaires, qui n'avaient au final pas à lui être payés. Dans ces conditions, on ne peut que constater que le recourant n'a pas supporté lui-même ces frais, puisqu'ils ont été payés au moyen de la carte de crédit de l'entreprise et qu'ils n'ont pas été déduits de montants auxquels il avait droit (cf. consid. 3.2 et 4.1 supra).
Les griefs du recourant ne peuvent qu'être rejetés, pour autant que recevables.

5.

En définitive, le recours, manifestement mal fondé aux termes de l'art. 109 al. 2 let. a LTF, doit être rejeté, dans la mesure de sa recevabilité.
Le recourant, qui succombe, prendra en charge les frais judiciaires (art. 66 al. 1 LTF). Il versera en outre une indemnité de dépens à l'intimée pour ses déterminations sur la requête d'effet suspensif (art. 68 al. 1 et 2 LTF).

Par ces motifs, le Tribunal fédéral prononce :

1.

Le recours est rejeté, dans la mesure où il est recevable.

2.

Les frais judiciaires, arrêtés à 1'000 fr., sont mis à la charge du recourant.

3.

Le recourant versera à l'intimée une indemnité de 300 fr. à titre de dépens.

4.

Le présent arrêt est communiqué aux parties et à la Cour d'appel civile du Tribunal cantonal du canton de Vaud.

Lausanne, le 7 juillet 2025

Au nom de la I re Cour de droit civil
du Tribunal fédéral suisse

Le Président : Hurni

La Greffière : Raetz