Verwaltungsgericht
des Kantons Zürich
VB.2020.00366
Urteil
der 4. Kammer
vom 29. April 2021
Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Marco Donatsch, Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Gerichtsschreiber Christoph Raess.
In Sachen
A,
B,
beide vertreten durch RA C,
Beschwerdeführende,
gegen
Zivilstandsamt der Stadt Zürich,
Beschwerdegegner,
**betreffend Durchführung des Ehevorbereitungsverfahrens/
Rechtsverweigerung bzw. -verzögerung (Nebenfolgen)** ,
hat sich ergeben:
I.
A. A ist ein 1996 geborener Staatsangehöriger Sri Lankas. Er reiste am 1. November 2014 in die Schweiz ein, wo er erfolglos um Asyl ersuchte. In der Folge lebte er als abgewiesener Asylbewerber in der Schweiz. 2017 lernte er B kennen, eine 1999 geborene Schweizer Bürgerin. Am 27. September 2019 bestätigte das Zivilstandsamt der Stadt Zürich, dass das Vorbereitungsverfahren zur Eheschliessung von A und B eingeleitet wurde. Das Zivilstandsamt verfügte Ende Oktober 2019 über sämtliche Zivilstandsdokumente von A, verzichtete jedoch vorerst darauf, die Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in Sri Lanka weiterzuleiten.
B. Am 10. Dezember 2019 teilte das Zivilstandsamt der damaligen Rechtsvertreterin von A auf deren Nachfrage hin Folgendes mit:
"Die Dokumente von Ihrem Klient werden an die Schweizer Botschaft geschickt, sobald wir einen Nachweis über den rechtmässigen Aufenthalt vorliegen haben. Leider können wir Ihnen jedoch keine Angaben über eine frühestmöglichen Trautermin machen, da dies erst nach der Beglaubigung der Dokumente durch die Botschaft abgemacht wird."
Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter von A, Rechtsanwalt C, das Zivilstandsamt auf, A's Zivilstandsdokumente umgehend an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen Akten zuzustellen. In der Folge unterliess es das Zivilstandsamt trotz wiederholten Nachfragens durch Rechtsanwalt C, Letzterem Einsicht in die Akten betreffend A zu gewähren sowie dessen Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung an die Schweizerische Botschaft in Sri Lanka weiterzuleiten.
II.
A. Am 14. Februar 2020 reichten A und B eine mit "Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" betitelte Eingabe bei der Direktion der Justiz und des Innern (Gemeindeamt) ein und beantragten Folgendes:
"1. Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich sei anzuweisen,
a. umgehend ein vollständiges Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen
Akten inkl. Verzeichnis zusammenzustellen und dieses sodann
b. umgehend den Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.
Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich sei anzuweisen, die ihm vorliegenden Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die zuständige schweizerische Botschaft zur Überprüfung / Beglaubigung weiterzuleiten.
Den Beschwerdeführenden sei für das vorliegende Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu bewilligen, und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts ein unentgeltlicher Rechtsvertreter zu bestellen.
Unter Kosten- und Entschädigungsfolgen (zzgl. MWST) zulasten des Beschwerdegegners."
B. Mit Rekursantwort vom 2. März 2020 teilte das Zivilstandsamt dem Gemeindeamt mit, dass A's Zivilstandsdokumente nun an die Schweizer Botschaft geschickt und Rechtsanwalt C Akteneinsicht gewährt würde.
C. Mit Verfügung vom 10. März 2020 entschied das Gemeindeamt Folgendes:
"I. Die Aufsichtsbeschwerde wird infolge der durch den Beschwerdegegner zwischenzeitlich eingeleiteten Prüfung beziehungsweise Beglaubigung der Urkunden des Beschwerdeführers und der zwischenzeitlich eingeleiteten Akteneinsicht sowie der damit einhergehenden Gegenstandslosigkeit von der Geschäftskontrolle abgeschrieben.
