Datum der Kundmachung

06.06.2007

Fundstelle

LGBl Nr 37/2007

Bundesland

Salzburg

Kurztitel

Bezirkshauptmannschaften-Geschäftsordnung

Text

37. Verordnung der Landeshauptfrau von Salzburg vom 23. Mai 2007, mit der die Geschäftbesorgung der Bezirkshauptmannschaften geregelt wird (Bezirkshauptmannschaften-Geschäftsordnung)

Auf Grund des § 5 Abs 1 des Gesetzes vom 19. Mai 1976, LGBl Nr 59, über die Einrichtung und Geschäftsführung der Bezirkshaupt-mannschaften im Lande Salzburg in der geltenden Fassung wird verordnet:

Grundsätzliches

§ 1

(1) Die der Bezirkshauptmannschaft zukommenden Aufgaben (§ 2) sind im Geiste ordnender und gegenüber der Allgemeinheit dienender Funktion nach den Geboten der Höflichkeit und Hilfsbereitschaft zu erfüllen. Außer der Besorgung der Aufgaben im behördlichen und wirtschaftlichen Bereich hat die Bezirkshauptmannschaft auch beratend und nach Möglichkeit helfend zu wirken.

(2) Die besonderen Anliegen von Frauen und Männern sollen, soweit dies in Betracht kommt, im Sinn der von der Landesregierung beschlossenen Strategie Gender-Mainstreaming von Beginn an in die Vorbereitung und Umsetzung aller Maßnahmen einbezogen werden.

(3) Für den Parteienverkehr bei der Bezirkshauptmannschaft ist im Rahmen des Dienstplans ausreichende Zeit sicherzustellen.

Aufgaben und Gliederung der Bezirkshauptmannschaft

§ 2

(1) Die Bezirkshauptmannschaft hat unter der Leitung des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau in Unterordnung unter der Landesregierung Aufgaben der Landesverwaltung, in Unterordnung unter dem Landeshauptmann oder der Landeshauptfrau Aufgaben der mittelbaren Bundesverwaltung und in Unterordnung unter der Sicherheitsdirektion Aufgaben der staatlichen Sicherheitsverwaltung zu besorgen. Im Bereich der Privatwirtschaftsverwaltung des Landes können ihr von der Landesregierung und im Bereich der Privatwirtschaftsverwaltung des Bundes vom Landeshauptmann oder von der Landeshauptfrau Aufgaben übertragen werden.

(2) Die Bezirkshauptmannschaft hat nach Maßgabe bundes- oder landesrechtlicher Vorschriften dadurch eingerichteten Sonderverwaltungsbehörden die notwendigen Hilfskräfte und Hilfsmittel beizustellen.

(3) Die Bezirkshauptmannschaft gliedert sich in Gruppen.

(4) Im Einzelnen werden die Gliederung der Bezirkshauptmannschaft und die Aufteilung der der Bezirkshauptmannschaft zukommenden Aufgaben auf die Gruppen durch eine vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau mit Zustimmung des Landeshauptmannes oder der Landeshauptfrau zu erlassende Geschäftseinteilung festgelegt.

Vertretung der Bezirkshauptmannschaft nach außen

§ 3

Die Bezirkshauptmannschaft wird durch den Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau oder nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung durch einzelne der Bezirkshauptmannschaft zugeteilte Bedienstete vertreten.

Bezirkshauptmann bzw Bezirkshauptfrau

§ 4

(1) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau ist der Leiter bzw die Leiterin der Bezirkshauptmannschaft. Er oder sie ist der bzw die Vorgesetzte aller Bediensteten der Bezirkshauptmannschaft.

(2) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau ist von der Landesregierung zu bestellen und muss ein rechtskundiger Landesbeamter bzw eine rechtskundige Landesbeamtin sein.

(3) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau ist dem Landeshauptmann oder der Landeshauptfrau und dem Landesamtsdirektor oder der Landesamtsdirektorin für eine einheitliche und geordnete Besorgung der der Bezirkshauptmannschaft zukommenden Aufgaben verantwortlich.

(4) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat mit Genehmigung des Landeshauptmannes oder der Landeshauptfrau einen geeigneten rechtskundigen Beamten oder eine geeignete rechtskundige Beamtin der Bezirkshauptmannschaft zu bestimmen, die je nach Anordnung des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau berufen sind, ihn bzw sie im Fall der Verhinderung zu vertreten (Stellvertreter oder Stellvertreterin). Der Stellvertreter oder die Stellvertreterin hat im Sinn des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau, aber im eigenen Namen zu handeln und hat während der Dauer der Vertretung die gleichen Rechte und die gleiche Verantwortung wie der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau. Bezirkshauptmann oder Bezirkshauptfrau und Stellvertreter oder Stellvertreterin haben einander über die wesentlichen Umstände im Aufgabenbereich zu informieren.

