TRIBUNAL CANTONAL
PT14.048085-161965
342
cour d’appel CIVILE
Arrêt du 9 août 2017
Composition : M. Abrecht, président
MM. Kaltenrieder et Perrot, juges Greffière : Mme Pache
Art. 44 al. 1, 97 al. 1 CO ; 129 CPC ; 38 al. 1 CDPJ
Statuant sur l’appel interjeté par C.________, à Sudburry Hill (GB), contre le jugement rendu le 7 juin 2016 par le Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne dans la cause divisant l’appelant d’avec W.________SA, à [...], la Cour d’appel civile du Tribunal cantonal considère :
En fait :
A. Par jugement du 7 juin 2016, dont les considérants écrits ont été envoyés aux parties pour notification le 10 octobre 2016, le Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne a prononcé que C.________ devait paiement à W.SA d’un montant de 80'000 fr., avec intérêt à 5 % l’an dès le1er septembre 2013 (I), que les frais judiciaires, arrêtés à 7'230 fr., étaient mis à la charge de C. (II), que C.________ rembourserait à W.SA la somme de 7'230 fr. versée au titre de son avance des frais judiciaires, à savoir l’émolument de décision par 7'000 fr. et les frais d’assignation et d’audition des témoins par 230 fr. (III), que C. rembourserait à W.SA la somme de 900 fr. versée au titre des frais de la procédure de conciliation (IV) et que C. verserait à W.________SA la somme de 7'500 fr. à titre de dépens (V).
En droit, les premiers juges ont considéré que les parties étaient liées par un contrat d'hébergement portant sur 400 nuitées et intégrant une peine conventionnelle applicable en cas d'annulation par C.________ dans les 30 jours précédant le début de cette location. Cette peine conventionnelle portait sur un montant équivalant à 90 % du revenu estimé de la location des 400 nuitées. Selon les premiers juges, pour savoir si la demanderesse était en droit de se prévaloir de la clause pénale à l’encontre du défendeur, il y avait lieu de déterminer si une annulation de la réservation avait eu lieu et, le cas échéant, quand elle était intervenue. Ils ont relevé qu’il ressortait de l’instruction et des pièces produites que, contrairement à ce que soutenait le défendeur, celui-ci n’avait pas annulé la réservation en question par courriel du 26 juin 2013, mais que ce n’était qu’au terme de plusieurs jours de négociations après cette date que l’annulation avait été exigée. Ainsi, les premiers juges ont retenu que l’annulation de la réservation par le défendeur était intervenue dans la période des trente jours précédant le début de l’événement. En outre, l’argument du défendeur relatif aux acomptes n’était pas relevant puisque, même s’il n’avait versé que le premier acompte prévu dans l’échéancier, il avait poursuivi les discussions avec la demanderesse jusqu’au 8 juillet 2013. Selon les premiers juges, il ne pouvait ainsi se prévaloir de bonne foi de l’invalidité du contrat. Les premiers juges ont en outre écarté une éventuelle faute de la demanderesse, relevant que le défendeur ne l’avait pas établie et qu’au demeurant, elle avait tout mis en œuvre pour satisfaire les demandes de celui-ci, qui s’étaient toutefois révélées démesurées par rapport à sa capacité d’accueil, ce qui ne pouvait lui être reproché. Dans ces circonstances, la pénalité de 90'000 fr. correspondant aux 90 % de la somme de 100'000 fr prévue contractuellement était due par le défendeur. Ce dernier ayant versé un acompte de 10'000 fr. le 21 mai 2013, il restait devoir la somme de 80'000 fr. à la demanderesse.
B. a) Par acte du 10 novembre 2016, C.________ a interjeté appel contre le jugement précité, en concluant, sous suite de frais, à sa réforme en ce sens que, principalement, la demande de W.________SA soit rejetée et, subsidiairement, qu’il doive paiement à W.________SA d’un montant de 20'000 fr. avec intérêt à 5 % l’an dès le 1er septembre 2013. Plus subsidiairement encore, l’appelant a conclu à l’annulation du jugement entrepris et au renvoi de la cause aux premiers juges pour nouvelle décision dans le sens des considérants.
b) Par réponse du 15 février 2017, W.________SA a conclu, sous suite de frais, au rejet de l’appel, le jugement rendu le 7 juin 2016 étant confirmé.
C. La Cour d'appel civile retient les faits pertinents suivants, sur la base du jugement complété par les pièces du dossier :
La demanderesse W.SA est une société anonyme de droit suisse dont le siège est à [...] et dont le but direct ou indirect est l’exploitation, la fourniture de conseil ou le financement en vue des entreprises hôtelières et gastronomiques. A ce titre, la demanderesse exploite notamment l’hôtel T., sis à [...].
Le défendeur C.________ a été l’organisateur d’un festival religieux hindou dénommé « [...] » (ci-après : le Festival). A ce titre, il a retenu l’hôtel [...] comme site du Festival.
Les 17 et 20 mai 2013, les parties ont signé un contrat portant sur l’organisation du Festival.
a) Ce contrat prévoyait notamment la réservation d’un certain nombre de chambres et de salles de conférence ainsi que le service des repas et boissons des participants au Festival.
La demanderesse s’est engagée à mettre à disposition du défendeur cinquante chambres (« Sponsors Rooms ») pour une durée de huit jours (du 27 juillet au 3 août 2013), soit quatre cents nuitées au total. Le revenu de la location de ces quatre cents nuitées était estimé à 100'000 francs.
Septante autres chambres (« Pick up block ») étaient également réservées pour toute la durée du Festival, soit cinq cent soixante nuitées au total. Cet aspect du contrat ne fait toutefois pas l’objet de la présente procédure.
