A. A.________ et B.________ ont conclu un partenariat enregistré en 2015.

B. Le 28 août 2019, se plaignant de violences physiques et psychiques, A.________ a déposé une requête de mesures superprovisionnelles et provisionnelles contre B.________, tendant notamment à ce qu’il soit ordonné à celui-ci de quitter immédiatement le domicile conjugal, à ce que la jouissance du domicile commun soit attribuée au requérant, à ce qu’il soit fait interdiction à l’intimé de s’approcher de plus de 300 mètres du domicile du requérant ainsi que du requérant lui-même et à ce qu’il soit fait interdiction à l’intimé de prendre contact avec le requérant.

C. Par ordonnance de mesures superprovisionnelles du 29 août 2019, le tribunal civil a, en particulier, constaté que la suspension de la vie commune était fondée, attribué à titre provisoire à A.________ le logement commun et interdit à B.________ d’y pénétrer, interdit à ce dernier de s’approcher de A.________ et de son lieu de résidence ainsi que de prendre contact avec lui. Les parties ont par ailleurs été citées à comparaître à une audience le 11 septembre 2019. Le défendeur ne s’est pas présenté.

D. Une nouvelle audience a été fixée au 18 octobre 2019.

E. Par courrier du 3 octobre 2019, Me X.________ a informé le tribunal civil qu’il avait été mandaté pour défendre les intérêts de B.________ dans le cadre de cette procédure, a sollicité le report de l’audience du 18 octobre 2019 et requis l’assistance judiciaire en faveur de son client.

F. Par ordonnance du 8 octobre 2019, le tribunal a accordé l’assistance judiciaire à B.________ et désigné Me X.________ en qualité d’avocat d’office.

G. Une nouvelle audience a été fixée au 15 novembre 2019.

H. Par écrit du 22 octobre 2019, Me X.________ a sollicité le renvoi de cette audience et la suspension de la procédure en vue d’une issue à l’amiable et du dépôt d’une requête commune en dissolution du partenariat enregistré. Sur requêtes alternativement déposées par chacune des parties, la suspension de la procédure a été prolongée à plusieurs reprises, jusqu’au 1er septembre 2021.

I. Le 1er septembre 2021, A.________ et B.________ ont déposé une requête commune en dissolution du partenariat enregistré, dont les effets accessoires étaient réglés par la convention annexée, signée par les parties les 27 et 31 août 2021.

J. Le 25 septembre 2021, B.________ est décédé.

K. Le 23 décembre 2021, Me X.________ a produit un mémoire d’honoraires faisant état de 36h55 d’activités pour les opérations effectuées entre le 8 octobre 2019 et le 23 décembre 2021 et proposé que son indemnité d’avocat d’office soit fixée à 7'643.75 francs, tout compris.

L. Par décision du 24 janvier 2022, le tribunal civil a ordonné le classement du dossier, la procédure étant devenue sans objet à la suite du décès de B.________.

M. Par ordonnance du même jour, le tribunal civil a fixé à 2’775.45 francs, frais, débours et TVA inclus, l’indemnité d’avocat d’office due à Me X.________. Le tribunal a retenu que le temps consacré au dossier apparaissait, dans son résultat, largement excessif. La solution finalement trouvée ne faisait apparaître aucune question juridique complexe, la convention signée tenant en trois points. Pour tenir compte du temps consacré à la procédure judiciaire (actes, audience et courriers au tribunal) et de l’énergie déployée pour tenter de désamorcer un conflit émotionnellement aigu, il se justifiait de rémunérer une durée totale de 13h, soit 4 heures pour les actes de procédure, 2 heures pour la rédaction de la convention, 30 minutes pour l’audience, une heure pour les échanges avec le tribunal et le solde (5h30) pour les discussions en vue de trouver une solution à l’amiable relativement et objectivement simple.