(5) Für den Fall der gleichzeitigen Verhinderung sowohl des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau wie auch des Stellvertreters oder der Stellvertreterin kann der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau mit Zustimmung des Landesamtsdirektors oder der Landesamtsdirektorin einen rechtskundigen Bediensteten oder eine rechtskundige Bedienstete der Bezirkshauptmannschaft mit der Leitung der Bezirkshauptmannschaft im Sinn des Bezirkshauptmannes bzw der Bezirkshauptfrau, und zwar nach dessen bzw deren Weisungen oder ansonsten in eigener Verantwortung, beauftragen.

Leitungsaufgaben des Bezirkshauptmannes oder der

Bezirkshauptfrau

§ 5

(1) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat für die Erfordernisse für eine gesetzmäßige, zweckmäßige, sowie möglichst einfache, rasche, sparsame und effiziente Besorgung der der Bezirkshauptmannschaft zukommenden Aufgaben zu sorgen.

(2) Zur Unterstützung des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau in der Leitung des inneren Dienstes der Bezirkshauptmannschaft ist der Bezirkssekretär oder die Bezirkssekretärin bestimmt.

(3) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat die der Bezirkshauptmannschaft zukommenden Aufgaben unter Bedachtnahme auf die Geschäftseinteilung sowie auf eine möglichst gleichmäßige Arbeitsbelastung nach sachlichen Gesichtspunkten auf Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen (§ 7) zu übertragen. Die übertragenen Aufgaben sind in Stellenbeschreibungen schriftlich festzulegen. Bei Erstellung und Abänderung einer Stellenbeschreibung sind der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin und die Zwischenvorgesetzten anzuhören. Die Stellenbeschreibungen sind dem Landesamtsdirektor oder der Landesamtsdirektorin zur Kenntnis zu bringen oder jederzeit zugänglich zu machen.

(4) Soweit sich der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau Sachgebiete zur eigenen Bearbeitung vorbehält, hat er bzw sie den Umfang dieser Sachgebiete wie in der Stellenbeschreibung eines Sachbearbeiters bzw einer Sachbearbeiterin auszuweisen.

(5) Nicht in einer Stellenbeschreibung festgelegte Aufgaben sind vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin durch Einzelauftrag zu übertragen. Für die Erteilung und Erfüllung des Einzelauftrages gelten dieselben Bestimmungen wie für die Festlegung und Wirkung einer Stellenbeschreibung.

(6) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat für die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben insbesondere durch die Ausübung der Dienstaufsicht und durch die Festlegung von Grundsätzen für die fachlichen Entscheidungen unter Mitwirkung der dadurch betroffenen Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterinnen zu sorgen.

(7) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat die Erfüllung der der Bezirkshauptmannschaft zukommenden, unaufschiebbaren Aufgaben einschließlich die Setzung unaufschiebbarer Maßnahmen auch außerhalb der Amtsstunden sicherzustellen. Zu diesem Zweck hat der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau

Gruppenleiter und -leiterinnen

§ 6

(1) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau hat mit Zustimmung des Landesamtsdirektors oder der Landesamtsdirektorin für jede Gruppe einen Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin als Gruppenleiter bzw Gruppenleiterin zu bestimmen.

(2) Dem Gruppenleiter oder der Gruppenleiterin obliegen neben der Besorgung seiner bzw ihrer Sachaufgaben die fachliche Leitung der in dieser Gruppe tätigen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen und sonstigen Bediensteten und die Dienstaufsicht in jenen Angelegenheiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Erfüllung der der Gruppe zukommenden fachlichen Aufgaben stehen.

Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen

§ 7

Bedienstete, die auf Grund ihrer Aus- und Weiterbildung sowie auf Grund ihrer sonstigen dienstlichen Fähigkeiten die Gewähr für eine ordnungsgemäße Wahrnehmung von der Bezirkshauptmannschaft obliegenden Aufgaben bieten, sind vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau als Sachbearbeiter bzw Sachbearbeiterin zu bestimmen. Die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen sind nach Maßgabe ihrer Stellenbeschreibungen und unbeschadet ihrer Informationspflicht gemäß § 14 Abs 2 mit der selbstständigen und eigenverantwortlichen Besorgung der ihnen übertragenen Aufgaben betraut.

Besorgung der Geschäfte

§ 8

(1) Die Aufgaben der Bezirkshauptmannschaft sind vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau sowie von den Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen und den sonstigen Bediensteten in den Gruppen zu besorgen. Die Aufgabenzuweisung ergibt sich aus der Geschäftseinteilung, den Stellenbeschreibungen und Einzelaufträgen.