Les tarifs de location des chambres comprises parmi les « Sponsors Rooms » étaient identiques à ceux pratiqués pour les chambres du « Pick up block », soit 250 fr. par chambre et par nuit.
Dans la rubrique « Billing, master account and deposit arrangements », le contrat prévoyait que les participants au Festival étaient responsables du paiement de leurs propres frais, à savoir notamment l’hébergement, les repas et les frais accessoires (« We understand that the attendees of your group will be responsible for all their own charges, that is room, tax, meals, service and incidental charges. Individual guest accounts are payable at check out by cash or credit card. Sponsor will not be responsible for outstanding accounts [if any] not settled by any attendee for any reason »). Cette rubrique prévoyait en outre, en caractères gras, que le défendeur se portait garant du paiement des quatre cents nuitées (« Mr. C.________ […] will be guaranteeing for 400 room nigths over the entire period »).
b) En page 4 du contrat, il était prévu que le défendeur verserait d’avance à la demanderesse le montant de 100'000 fr., soit 10'000 fr. à la signature du contrat, 35'000 fr. le 15 juin 2013 au plus tard et 35'000 fr. le 30 juin 2013 au plus tard et que, à défaut de versement dans les délais prévus, la réservation serait considérée comme annulée de la part du groupe du défendeur (« will be considered a cancellation by your group »), ce dernier étant alors responsable de payer les montants tels que décrits dans les conditions d’annulation (« you shall be liable for amounts as described in the cancellation provisions »).
c) Enfin, le contrat prévoyait que, pour le cas où une annulation interviendrait moins de trente jours avant l’arrivée des participants, le défendeur devrait payer un montant correspondant aux 90 % du total des revenus estimés à 100'000 francs. Cette clause avait la teneur suivante :
« Cancellation Policy
When you sign a Contract for a block of our rooms, your room nights are removed from our inventory and we consider the rooms sold. We then make financial commitments based on the revenues we expect to achieve from your full performance of the Contract. Cancellation of the entire group or slippage of your room block (« Attrition ») may expose us to substantial losses. Accordingly, you are subject to the Cancellation and Attrition Policies outlined below, which the parties intend as liquidated damages and not as a penalty.
At this time, we are holding 400 guaranteed room nights for your use over the event period, which will generate total revenues of CHF 100'000.00. This figure shall be referred to herein as the « Anticipated Total Room Night Revenue Figures ».
In the event of your group cancellation occurring 0 to 30 days prior to arrival, liquidated damages in the amount of ninety percent of the « Anticipated Room Night Revenue Figures » will be due, including taxes and service charges.
In the event of your group cancellation occurring 60 days to 31 days prior to arrival, liquidated damages in the amount of seventy percent of the « Anticipated Room Night Revenue Figures » will be due, including taxes and service charges.
In the event of your group cancellation occurring upon signature of the contract up to 61 days prior to arrival, liquidated damages in the amount of fifty percent of the « Anticipated Room Night Revenue Figures » will be due, including taxes and service charges. »
d) Le nombre exact de participants au Festival était inconnu au moment de la signature du contrat. L’annexe A portant la date du 15 mai 2013 prévoyait que 350 personnes devaient séjourner dans l’établissement de la demanderesse (« Attendance numbers : 350, currant estimate »), mais que ce chiffre serait actualisé une semaine avant le début du Festival (« This will be updated one week prior to the event »).
e) Selon le contrat signé par les parties, le Festival devait avoir lieu du 27 juillet au 4 août 2013.
Le contrat indiquait que les chambres destinées aux participants au Festival étaient réservées dès le samedi 27 juillet 2013 et jusqu’au 4 août 2013. Il était prévu que ceux-ci arrivent à l’hôtel T.________ le samedi 27 juillet dans la matinée.
Le 21 mai 2013, le défendeur a versé à la demanderesse un acompte de 10'000 fr., conformément au contrat.
Les autres acomptes prévus n’ont pas été versés.
Le 31 mai 2013, le défendeur a adressé à la demanderesse un courriel, dont il ressort notamment ce qui suit :
« (…) As discussed during our meeting and especially this morning, if it looks like the numbers are likely to swell, the lunch/dinner situation may need to be reviewed and we may have to have Plan A & Plan B in place. (…) ».
Par courriel du 24 juin 2013 envoyé à la demanderesse, le défendeur a écrit ce qui suit : « (…) As discussed, going by the response received in terms of the confirmed bookings at the T.________ and at the [...] plus the registrations received from those not staying either at the T.________ or at the [...], we feel that the likelihood of the numbers increasing well beyond the original expectations is very high. (…) Logistics of dealing with the numbers that had been estimated from the onset would totally be different to managing the logistics for the numbers that are now estimated to attend. (…) I read out the changes that we are uploading on the website and these are in line with the suggestion that you made. It was after taking all factors into account and after much deliberation we concluded that we may have to remain prepared for the possibility of a cancellation or a postponement as a last resort if this happens to be in the interest of all concerned under the given circumstances. Also, as explained, for prudence, I have considered it appropriate to flag these concerns with you at a time that when available options can be still be properly considered. (…) ».