N. Le 10 février 2022, Me X.________ recourt contre cette ordonnance en concluant, sous suite de frais et dépens, principalement à sa réformation en ce sens que l’indemnité d’avocat d’office soit fixée à 7'643.45 francs tout compris, sous déduction de 2’775.45 francs déjà perçus, et, subsidiairement, à son annulation et au renvoi de la cause en première instance. Invoquant d’abord une violation de l’article 122 CPC, le recourant fait en substance valoir que son indemnisation n’est pas équitable et que toutes les opérations effectuées en faveur de son mandant étaient nécessaires à la sauvegarde de ses droits. Il reproche en particulier au tribunal de ne pas avoir pris en compte le caractère extraordinaire de la situation, compte tenu de l’état de santé de son client et des opérations qu’il a dû entreprendre, souvent dans l’urgence, pour sauvegarder les droits de celui-ci et organiser la procédure. Ces circonstances ont nécessité la préservation des droits de son client en fin de vie et le déploiement de beaucoup d’énergie, notamment pour organiser une audience à l’hôpital. Par ailleurs, contrairement à ce qui a été retenu par le premier juge, les pourparlers n’ont pas été objectivement simples. Le recourant reproche également au tribunal de n’avoir rémunéré aucun des entretiens avec son client, de ne pas avoir indiqué les raisons pour lesquelles le temps consacré à la négociation d’une solution à l’amiable ne devait pas être pleinement pris en considération et les raisons pour lesquelles les opérations postérieures au 31 août 2021, pourtant parfaitement justifiées au regard des circonstances tout à fait extraordinaires, n’avaient pas été prises en compte. Le recourant soutient en outre que dans la mesure où la décision rendue repose sur des critères sans pertinence (longueur de la procédure justifiant un certain « schématisme », décès de son client, suspension de la procédure, simplicité apparente de la convention) et ne tient pas compte des impératifs de la procédure (négociations difficiles ; contexte émotionnel très chargé), celle-ci est arbitraire tant dans sa motivation que dans son résultat.

O. Le premier juge ne formule pas d’observations.

C O N S I D E R A N T

a) L'article 319 CPC prévoit que le recours est recevable contre les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel (let. a), contre les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance dans les cas prévus par la loi (let. b ch. 1) ou lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable (let. b ch. 2) et contre le retard injustifié du tribunal (let. c).

b) La décision entreprise est une ordonnance fixant une indemnité d’avocat d’office, qui peut être attaquée séparément par un recours, au sens de l’article 110 CPC, la partie assistée et le conseil juridique disposant d’un droit de recours au sujet de la rémunération accordée (Tappy, in Commentaire romand CPC, 2e éd., 2019, n. 21 et 22 ad art. 122 ; ARMC.2019.30). Le délai de recours est de 10 jours (art. 321 al. 2 et 119 al. 3 CPC).

c) Interjeté dans les formes et délai légaux, le recours est recevable (art. 319 let. b ch. 1, 321 al. 1 et 2 CPC).

a) Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire et son pouvoir d'examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC ; cf. Jeandin, in Commentaire romand CPC op.cit., n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité ne prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable (idem et arrêt du TF du 25.07.2017 [5A_461/2017] cons. 2.1). L'Autorité de recours en matière civile (ci-après : ARMC) n'a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.

b) Plus spécifiquement, en matière d’assistance judiciaire, la jurisprudence fédérale (arrêts du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.2 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.1) retient que le juge dispose d'un large pouvoir d'appréciation dans la fixation de l'indemnité du défenseur d'office. L’autorité supérieure n'intervient qu'en cas d'arbitraire ; elle doit faire preuve de réserve lorsque l'autorité inférieure estime exagérés le temps ou les opérations déclarés par l'avocat d'office, car il appartient à cette autorité de juger de l'adéquation entre les activités déployées par ce dernier et celles qui sont justifiées par l'accomplissement de sa tâche. Enfin, il ne suffit pas que l'autorité inférieure ait apprécié de manière erronée un poste de l'état de frais ou qu'elle se soit fondée sur un argument déraisonnable ; encore faut-il que le montant global alloué à titre d'indemnité se révèle arbitraire.