(2) Die in einer Stellenbeschreibung festgelegten Aufgaben sind - von den Fällen der Ersatzvornahme (Abs 3), des ausnahmsweisen Ansichziehens durch einen Vorgesetzten oder eine Vorgesetzte (Abs 4), der Stellvertretung (§ 9) und der kurzfristigen außergewöhnlichen Arbeitsbelastung abgesehen - grundsätzlich selbstständig durch den Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin zu besorgen. Dabei ist auf die Einhaltung der Informations-pflichten gemäß § 14 besonders Bedacht zu nehmen. Will der oder die Vorgesetzte auf die Aufgabenbesorgung eines Sachbearbeiters oder einer Sachbearbeiterin Einfluss nehmen, hat er bzw sie diesen bzw diese anzuhören und dessen bzw deren Auffassungen und Erwägungen sorgfältig zu prüfen. Teilt der oder die Vorgesetzte die Auffassungen und Erwägungen des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin nicht und erteilt er oder sie diesem bzw dieser eine Weisung, kann diese vom Sachbearbeiter bzw von der Sachbearbeiterin aktenkundig gemacht werden.

(3) Wenn ein Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin eine Angelegenheit trotz Aufforderung ohne zwingenden Grund nicht erledigt oder einer Weisung nicht nachkommt sowie bei Gefahr im Verzug hat der oder die unmittelbar Vorgesetzte die Angelegen-heit selbst zu erledigen oder einen anderen Sachbearbeiter oder eine andere Sachbearbeiterin mit der Erledigung zu beauftragen.

(4) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau und Zwischenvorgesetzte können nach Verständigung des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin die Bearbeitung eines Geschäftsfalles an sich ziehen, wenn ihnen dies durch Weisung aufgetragen ist oder es sich um einen Geschäftsfall von grundsätzlicher Bedeutung handelt.

(5) Die Besorgung der Aufgaben hat im Rahmen der bundes- und landesrechtlichen Vorschriften sparsam, zielgerichtet und unter dem Gesichtspunkt einer ständigen Vereinfachung und Beschleunigung des Arbeitsablaufs zu erfolgen. Diesbezügliche Vorschläge sind nach Möglichkeit zu verwirklichen.

(6) Führen solche Vorschläge zu grundlegenden Verbesserungen im Arbeitsablauf, sind sie in entsprechender Weise besonders anzuerkennen.

Stellvertretung der Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen

§ 9

(1) Für den Fall der Verhinderung eines Sachbearbeiters oder einer Sachbearbeiterin hat der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau in geeigneter Weise für die Vertretung zu sorgen. Wird eine Stellvertretung allgemein vorausbestimmt, ist sie in den Stellenbeschreibungen des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin ersichtlich zu machen.

(2) Der Stellvertreter oder die Stellvertreterin hat im Sinn des vertretenen Sachbearbeiters oder der vertretenen Sachbearbeiterin, aber im eigenen Namen und in eigener Verantwortung zu handeln.

(3) Der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin und der Stellvertreter oder die Stellvertreterin haben einander über die wesentlichen Umstände im Aufgabenbereich zu informieren.

Einweisung

§ 10

Bedienstete, die neu eintreten oder denen ein neues Aufgabengebiet zugewiesen werden soll, sind darin in geeigneter Weise von dem oder der unmittelbar Vorgesetzten oder einem oder einer von diesem bzw dieser bestimmten Bediensteten einzuweisen.

Zuleitung der Geschäftsstücke

§ 11

(1) Die einlangenden Geschäftsstücke sind nach den Weisungen des Bezirkshauptmannes oder der Bezirkshauptfrau den zuständigen Gruppen zuzuleiten.

(2) Innerhalb jeder Gruppe sind die Geschäftsstücke vom Gruppenleiter oder von der Gruppenleiterin nach Maßgabe der Stellenbeschreibungen auf die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen aufzuteilen.

Unterzeichnung der Geschäftsstücke

§ 12

(1) Die Geschäftsstücke sind von den Sachbearbeitern oder Sachbearbeiterinnen nach Maßgabe ihrer Stellenbeschreibung zu unterzeichnen.

(2) Der Bezirkshauptmann oder die Bezirkshauptfrau und die Zwischenvorgesetzten haben jene Angelegenheiten allgemein und schriftlich zu bestimmen, in denen sie sich die Unterzeichnung der Erledigungsentwürfe wegen der grundsätzlichen Bedeutung ihres Inhaltes oder aus Gründen der Vertretung der Bezirkshauptmannschaft gegenüber Oberbehörden und vorgesetzten Organen vorbehalten.