a) Le 26 juin 2013, le défendeur a fait parvenir à la demanderesse un nouveau courriel, dont il ressort notamment ce qui suit : « (…) I had a good discussion with [...] this morning. [...] is very understanding on such matters but is also clear on one thing that no one coming to listen to him should be turned back for lack of space. (…) Whilst we consider the options over the next couple of days, in the event that [...] has to be either cancelled or postponed, that this email is taken as our formal notification to cancel the event for contractual purposes (60 days – 31 Days prior to arrival). In addition, we would like to cancel the 10% of the guaranteed rooms block under the attrition policy (within 1-3 months prior to arrival). Please note that this is being done for prudence just in case we fail in our efforts to find a mutually satisfactory solution and in such event to minimise our financial exposure. Having said that, in an effort to find a meaningful solution I have already spoken with [...] and [...]. [...] said that whilst the availability of the [...] Auditorium is doubtful, he would try and find out if [...] can work. (…) »
b) Entendu en qualité de témoin lors de l’audience du 10 mai 2016, [...], collaborateur auprès de la demanderesse à l’époque des faits, a déclaré se souvenir qu’à un moment donné, le défendeur a dit qu’il envisageait d’annuler l’événement, mais que l’équipe de la demanderesse avait tout mis en œuvre pour essayer de le maintenir : « (…) On a essayé de trouver une solution pour satisfaire les demandes de C.________. Pour lui, le nombre de participants à l’événement n’était pas clair. Nous avons essayé de trouver un deuxième lieu pour le cas où il y aurait beaucoup plus de participants. On a demandé à la maison des congrès et à [...] à [...] s’ils pouvaient accueillir l’événement. On nous a répondu positivement. Il m’a dit au téléphone qu’il allait mettre sur le site de l’événement que celui-ci allait être annulé. Cela c’était après nos demandes aux deux lieux précités (…) ». Le témoin a ajouté que, selon lui, la demanderesse avait fait tout ce qui était en son pouvoir pour que le Festival ait lieu.
Par courriel du 28 juin 2013, le défendeur a adressé à la demanderesse les lignes suivantes :
« (…) Further to my email of 26 June, I thank you for your call of even date and as ever, I appreciate your understanding of the issues that would arise as a direct consequence of the substantial increase in the numbers. (…) However, at the time of writing this email, I am assuming that for all practicalities involved, an alternative venue is perhaps a remote possibility and that we are all better off focussing our energies on the Loman and the points mentioned in my email of 24 June. To this end it would also prove useful to know more about the marquee you mentioned. (…) It goes without saying that concluding on all matters quickly is very much in mutual interest. I am a stickler for details and as such at this juncture I am keen to eliminate the ambiguities and ensure that all ‘i’s are dotted and the ‘t’s crossed. (…) For obvious reasons, cancellation or postponement of the event is not a desirable scenario for anyone. And at the same time, we cannot ignore the fact that the logistics for the numbers that we have to now remain prepared for are different to what they should be for the numbers envisaged at the onset. Prespects for cancellation can be oversome if these issues are addressed in a methodical way. I concur with you that this has to be accomplished as soon as possible. However, since you are away, the earliest that this can feasibly be tackled is on Monday. In the event that these matters cannot be resolved satisfactorily, I feel that the cancellation as set out in my email of 26 June 2013 would by default remain as stated. That said, I am convinced that none of these matters are insurmountable in view of the exemplary teamwork and the support that we have so far experienced from all concerned. On that note, we all thank you for your continued support and I look forward to hearing from you. (…) »
Dans un courriel adressé le 30 juin 2013 à la demanderesse, le défendeur s’est déclaré prêt à maintenir le Festival si la demanderesse parvenait à trouver une solution convenable pour l’accueil des participants :
« (…) As mentioned, to curtail the numbers, you may want to check out (…) for the preventative measures that we have already implemented. This is intended to work both ways – it should hopefully restrict the numbers going forward and in the highly unlikely event of a cancellation it should work as a prelude to cancellation. However, for the reasons that we both know of neither of us personally and collectively wants to see the event not happening and in the end what counts is the ability to deal with the problem then to succumb to it ! However, as they say, ‘the ball is in your court’ and I am confident that you and your able colleagues will see to it that you are able to revert with constructive and workable propositions. (…) »
Le 2 juillet 2013, le défendeur a fait parvenir à la demanderesse un nouveau courriel, dont il ressort notamment ce qui suit :
« (…) I am sure you will appreciate that our conversation this morning has left me somewhat nervous about your (T.________) commitment and ability to manage the changed logistics. My emails below remain unanswered when according to you they have been shared with the decision makers. (…) However, with less than four weeks to go and in the absence of response to my emails, the ambiguities give rise to real concerns about your commitment to provide support to make this event work. Under the circumstances and for the benefit all concerned, it is important that we have an urgent and detailed response to our emails below. (…) »
Dans un courriel adressé le 5 juillet 2013 au défendeur, la demanderesse a fait diverses propositions quant à l’organisation des repas et à l’enregistrement des clients, en lui rappelant que son compte présentait un négatif de 70'000 francs. S’agissant du nombre de participants admis à souper à l’hôtel T.________, la demanderesse a ainsi proposé d’en limiter le nombre à 500.
Le 7 juillet 2013, le défendeur a envoyé à la demanderesse un courriel, dont il ressort principalement ce qui suit :
« (…) I thank you for your email below with your final proposal which we appreciate and have considered at great length. If we are expected to base our decision on your proposal, then I am afraid it cannot work. (…) It seems that the uncertainty of the numbers beyond those who have registered (915 so far) is thwarting all our efforts to arrive at an affirmative decision. Those who have not registered but may still turn up and the number of local attendees are somewhat difficult to estimate. We have stopped taking registrations. (…) [...] has reiterated what he had told me last Wednesday during his stopover in London. He had said that it will not be right to turn away anyone – either for the [...] or the lunch as this is the tradition. However, he had also emphasised that the Hotel’s rules and regulations must also be observed and that if the venue is unable to accommodate the as yet unknown numbers then the event should be postponed and that if not possible then cancelled. (…) Now that the hotel has put a cap of 1000 and understandably so, the aforementioned figure would not allow for the flexibility that may be required and for me to provide a commitment to [...] that no one wil be turned away is therefore not possible. (…) Unles there is any room for discussion, the cancellation, as you know, is already in place. (…) »
Dans un courriel envoyé le 9 juillet 2013 au défendeur, la demanderesse a répondu en ces termes :
« (…) Following our conversation from earlier today we confirm that as per your instructions we have officially cancelled the [...] event at the T.________ 26th July – 5th August 2013.