c) La détermination du nombre d’heures nécessaire à l’accomplissement du mandat relève du fait, que l’ARMC ne revoit dès lors qu’en cas de constatation manifestement inexacte, soit d’arbitraire au sens rappelé ci-dessus (art. 320 let. b CPC ; cf. notamment les arrêts de l’ARMC du 10.06.2020 [ARMC.2020.26] cons. 4f, du 30.01.2019 [ARMC.2018.103] cons. 2f et du 21.06.2018 [ARMC.2018.31] cons. 7f).

d) Selon la jurisprudence (arrêts du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.3 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.3, avec des références), le juge doit, pour fixer la quotité de l'indemnité d’avocat d’office, tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte. Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut, d'une part, revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. En d’autres termes, le droit à l'indemnité n'existe que dans la mesure où les démarches entreprises sont nécessaires à la sauvegarde des droits de la défense (ATF 141 I 124 cons. 3.1) et pas déjà lorsqu'elles sont simplement justifiables. L’avocat doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire.

e) Dans le canton de Neuchâtel, la rémunération du conseil d’office est calculée, pour un avocat, à 180 francs par heure, TVA non comprise (art. 22 al. 1 LAJ). Seules les heures nécessaires sont retenues (art. 22 al. 2 LAJ), la loi précisant – dans la ligne de la jurisprudence fédérale – que l’activité de l’avocat se limite à ce qui est nécessaire à la défense des intérêts qui lui sont confiés, en tenant compte de la nature, de l’importance et de la difficulté de la cause, ainsi que de la responsabilité qu’il est appelé à assumer (art. 19 al. 2 LAJ). Les frais de ports, de copies et de téléphones sont indemnisés selon les frais effectifs ou forfaitairement à raison de 5 % de la rémunération (art. 24 LAJ). La TVA est ensuite ajoutée, le cas échéant.

a) En l’espèce, la cause portait initialement sur une procédure de mesures superprovisionnelles et provisionnelles. Le recourant a toutefois été consulté alors que la procédure en était au stade des mesures provisionnelles. Sa tâche s’est ensuite rapidement étendue à des discussions transactionnelles en vue de poursuivre la procédure par une dissolution du partenariat enregistré sur requête commune. Le mandat s’est écoulé sur environ deux ans.

Il résulte du contenu de la requête de dissolution du partenariat enregistré et de la convention y relative que l’affaire ne présentait aucune difficulté en fait en droit, les parties vivant séparées depuis fin 2019, ayant en date du dépôt de la requête commune tous deux quitté le domicile conjugal, ne percevant aucun revenu, n’ayant pas d’enfant commun et ne disposant pratiquement pas d’avoir LPP. Les seules questions à régler, dans le cadre de cette procédure du moins, étaient en définitive les questions du partage des meubles et objets et, surtout, de la répartition interne des dettes d’impôts. Dans la mesure où le requérant s’est plaint, pièces à l’appui, de violences physiques et psychologiques qu’il aurait subies de la part de l’intimé, il n’y a lieu pas lieu de douter du fait que la gestion du dossier a été compliquée par un contexte conflictuel et émotionnellement chargé. La cause a été suspendue pendant une période de presque deux ans en vue de négociations à l’amiable, lesquelles ont finalement abouti en le dépôt d’une requête commune en dissolution du partenariat enregistré. L’affaire a ceci de particulier que le juge n’a pas pu prononcer la dissolution requise, faute d’avoir pu entendre les parties, l’une d’elles étant décédée peu après le dépôt de la requête en dissolution.

b) Dans la mesure où c’est le montant global alloué qui est décisif et non pas chaque poste pris séparément, le fait de procéder à un certain « schématisme » lorsque le dossier dure depuis plusieurs années et comporte 4.5 pages de note d’honoraires, comme l’a fait le premier juge, n’est en soit pas problématique (RJN 2019, p. 509 cons. 4d). Cela dit, encore faut-il que cette méthode permette d’indemniser équitablement le travail effectué par le mandataire pour sauvegarder les droits de son client, dans la mesure où cette activité était nécessaire.