II. Es werden keine Verfahrenskosten erhoben
III. Der Beschwerdegegner wird verpflichtet, dem Beschwerdeführer eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.-- zuzüglich 7,7 % Mehrwertsteuer zu bezahlen, wobei die Zahlung direkt an den Rechtsvertreter des Beschwerdeführers zu erfolgen hat, wenn der Beschwerdeführer an seinen Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss leisten musste.
IV. Das Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege wird als gegenstandslos geworden abgeschrieben. Das Gesuch um unentgeltliche Rechtsvertretung wird abgewiesen."
Am 12. März 2020 erteilte das Migrationsamt A wiedererwägungsweise eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur Vorbereitung der Heirat.
III.
Am 29. Mai 2020 liessen A und B Beschwerde beim Verwaltungsgericht führen und Folgendes beantragen:
"1. Die Verfügung des Gemeindeamtes der Direktion der Justiz und des Innern vom 10. März 2020 sei aufzuheben und zurückzuweisen.
a. umgehend ein vollständiges Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen Akten inkl. Verzeichnis zusammenzustellen und dieses sodann
b. umgehend dem Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.
Der Beschwerdegegner sei zu verpflichten, die Beschwerdeführenden mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST und Spesen) für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.
Es sei den Beschwerdeführern 1
Der unentgeltliche Rechtsvertreter sei für das vorinstanzliche Verfahren mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST und Spesen) zu entschädigen. Es sei festzuhalten, dass die Beschwerdeführenden keiner Rückzahlungspflicht unterstehen.
Es sei den Beschwerdeführern 1
unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten des Beschwerdegegners (zzgl. MWST)."
Mit Vernehmlassung vom 8. Juni 2020 beantragte das Gemeindeamt die Abweisung der Beschwerde unter Entschädigungsfolge. Ebenso schloss das Zivilstandsamt der Stadt Zürich mit Beschwerdeantwort vom 7. Juli 2020. Mit Schreiben vom 9. Juli 2020 liessen sich A und B erneut vernehmen. Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich hielt mit Schreiben vom 21. August 2020 an seinem Antrag fest. Am 2. September 2020 heirateten A und B, weshalb A in der Folge eine Aufenthaltsbewilligung erteilt wurde. Am 6. April 2021 zog das Verwaltungsgericht die migrationsrechtlichen Akten von A bei. Am 9. April 2021 reichte Rechtsanwalt C seine Honorarnote ein. A und B verzichteten am 28. April 2021 ausdrücklich auf Akteneinsicht beim Verwaltungsgericht.
Die Kammer erwägt:
1.
1.1 Das Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide der kantonalen Aufsichtsbehörde über die Zivilstandsämter zuständig (§§ 41 ff. des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in Verbindung mit Art. 90 Abs. 1 f. der eidgenössischen Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] sowie § 12a Abs. 2 und § 20a der kantonalen Zivilstandsverordnung vom
Gemäss § 41 Abs. 1 in Verbindung mit § 19 Abs. 1 lit. b des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG, LS 175.2) kann mit Beschwerde die unrechtmässige Verzögerung oder Verweigerung einer anfechtbaren Anordnung gerügt werden. Der Rechtsweg für die Rechtsverzögerungs- bzw. Rechtsverweigerungsbeschwerde folgt jenem, der auch gegen die aus Sicht der beschwerdeführenden Person verzögerte oder verweigerte Anordnung zur Verfügung stünde (VGr, 23. Dezember 2019, VB.2019.00742, E. 1.1 – 24. Mai 2018, VB.2017.00751, E. 1.4 mit Hinweisen).