Please find below the related cancellation charges as per contract signed on 17th May 2013 :
Original contract 50 rooms per night and an additional 15 rooms confirmed over 6 nights for a total of 490 room nights.
On June 26th you reduced your block by the 10% allowable attrition bringing your total to 441 room nights at CHF 250.00 per room/night.
As per the contracted cancellation policy (taking into account the email from the 26th June) the 26th is the 30th day prior to arrival – 90% of the total amount meaning 99'225 CHF. Please refer to the first page of the contract which states that the arrival day for the rooms your are responsible for start on the 26th of July.
Cancellation fees 99'225 CHF
Deposit Paid 10'000 CHF
Amount Due 89'225 CHF
Some additional costs will be communicated in the next 48 hours that include airline tickets for the Indian’s chefs, visa processing fees and any other incurred expenses related to the event.
Full payment is due by 19th July 2013. (…) »
Par courriel du 11 juillet 2013, le défendeur a notamment écrit ce qui suit à la demanderesse :
« (…) This can be a win-win situation for you and for those who may decide to stay at the T.________ (and I know few are) and make holiday out of it. (…) The point which is sadly being missed generally is that this decision wasn’t taken lightly and that it was arrived at in view of the numbers which from the couple of examples I mentioned, would have from August 1st onwards swelled to around 1400..ish and which could have potentially turned the event into an organised chaos. (…) »
Dans un courriel adressé le 15 juillet 2013 à la demanderesse, le défendeur a indiqué que, bien qu’il acceptait qu'un paiement soit effectué, il n’était pas tout à fait d'accord avec les chiffres ou la date du règlement (« Whilst I accept that a payment is to be made, I do not quite agree with the figures or the date of the settlement »).
Dans un second courriel du même jour, le défendeur a écrit ce qui suit :
« (…) As I explained, this is a direct consequence of lack of communication since we last spoke – comunication was necessary and very much in the mutual interest i.e. encouraging people to keep rooms at the T.________ regardless of any incentive. As I asked, what was the downside in this ? Can’t really be any as when I suggested it on Thursday and also today, you did not have an answer – but I sincerely hope that you are able to see that the benefit can only be in one direction – yours ! Had you realised this, you would have not wasted anytime in coming back to me and it would have gone on the website by Saturday morning. It is of course possible that prospects of getting better rates may have prevented you from doing this and if so then that is perfectly understandable as the objective of selling the available rooms is still being achieved. (…) It is for sorting out such matters together with whatever else that needs to be dealt with and resolved that I have been at pains in suggesting a meeting. As you know, emails or phone conversations are not a substitute for a face-to-face meeting. And for reasons unbeknown to me, you have so far shied away from having a meeting. In order to deal with the situation it is important for both parties (including all concerned parties) to understand each other. It is the absence of willingness to understand and lack of proper communication that invariably gives rise to what we all know as ‘dispute’. (…) »
Le 5 août 2013, la demanderesse, par l’intermédiaire de son conseil, a adressé au défendeur un courrier ainsi libellé : « (…) Pursuant to the terms of the executed agreement, you guaranteed 400 room nights over the event period ; for the purpose of this room guarantee, the event period is explicitly defined as commencing on 26 July and ending on Monday 5 August 2013 (see page 1 of the agreement). In view of the cancellation of the Festival, you purported to make a group cancellation by an email to Mr [...] date 26 June 2013. We shall assume for the sole purpose of this letter that this email constituted a valid group cancellation for the purposes of the Agreement. The agreement provides that, in the event of a group cancellation occurring zero to 30 days prior to the date of arrival, liquidated damages in the amount of 90% of the « Anticipated Room Night Revenue Figures » (including taxes and service charges) will be due to the hotel. The « Anticipated Room Night Revenue Figures » are stated to be in the amount of 100,000 CHF i.e. 400 room nights multiplied by 250 CHF (see page 5 of the agreement). As set out above, you guaranteed the rooms for the period from 26 July 2013 to 5 August 2013. The relevant « arrival » date is therefore 26 July 2013. In calculating how many days prior to arrival you cancellation email occurred, the day of arrival (i.e. 26 July 2013) must plainly be regarded as day zero (with 25 July being 1 day before arrival, 24 July being two days before arrival etc.). Consequently, your cancellation sent on 26 June 2013 occurred 30 days prior to arrival. In consequence of the foregoing, you owe our client the amount of CHF 90'000 (90% of CHF 100'000), minus your deposit of CHF 10'000. Please arrange for this amount to be paid to our account (details set out below) on or before 23 August 2013. (…) »
Par demande du 13 novembre 2014, la société W.SA a conclu, sous suite de frais, à ce que C. soit reconnu son débiteur et lui doive immédiat paiement d’un montant de 80'000 fr., avec intérêt à 5 % l’an dès le 1er septembre 2013.
Dans sa réponse du 11 mai 2015, le défendeur a conclu, sous suite de frais, au rejet des conclusions prises par la demanderesse.
La demanderesse, représentée par [...], directeur ventes et marketing, dûment muni d’une procuration, ainsi que le défendeur C.________, tous deux assistés de leurs conseils respectifs, ont comparu le 10 mai 2016 devant le Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne. Il a été procédé à l’audition des parties et à l’audition du témoin [...].