c) Dans son mémoire d’honoraires, le recourant a mentionné 2 heures d’activité pour l’« étude du dossier » et 3 heures d’activité en lien avec la convention (rédaction, recherches, analyses juridiques et « étude du dossier »). Compte tenu de la simplicité de l’affaire, du fait que la requête en dissolution du partenariat est le seul acte de procédure déposé par le recourant et que celui-ci reprend pratiquement mot à mot la brève convention annexée, les 4 heures comptabilisées par le premier juge pour les actes de procédure sont généreuses, d’autant plus qu’il a retenu 2 heures d’activité supplémentaires pour la rédaction de la convention.

La durée d’une heure pour les échanges avec le tribunal, consistant essentiellement en des demandes de renvoi d’audience et de prolongation de la suspension de la procédure, paraît adéquat.

S’agissant des discussions transactionnelles, le relevé des opérations ne mentionnant pas clairement quels postes rentrent dans ce cadre, on retiendra qu’il s’agit de la majorité de celles mentionnées entre le 22 octobre 2019 (date de la première demande de suspension d’audience) et le 31 août 2021 (date de la signature de la convention), comportant quatre entretiens avec le client, de multiples conférences téléphoniques et échanges épistolaires avec celui-ci, de même qu’avec le mandataire de la partie adverse. Les négociations ont abouti à une solution très simple en fait en droit. Même si cela ne signifie pas que, pour arriver à ce résultat, les pourparlers aient été aisés – la procédure aurait très bien pu continuer par le dépôt d’une requête unilatérale en dissolution du partenariat enregistré (art. 30 LPart) – la durée retenue à ce titre par le premier juge n’en n’est pas pour autant arbitraire ; au vu du contenu de la convention, les discussions transactionnelles ont vraisemblablement dû porter sur le partage des meubles et objets ainsi que la répartition des dettes d’impôts. Aussi, malgré le contexte émotionnellement chargé, élément qui a été pris en compte par le premier juge (« énergie déployée pour tenter de désamorcer un conflit émotionnellement aigu »), l’ampleur des opérations alléguées qui sont apparemment en lien avec les négociations menées, que l’on peut estimer à environ 24h30 (24.65) (entre le 22.10.2019 et le 31.08.2021) sur les 36h55 annoncées, ne se justifie pas. Il en est ainsi des 4 entretiens et 25 échanges téléphoniques avec le client, qui sont disproportionnés au vu des seuls points à régler. Le nombre de 2 entretiens de 30 minutes et de 6 appels téléphoniques de 5 min avec le client est plus adéquat eu égard aux nécessités de la cause. Cinquante lectures de mails du client, rédactions de courriers et courriels à celui-ci, sont également démesurés. Une heure et 40 minutes tout au plus peut être admise à ce titre (10 x 10 min). Enfin, une durée de 2h30 est suffisante pour comptabiliser les échanges avec l’autre mandataire (10 x 15 min au lieu des 46 échanges effectués). On arrive donc à 5h40 d’activités admissibles pour les pourparlers transactionnels. La durée de 5h30 retenue par le premier juge pour les négociations n’est donc pas choquante, d’autant plus que celui-ci avait comptabilisé de manière généreuse le poste « acte de procédure ». Le surplus des opérations effectivement réalisées, notamment les contacts avec son client, consistaient selon toute vraisemblance en un soutien moral de celui-ci, travail pour lequel l’avocat d’office ne saurait être rétribué, faute d’être nécessaire à la sauvegarde des intérêts du mandant (cf. notamment arrêt du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.3 ; ATF 109 Ia 107 cons. 3b).