Die Beschwerdeführenden warfen dem Beschwerdegegner vor, er habe den Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens verzögert, indem er sich geweigert habe, die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweiz Botschaft in Sri Lanka weiterzuleiten (vgl. Art. 99 Abs. 2 des Zivilgesetzbuches vom 10. Dezember 1907 [SR 210], Art. 67 ZStV). Die Eingabe vom 14. Februar 2020 der Beschwerdeführenden stellte somit einen Rechtsverzögerungsrekurs im Sinn von § 19 Abs. 1 lit. b VRG dar, welcher von der Vorinstanz mit Verfügung vom 10. März 2020 in der Hauptsache als gegenstandslos geworden abgeschrieben wurde. Für die Behandlung einer gegen diese Verfügung erhobenen Beschwerde ist das Verwaltungsgericht nach dem Gesagten zuständig.
1.2 Der Beschwerdegegner gewährte den Beschwerdeführenden am 2. März 2020 Einsicht in die Akten ihres Ehevorbereitungsverfahrens. Am 5. März 2020 schickte der Beschwerdegegner zudem die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in Sri Lanka. Deshalb hat die Vorinstanz den Rechtsverzögerungsrekurs der Beschwerdeführenden am 10. März 2020 zu Recht als gegenstandslos geworden abgeschrieben. Entgegen der Ansicht der Beschwerdeführenden hatte die Vorinstanz nicht zu prüfen, ob der Beschwerdegegner seiner Aktenführungspflicht nachgekommen ist, da mit einem Rechtsverzögerungsrekurs nur verlangt werden kann, dass die verfügende Behörde das Verfahren beförderlich weiterzuführen hat. Soweit die Beschwerdeführenden beantragen, die Verfügung vom 10. März 2020 der Vorinstanz sei aufzuheben und "zwecks formell richtigen Entscheides" an diese zurückzuweisen, ist demnach auf ihre Beschwerde nicht einzutreten.
1.3 Da die weiteren Sachurteilsvoraussetzungen erfüllt sind, ist im Übrigen auf die Beschwerde einzutreten.
2.
2.1 Die Beschwerdeführenden ersuchen darum, die Akten des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens VB.2020.00273, die entsprechenden Akten des Migrationsamts und der Sicherheitsdirektion sowie sämtliche bisher angefallenen Akten des Beschwerdegegners betreffend ihr Ehevorbereitungsverfahren beizuziehen. Das Verwaltungsgericht hat am 6. April 2021 die Akten des Migrationsamts betreffend den Beschwerdeführer beigezogen. Da sich der Sachverhalt somit als genügend erstellt erweist, kann auf den Beizug weiterer Akten verzichtet werden.
2.2 Auf die beantragte Einsicht in sämtliche Akten des vorliegenden Verfahrens verzichteten die Beschwerdeführenden am 28. April 2021 ausdrücklich. Falls sie nach Rechtskraft dieses Urteils doch noch Einsicht in die Akten des Beschwerdegegners nehmen möchten, steht es ihnen frei, ihr Akteneinsichtsrecht nach dem Informations- und Datenschutzgesetz vom 12. Februar 2007 geltend zu machen (§ 8 Abs. 1 VRG).
2.3 Was das prozessuale Anliegen der Beschwerdeführenden um koordinierte Behandlung des vorliegenden Verfahrens mit dem verwaltungsgerichtlichen Verfahren VB.2020.00273 anbelangt, ist sodann festzuhalten, dass das Verfahren VB.2020.00273 bereits rechtskräftig erledigt ist und das dort gestellte identische Koordinationsgesuch abgewiesen wurde (VGr, 3. Juli 2020, VB.2020.00273, E. 1.3 [nicht publiziert]).
3.
Die Beschwerdeführenden verlangen, der Beschwerdegegner sei zu verpflichten, die Beschwerdeführenden mit Fr. 1'484.85 (inkl. MWST und Spesen) für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.