En droit :
1.1 L’appel est recevable contre les décisions finales de première instance (art. 308 al. 1 let. a CPC), dans les affaires patrimoniales dont la valeur litigieuse, au dernier état des conclusions, est supérieure à 10'000 fr. au moins (art. 308 al. 2 CPC). Le délai pour l’introduction de l'appel est de trente jours à compter de la notification de la décision motivée (art. 311 al. 1 CPC).
1.2 En l'espèce, formé en temps utile par une partie qui y a intérêt (art. 59 al. 2 let. a CPC) et portant sur des conclusions largement supérieures à 10'000 fr., l’appel est recevable.
L'appel peut être formé pour violation du droit ainsi que pour constatation inexacte des faits (art. 310 CPC). L'autorité d'appel peut revoir l'ensemble du droit applicable, y compris les questions d'opportunité ou d'appréciation laissées par la loi à la décision du juge, et doit, le cas échéant, appliquer le droit d'office conformément au principe général de l'art. 57 CPC (Jeandin, CPC commenté, nn. 2 ss ad art. 310 CPC). Elle peut revoir librement l'appréciation des faits sur la base des preuves administrées en première instance (JdT 2011 III 43 consid. 2 et les réf. citées ; Jeandin, op. cit., n. 6 ad art. 310 CPC).
3.1 La procédure est conduite dans la langue officielle du canton dans lequel l’affaire est jugée (art. 129 CPC). Dans le canton de Vaud, la langue officielle du procès est le français (art. 38 al. 1 CDPJ [Code droit privé judiciaire vaudois du12 janvier 2010 ; RSV 211.02]). Si une partie procède dans une autre langue, un délai doit alors lui être imparti en vertu de l’art. 132 CPC pour procéder dans la langue officielle, et cela quelle que soit la langue utilisée. Il n’y a néanmoins pas lieu de faire de formalisme excessif, notamment s’agissant des pièces produites avec les écritures. Si l’on doit exiger que les écritures des parties soient rédigées dans la langue officielle et que les débats se déroulent dans cette langue, on peut se montrer plus souple en ce qui concerne les titres produits en procédure, cela même si le CPC ne contient aucune disposition analogue à l’art. 53 al. 3 LTF (loi sur le Tribunal fédéral du 17 juin 2005 ; RS 173.110), qui permet au Tribunal fédéral, avec l’accord des parties, de renoncer à une traduction des pièces qui ne sont pas rédigées dans une langue officielle (Bohnet, CPC commenté, op. cit., n. 3 ad art. 129 CPC).
Par ailleurs, le principe de la bonne foi peut impliquer que, si ni le juge ni l’autre partie ne réagissent à la production de titres en langue étrangère, l’on considère que le vice est couvert. Cette hypothèse pourra se présenter notamment lorsque les titres sont rédigés dans une langue répandue et connue, telle que l’anglais (Bohnet, op. cit., n. 5 ad art. 129 CPC).
3.2 En l’espèce, l'appelant se réfère à l'état de fait arrêté par les premiers juges et ne le conteste pas. Cet état de fait est essentiellement composé d'éléments rédigés en anglais et repris tels quels par les premiers juges, à part quelques passages isolés faisant l'objet d'une « traduction libre proposée par le défendeur et admise par la demanderesse ». Ce procédé ne paraît pas admissible. Certes, comme on l’a vu ci-dessus, on peut se montrer plus souple avec les pièces qu'avec les écritures. Il incombait toutefois à la juridiction inférieure de s'assurer que l'ensemble des passages topiques des titres en question fassent l'objet d'une traduction complète et fiable (ATF 128 I 273), cela d'autant plus que le litige réside précisément dans la portée de ces écrits, notamment ceux échangés après la conclusion du contrat.
Il n’est pas possible de considérer que le vice serait couvert par l'absence de réaction des premiers juges et des parties ensuite de la production de ces titres. Il convient en effet d'éviter que l'objet du litige soit définitivement fixé dans une langue étrangère en première instance, ce qui pourrait empêcher une appréhension pleine et entière de la cause, dans toutes ses nuances, par les juridictions supérieures. Ainsi, une annulation d’office du jugement entrepris pourrait se justifier. Toutefois, dès lors que l’on est en mesure de comprendre les faits arrêtés par les premiers juges, on renoncera à annuler le jugement, la pratique des premiers juges se situant encore à l’extrême limite de ce qui est admissible.
4.1 L'appelant invoque en premier lieu que le contrat d'hébergement signé par les parties ne prévoit pas une peine conventionnelle mais une indemnisation forfaitaire en cas d'annulation de la réservation et que l'indemnité forfaitaire convenue dépend de la survenance des conditions usuelles de la responsabilité civile, à savoir un dommage, l'inexécution de l'obligation principale, un lien de causalité naturelle et adéquate entre la violation du contrat et le dommage et la responsabilité du débiteur dans l'inexécution. La réalisation de ces conditions n'aurait pas été établie par l'intimée, de sorte que celle-ci ne serait pas en droit de prétendre au paiement de l'indemnité forfaitaire contractuelle.
Sur ce point, l'intimée soutient que les frais d'annulation seraient dus aussi bien dans le cas de figure d'une clause pénale que dans celui d'une convention d'indemnisation forfaitaire. Si on opte pour cette seconde alternative, le fardeau de la preuve serait renversé, de sorte qu’il appartiendrait à l'appelant de prouver qu'aucune faute ne lui est imputable, en vertu de l'art. 97 al. 1 CO. Or, en donnant régulièrement des indications contradictoires quant à ses intentions de se départir du contrat et en annulant irrévocablement les réservations le 9 juillet 2013, soit deux semaines et demie à l'avance seulement, l'appelant aurait failli aux obligations clairement décrites dans le contrat et rien ne permettrait d'admettre qu'il aurait renversé la présomption prévue par la disposition légale précitée.