En revanche, les démarches antérieures au début des négociations, pour lesquelles environ 3h15 de travail déployé peuvent être estimées selon le mémoire d’honoraires, doivent être en partie indemnisées. Tel doit en particulier être le cas du premier entretien avec le client qui a eu lieu le 8 octobre 2019 (90 minutes), activité nécessaire à la bonne exécution de tout mandat, de même qu’une partie des échanges épistolaires et téléphoniques avec le client. Pour ces derniers, une durée de 30 minutes paraît adéquate, celle-ci étant compensée par les 30 minutes comptabilisées pour l’audience à laquelle ni le défendeur ni son mandataire (celui-ci n’ayant pas encore été mandaté) n’ont comparu. Une durée supplémentaire de 1h30 doit ainsi être indemnisée pour le premier entretien avec le client.

Les circonstances extraordinaires de l’affaire, à savoir la péjoration drastique de l’état de santé du client du recourant pendant l’été 2021, puis son décès, le 25 septembre 2021, doivent par ailleurs être prises en considération. Par conséquent, l’activité consacrée, à raison de 2h15, entre le 1er septembre (dépôt de la requête commune) et le 25 septembre 2021, pour tenter d’organiser, avec le tribunal, le CHUV et la mère de l’intéressé l’audition obligatoire de ce dernier (art. 29 al. 1 LPart) doit être indemnisée équitablement. Il en est de même des démarches postérieures au décès nécessaires pour régler, avec la partie adverse, les conséquences de cet événement sur la procédure. Sur la base du relevé des opérations produit, une durée 40 minutes doit être admise à ce titre. La lettre au tribunal du 22 novembre 2021 mentionnée sera exclue, un tel écrit ne figurant pas au dossier. Il en sera de même s’agissant du courrier du recourant au tribunal du 23 décembre 2021 transmettant son mémoire d’honoraires et une copie du certificat d’hérédité de son client, ces démarches relevant du travail de secrétariat. Il ne se justifie pas non plus de prendre en considération les contacts du recourant avec la mère de son client postérieurement au décès de celui-ci, l’intéressé n’expliquant pas en quoi ces démarches ont été nécessaires pour la cause et n’alléguant pas avoir été délié du secret professionnel envers les héritiers de son mandant.

d) En définitive, les corrections apportées conduisent à un total de 17h25 (13h + 1h30 +2h15 + 0h40) d’activités indemnisables à raison de 180 francs par heure, ce qui donne un montant de 3'135 francs, à quoi il faut ajouter 156.75 francs de frais forfaitaires (5 %) et 253.45 francs de TVA (7.7 %). L’indemnité sera donc fixée à 3'545.20 francs.

Il résulte de ce qui précède que le recours est partiellement bien fondé. L’ARMC peut statuer elle-même (art. 327 al. 3 CPC). En matière d’assistance judiciaire, seule la procédure de requête tombe sous le coup de l'article 119 al. 6 CPC et est ainsi en principe gratuite, au contraire de la procédure de recours (ATF 137 III 470 cons. 6). Vu le sort de la cause, les frais judiciaires de la procédure de recours, arrêtés à 400 francs, déjà avancés, seront mis à raison de moitié à la charge du recourant, par 200 francs, le solde des frais étant laissé à la charge de l’État. Le recourant a également droit à une indemnité partielle de dépens, qui, à défaut de note d’honoraires, sera arrêtée sur la base du dossier, à 600 francs, tout compris.

Par ces motifs, L'AUTORITé DE RECOURS EN MATIÈRE CIVILE

1. Admet partiellement le recours.

2. Annule la décision rendue le 24 janvier 2022 par le Tribunal civil des Montagnes et du Val-de-Ruz.

Statuant elle-même

3. Fixe à 3'545.20 francs, frais et TVA inclus, l’indemnité d’avocat d’office due à Me X.________ pour la défense des intérêts de feu B.________.

4. Arrête les frais judiciaires de la procédure de recours à 400 francs et les met par 200 francs à la charge de Me X.________, le solde des frais étant laissé à la charge de l’État.

5. Alloue à Me X.________ une indemnité de dépens de 600 francs, tout compris, à la charge de l’Etat.

Neuchâtel, le 25 octobre 2022