(3) Erledigungsentwürfe gemäß Abs 2 sind vom zuständigen Sachbearbeiter oder von der zuständigen Sachbearbeiterin zu paraphieren und im Dienstweg zur Unterzeichnung weiterzuleiten.

(4) Die Formen der Unterzeichnung sind in der Kanzleiordnung geregelt.

Zielsetzung

§ 13

(1) Wenn dies für die Wahrnehmung der Aufgaben der Bezirkshauptmannschaft zweckmäßig ist, sind vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau den Gruppenleitern und Gruppenleiterinnen und von diesen den sonstigen Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen Schwerpunkte in sachlicher und zeitlicher Hinsicht als Ziele vorzugeben.

(2) Die Ziele sind unter Anhörung der betroffenen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen mündlich oder, wo dies zur Klarstellung oder Überprüfung erforderlich ist, schriftlich festzulegen. Die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen haben bei ihrer Anhörung Zielvorschläge zu erstatten.

Information

§ 14

(1) Der oder die Vorgesetzte hat die unmittelbar nachgeordneten Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen über alle für deren ordnungsgemäße Aufgabenbesorgung erheblichen Umstände zu informieren.

(2) Jeder Sachbearbeiter und jede Sachbearbeiterin hat den unmittelbar Vorgesetzten oder die unmittelbar Vorgesetzte über die Vorgänge in seinem bzw ihrem Geschäftsbereich umfassend und zeitgerecht zu informieren, damit dieser bzw diese den für die Erfüllung seiner bzw ihrer fachlichen und führungsmäßigen Aufgaben erforderlichen Überblick über den gesamten ihm bzw ihr nachgeordneten Bereich erhält. Der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin muss den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte über jeden von ihm bzw ihr bearbeiteten Geschäftsfall informieren können und über Aufforderung informieren. Zu diesem Zweck kann im Einzelfall angeordnet werden, dass die vom Sachbearbeiter oder von der Sachbearbeiterin verfassten Erledigungen unbeschadet seiner bzw ihrer Unterzeichnungsbefugnis vor Abfertigung dem oder der Vorgesetzten zur Einsicht vorgelegt werden.

(3) Die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen haben einander über die für die Besorgung ihrer Aufgaben erheblichen Umstände zu informieren.

Dienstaufsicht

§ 15

(1) Die Dienstaufsicht obliegt unbeschadet der Überwachung durch sonstige Vorgesetzte dem oder der unmittelbar Vorgesetzten und besteht in der Kontrolle der fachlichen und führungsmäßigen Aufgabenbesorgung unter Bedachtnahme auf die festgelegten Ziele sowie in der Überwachung der Einhaltung der allgemeinen Dienstpflichten. Die Einhaltung der allgemeinen Dienstpflichten ist zusätzlich durch den Bezirkssekretär oder die Bezirkssekretärin zu überwachen.

(2) Die Dienstaufsicht hat, soweit in besonderen Vorschriften nicht anderes vorgesehen ist, stichprobenartig zu erfolgen.

(3) Wenn bei der Kontrolle eines oder einer nicht unmittelbar nachgeordneten Bediensteten der oder die Zwischenvorgesetzte nicht ohnedies anwesend war, ist dieser bzw diese von den wesentlichen Feststellungen der Kontrolle sobald wie möglich in Kenntnis zu setzen.

(4) Bei Ausübung der Dienstaufsicht sind nicht nur Mängel festzustellen und zu beheben sowie richtige Handlungsweisen festzulegen, sondern auch vorbildliche Leistungen ausdrücklich anzuerkennen.

Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen-Besprechung

§ 16

Zum Zweck der Ermittlung und Festlegung der Ziele, der Information und der gemeinsamen Erörterung von Fragen, die sich aus der Aufgabenbesorgung ergeben, sind vom Bezirkshauptmann oder von der Bezirkshauptfrau mit den Gruppenleitern und Gruppenleiterinnen regelmäßig Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen-Besprechungen abzuhalten. Unter denselben Voraussetzungen haben auch die Gruppenleiter und Gruppenleiterinnen Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen-Besprechungen abzuhalten.

Inkrafttreten

§ 17

(1) Diese Verordnung tritt mit 1. Juli 2007 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die Bezirkshauptmannschaften-Geschäftsordnung, LGBl Nr 102/1976, in der Fassung der Verordnungen LGBl Nr 84/1997 und 71/2001 außer Kraft.

(3) Die Zustimmung des Landesamtsdirektors oder der Landesamtsdirektorin zu den gemäß § 5 Abs 7 Z 2 zu bezeichnenden Aufgaben und Festlegungen betreffend die Weiterführung der Geschäfte ist längstens innerhalb von drei Monaten nach dem im Abs 1 bestimmten Zeitpunkt einzuholen.

Die Landeshauptfrau:

Burgstaller