4.2 4.2.1 L'hôtelier qui fournit au voyageur le logement conclut avec celui-ci un contrat d'hébergement. Comme tel, ce contrat n'est pas réglé par la loi. Il comprend des éléments du bail, de la vente, du mandat et du dépôt (ATF 120 II 252).
4.2.2 La jurisprudence admet que des parties cocontractantes puissent prévoir une clause d'indemnisation forfaitaire ou une clause pénale applicable à celle d'entre elles qui aurait provoqué par sa faute la fin du contrat (Couchepin, La forfaitisation du dommage, SJ 2009 Il 1).
La distinction entre convention d'indemnisation forfaitaire et clause pénale n'est pas aisée. La convention d'indemnisation évalue forfaitairement l'éventuel dommage en cas d'inexécution, alors que la clause pénale garantit avant tout l'exécution de l'obligation principale. Si le montant convenu ne correspond pas à une estimation anticipée du dommage vraisemblable, cela signifie qu'il est avant tout destiné à faire pression sur le débiteur et il s'agit d'une peine. Plus la différence entre l'indemnité convenue et le dommage réel est grande, plus la qualification de celle-ci en peine conventionnelle sera vraisemblable, voire présumée (Couchepin, op. cit., pp. 18-19). Lorsque les parties se sont entendues sur une indemnisation forfaitaire, la faute du débiteur est présumée en cas d'inexécution du contrat et il appartient donc à celui-ci de prouver qu'aucune faute ne lui est imputable (art. 97 al.1 CO). Les parties fixent définitivement l'indemnité forfaitaire lors de la conclusion. Sous réserve de la conclusion d'une convention d'indemnisation relative (voir ci-dessous), ni le créancier, ni le débiteur ne peuvent la remettre en cause. En revanche, le créancier d'une clause pénale peut faire valoir un dommage supplémentaire en établissant une fauté à la charge du débiteur (Couchepin, op. cit., p. 15).
La convention d'indemnisation est dite « absolue » lorsque les parties fixent de manière définitive (absolue) les dommages-intérêts dus par le débiteur. Le créancier ne peut pas prouver un dommage supplémentaire, ni le débiteur prouver un dommage inférieur, car l'indemnité convenue est réputée couvrir le dommage. L'indemnité forfaitaire absolue convenue correspond donc au montant maximal (clause de limitation de responsabilité) mais également au montant minimal auquel le créancier peut prétendre en cas de dommage. La convention d'indemnisation est dite « relative » lorsque les parties ne limitent pas les dommages-intérêts dus par le débiteur à l'indemnité forfaitaire convenue. Dans un tel cas, la convention a simplement valeur de contrat sur la preuve (Beweisvertrag) : les parties ayant apprécié le dommage de manière anticipée, le créancier n'a pas à prouver la quotité réelle de celui-ci. On présume que l'indemnité convenue correspond au dommage mais les parties demeurent libres d'apporter la preuve du contraire (présomption réfragable). Dès lors, le créancier peut obtenir une indemnité supplémentaire s'il fait valoir un dommage réel supérieur et le débiteur peut refuser de s'acquitter de la quotité de l'indemnité forfaitaire supérieure au dommage réel s'il fait valoir un dommage réel inférieur (Couchepin, op. cit., p. 12).
4.2.3 L'exigibilité de l'indemnité forfaitaire convenue dépend de la survenance des conditions matérielles suivantes, qui se rapprochent de celles du droit ordinaire :
la survenance d'un dommage. Le créancier supporte le fardeau de la preuve de l'existence du principe d'un dommage reconnu par le droit commun (art. 41 CO ; à la différence d'une clause pénale, un intérêt immatériel n'est pas suffisant). En revanche, il n'a pas à en prouver la quotité ;
l'inexécution de l'obligation principale (art. 97 ou 102 et ss CO). Il doit s'agir de l'obligation visée spécifiquement par la convention d'indemnisation et non pas de n'importe quelle obligation contractuelle à la charge du débiteur ;
un lien de causalité naturelle et adéquate entre la violation du contrat et le dommage ;
la responsabilité du débiteur dans l'inexécution. Sauf convention contraire (responsabilité objective), le débiteur doit être subjectivement responsable de l'inexécution. Trois hypothèses d'imputabilité sont donc envisageables : la faute (art. 97 al. 1 CO), la responsabilité pour le fait de l'auxiliaire (art. 101 al. 1 CO) et le cas fortuit en cas de demeure (art. 103 al. 1 CO).
Le juge peut toutefois réduire l'indemnité forfaitaire convenue en cas de faute concomitante du créancier, en application de l'art. 44 al. 1 CO (cf art. 99 al. 3 CO). Le juge dispose d'un large pouvoir d'appréciation (Couchepin, op. cit., pp. 13-14).
4.3 En l'espèce, contrairement à ce qu'ont admis les premiers juges, le contrat passé entre les parties ne comporte pas une clause pénale mais une convention d'indemnisation forfaitaire, sous la rubrique « Cancellation policy ». Compte tenu de l'objet de leur accord et du contexte des pourparlers, les parties ont à l'évidence procédé à une évaluation forfaitaire de l'éventuel dommage enduré par l'intimée en cas d'annulation de la réservation. Le contrat est d'ailleurs clair sur ce point. Il est en effet question de dommages-intérêts forfaitaires et il est expressément précisé qu'il ne s'agit pas d'une clause pénale (« Accordingly, you are subject to the Cancellation and Attrition Policies outlined below, which the parties intend as liquidated damages and not as penalty »). En outre, le montant objet de la clause est proche du montant de 100'000 fr. fixé sur la base d'une estimation minimale de 400 nuits, de sorte qu'il y a clairement une adéquation entre la perte éventuelle de l'hôtelier et le montant lui revenant en cas d'annulation. Il en découle également que les parties ont entendu fixer de manière définitive la quotité de cette réparation, sur la base d'un schéma progressif en fonction de la proximité temporelle entre l'annulation et le début prévu de la location. Le contrat ne laisse aucune place pour une indemnisation supérieure ou inférieure en fonction d'hypothèses prédéfinies, de sorte qu'on est bien en présence d'une convention d'indemnité absolue. D'ailleurs, dans l'hôtellerie, ce type de réparation « ferme » en cas d'annulation tardive est courant, ce qui va également dans le sens de cette appréciation.
Quant à l'exigibilité de l'indemnité convenue, l'appelant ne conteste ni l'existence d'un dommage, ni l'inexécution de l'obligation principale, ni l'existence d'un lien de causalité naturelle et adéquate entre la violation du contrat et le dommage. Il se contente de relever que le jugement entrepris ne retient pas que l'une de ces hypothèses serait réalisée et qu'il aurait commis une faute. Cela n'est pas suffisant. Non seulement la réalisation des trois premières conditions est manifeste mais, de surcroît, l'appelant n'établit nullement n'avoir commis aucune faute, alors qu'il supportait le fardeau de la preuve.
Sur ce dernier point, il se contente d'alléguer qu'il a régulièrement informé l'intimée de l'augmentation du nombre des participants, qu'il a pris des mesures en vue de limiter cette augmentation et qu'il a également entrepris des démarches pour déplacer le Festival à [...] à [...], permettant ainsi de soulager les infrastructures de l'intimée. Ces éléments ne lui sont cependant d'aucun secours car ils confirment l'impréparation dont il a fait preuve et il apparaît plutôt que l'annulation résulte directement d'un comportement imputable à l’organisateur et non de circonstances imprévisibles totalement indépendantes d'une planification sérieuse. Il ressort clairement du déroulement des faits que l'appelant a donné régulièrement des indications contradictoires quant à ses intentions de se départir du contrat et que ce n'est finalement que le 9 juillet 2013 qu'il a définitivement annoncé à l'intimée qu'il annulait irrévocablement les réservations, son courriel du 26 juin 2013 n'ayant manifestement pas le caractère d'une annulation ferme. En effet, s’il a effectivement évoqué l’éventualité d’une annulation ou d’un report du Festival lui-même, il a ensuite parlé d’annuler uniquement la réservation pour 10 % des nuitées pour le cas où les parties échoueraient dans leurs efforts tendant à trouver une solution mutuellement satisfaisante. Il a ensuite relevé qu’il paraissait difficile d’obtenir l'auditorium [...] et qu’il essayait donc de réserver le [...]. Dans son courriel du 28 juin 2013, l’appelant a continué d’évoquer les modalités pratiques d’organisation du Festival en soulignant que l'annulation ou le report de l'événement n'était un scénario souhaitable pour personne ; il a également relevé que pour le cas où les problèmes soulevés ne pourraient pas être résolus de manière satisfaisante, l’annulation évoquée dans son courriel du 26 juin serait d’actualité. Dans un courriel du 30 juin 2013, l’appelant s’est déclaré prêt à maintenir le Festival si l’intimée parvenait à trouver une solution convenable pour l’accueil des participants. Le 2 juillet 2013, l’appelant a écrit à l’intimée qu’à moins de quatre semaines de l’événement et en l'absence de réponse à ses courriels, il était inquiet quant à son engagement de tout mettre en œuvre pour que l’événement ait lieu. Le 7 juillet 2013, l’appelant a estimé que la proposition de l’intimée de limiter le nombre de convives posait problème ; il a indiqué que, dès lors que l'hôtel avait fixé un plafond à 1000 invités, ce chiffre ne permettait pas la flexibilité nécessaire et qu’à moins qu’il n’y ait possibilité de discuter, l’annulation était à nouveau d’actualité. Il ne ressort ainsi pas des courriels précités que l’appelant a formulé l’intention ferme d’annuler le Festival ; il s’est contenté de brandir à de nombreuses reprises la menace d’une annulation, tout en relevant systématiquement que celle-ci n’aurait lieu que si les parties ne trouvaient pas un terrain d’entente.
L'appelant ne saurait se disculper en se contentant d'alléguer que le nombre de participants a augmenté au-delà de l'estimation initiale. En effet, il ne pouvait ignorer la capacité maximale de l'intimée et il a manifestement failli à ses obligations de diligence dans l'organisation du Festival. L'intimée n'était pas en mesure d'accueillir un nombre illimité de personnes et la garantie prévue en page 2 du contrat portait sur le groupe prévu initialement. L'intimée n'a dès lors violé aucune obligation en indiquant par la suite ne pas pouvoir accueillir un nombre de personnes supérieur. L'appelant ne peut dès lors de bonne foi renverser les rôles et reporter ses propres carences sur l'intimée, cela d'autant moins que celle-ci s'est efforcée de s'adapter à ses exigences constantes et a proposé des solutions alternatives pour accueillir la manifestation, notamment à la maison [...] et à la salle [...] à [...], qui étaient disponibles. Ainsi, non seulement l'appelant n'a pas renversé la présomption de la faute de l'art. 97 al. 1 CO, mais on peut même admettre que cette faute est établie.
5.1 Dans un second moyen, l'appelant soutient que l'indemnité forfaitaire doit être réduite. Une telle réduction se justifierait d'une part en raison d'une faute concomitante de l'intimée (art. 44 al. 1 CO) et, d'autre part, en application par analogie de la jurisprudence du Tribunal fédéral portant sur l'indemnité forfaitaire dans le contrat de mandat, celui-ci ayant considéré qu'une indemnité forfaitaire supérieure à 10 % des honoraires perçus à l'avenir par le mandataire, destinée à remplacer le gain manqué par celui-ci, était incompatible avec l'art. 404 al. 1 CO. L'indemnité forfaitaire litigieuse, qui s'élève à 90 % du revenu que l'intimée devait percevoir en cas de parfaite exécution du contrat, dépasserait ainsi très largement la quotité de 10 % admise par notre Haute Cour.
L'intimée conteste toute faute concomitante de sa part au sens del'art. 44 al. 1 CO et rappelle que les parties sont liées par un contrat d'hébergement soumis aux règles générales du CO. Dans la mesure où les parties ont convenu d'une indemnité forfaitaire absolue, soit correspondant à une somme fixe prédéterminée définitivement dans le contrat et réputée couvrir le dommage, l'appelant ne peut être admis à prouver un dommage inférieur. Enfin, l'intimée relève par surabondance que la clause litigieuse pourrait être assimilée à un dédit au sens de l'art. 158 CO, le contrat ne prévoyant aucun motif d'annulation à part le cas de force majeure. On pourrait donc considérer que l'annulation des réservations et le paiement de l'indemnité forfaitaire seraient totalement indépendants d'une hypothétique responsabilité contractuelle.
5.2 La doctrine est divisée à propos de la possibilité de réduire une indemnité forfaitaire par application analogique de l'art. 163 al. 3 CO. Toutefois, selon le Tribunal fédéral, cette disposition légale ne s'applique pas à l'indemnité forfaitaire, puisqu'il ne s'agit pas d'une peine conventionnelle (Couchepin, op. cit., pp. 23-24 et les réf. citées). En principe, le débiteur d'une indemnité forfaitaire absolue n'a donc pas la possibilité de remettre en cause la quotité de cette dernière par la preuve d'un dommage réel différent. Le seul moyen dont il dispose consiste à invoquer la clausula rebus sic stantibus (cf. art. 373 al. 2 CO) et les règles sur l'exclusion des clauses limitatives de responsabilité en cas de dol ou de faute grave (art. 100 CO) (Couchepin, op. cit. pp. 23-25).
5.3 En l'espèce, il convient de rappeler en premier lieu que l'appelant n'a pas établi une quelconque faute imputable à l'intimée (cf. consid. 4.3 supra), ce qui exclut l'application de l'art. 44 al. 1 CO. Celle de l'art. 404 al. 1 CO n'entre pas non plus en ligne de compte car cette disposition impérative s'applique au contrat de mandat et le contrat d'hébergement, même s'il comporte certains éléments du mandat (au niveau du service), a néanmoins une nature différente sous bien des aspects, qui relèvent du bail, de la vente et du dépôt (ATF 120 II 252). On ne saurait donc transposer dans le présent litige la solution adoptée par le Tribunal fédéral dans les arrêts cités par l'appelant, qui est spécifique au mandat. L'appelant n'a pas non plus allégué la survenance de circonstances extraordinaires qui ne seraient pas imputables à son propre comportement, ni une attitude dolosive de l'intimée. En conséquence, il n'y a pas lieu d'envisager une quelconque réduction de l'indemnité forfaitaire convenue par les parties.
6.1 En définitive, mal fondé, l’appel doit être rejeté et le jugement entrepris confirmé.
6.2 Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 1'800 fr. (art. 61 al. 1 TFJC [tarif des frais judiciaires civils du 28 septembre 2010, RSV 270.11.5]), sont mis à la charge de l’appelant, qui succombe (art. 106 al. 1 CPC).
6.3 L’intimée a droit à de pleins dépens, qui seront arrêtés à 2'100 fr. (art. 12 TDC [tarif des dépens en matière civile du 23 novembre 2010, RSV 270.11.6]), à la charge de l’appelant (art. 106 al. 1 CPC).
Par ces motifs, la Cour d’appel civile prononce :
I. L’appel est rejeté.
II. Le jugement est confirmé.
III. Les frais judiciaires de deuxième instance, arrêtés à 1'800 fr. (mille huit cents francs), sont mis à la charge de l’appelant C.________.
IV. L’appelant C.________ versera à l’intimée W.________SA la somme de 2'100 fr. (deux mille cent francs) à titre de dépens de deuxième instance.
V. L’arrêt est exécutoire.
Le président : La greffière :
Du
Le présent arrêt, dont la rédaction a été approuvée à huis clos, est notifié à :
‑ Me Jean-Marc Reymond (pour C.________), ‑ Me Nicolas Gillard (pour W.________SA),
et communiqué, par l'envoi de photocopies, à :
‑ M. le Président du Tribunal civil de l’arrondissement de Lausanne.
La Cour d’appel civile considère que la valeur litigieuse est supérieure à 30’000 francs.
Le présent arrêt peut faire l'objet d'un recours en matière civile devant le Tribunal fédéral au sens des art. 72 ss LTF (loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral – RS 173.110), le cas échéant d'un recours constitutionnel subsidiaire au sens des art. 113 ss LTF. Dans les affaires pécuniaires, le recours en matière civile n'est recevable que si la valeur litigieuse s'élève au moins à 15'000 fr. en matière de droit du travail et de droit du bail à loyer, à 30'000 fr. dans les autres cas, à moins que la contestation ne soulève une question juridique de principe (art. 74 LTF). Ces recours doivent être déposés devant le Tribunal fédéral dans les trente jours qui suivent la présente notification (art. 100 al. 1 LTF).
La greffière :