3.1 Nach § 17 Abs. 2 lit. a VRG kann im Rekursverfahren die unterliegende Partei oder Amtsstelle zu einer angemessenen Entschädigung für die Umtriebe ihres Gegners verpflichtet werden, namentlich wenn die rechtsgenügende Darlegung komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen besonderen Aufwand erforderte oder den Beizug eines Rechtsbeistands rechtfertigte. Dabei genügt es, wenn die Gegenpartei überwiegend obsiegt bzw. mit ihren Begehren mehrheitlich durchdringt. Bei Gegenstandslosigkeit eines Verfahrens ist zu berücksichtigen, wer die Gegenstandslosigkeit bzw. das gegenstandslos gewordene Verfahren verursacht hat und welche Partei vermutlich obsiegt hätte (Kaspar Plüss, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014, § 17 N. 31, auch zum Folgenden).
Der Entscheidinstanz steht bei der Festsetzung und Bemessung der Parteientschädigung ein Ermessen zu. Mit der Beschwerde an das Verwaltungsgericht können nur Rechtsverletzungen und für den Entscheid erhebliche unrichtige oder ungenügende Sachverhaltsfeststellungen gerügt werden; Ermessensentscheide der Vorinstanz kann das Verwaltungsgericht nur auf das Überschreiten, Unterschreiten oder den Missbrauch des Ermessens überprüfen, hingegen nicht auf die Angemessenheit des Entscheids (§ 50 in Verbindung mit § 20 Abs. 1 lit. a und b VRG).
3.2 Die Beschwerdeführenden beantragten mit ihrem Rechtsverzögerungsrekurs die Ausrichtung einer Parteientschädigung.
Die Vorinstanz führte in ihrer Verfügung aus, es ergebe sich kein klares Bild, welche Partei die Gegenstandslosigkeit des Verfahrens verursacht habe bzw. vermutlich obsiegt hätte. Die Rüge der verspäteten Akteneinsicht sei berechtigt gewesen, jene bezüglich einer Pflicht zur Übermittlung der eingereichten Dokumente aber nicht. Eine Parteientschädigung der Beschwerdeführenden soll unter diesen Umständen nach Billigkeit erfolgen, auch wenn im vorliegenden Fall weder die rechtsgenügende Darlegung komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen einen besonderen Aufwand erforderten, noch der Beizug eines Rechtsbeistands erforderlich bzw. gerechtfertigt gewesen sei. Dass ein Recht auf Akteneinsicht bestehe, sei allgemein bekannt und offenkundig. Die verlangte und ausgebliebene Akteneinsicht könne mit ein paar wenigen Ausführungen (auch ohne Zuhilfenahme eines Rechtsbeistands) bei der Aufsichtsbehörde gerügt werden. Darüber hinaus hätten sich die Ausführungen bezüglich der vermeintlichen Pflicht zur Übermittlung der eingereichten Dokumente eines nota bene illegal anwesenden Ausländers als unbegründet erwiesen. Insgesamt erscheine es als angemessen, eine Stunde als Aufwand zu entschädigen. Dementsprechend sprach sie den Beschwerdeführenden eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.- (zzgl. MWST) zu (Dispositiv-Ziff. III, auch zum Folgenden). Die Vorinstanz verfügte zudem, dass die Zahlung direkt an den Rechtsvertreter zu erfolgen habe, wenn die Beschwerdeführenden an ihren Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss haben leisten müssen.
3.3 Um beurteilen zu können, ob die Vorinstanz den Beschwerdeführenden eine Parteientschädigung für das Rekursverfahren zu entrichten hatte, ist zu prüfen, welche Partei im Rekursverfahren als überwiegend obsiegend zu betrachten ist.
3.3.1 Aus den Akten ergibt sich dazu Folgendes:
3.3.1.1 Nachdem der Beschwerdegegner am 27. September 2019 die Einleitung des Vorbereitungsverfahrens zur Eheschliessung der Beschwerdeführenden bestätigt hatte, verfügte Ersterer Ende Oktober über sämtliche Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers. Der Beschwerdegegner verzichtete jedoch vorerst darauf, die Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten.
3.3.1.2 Mit Schreiben vom 1. November 2019 teilte der Beschwerdegegner den Beschwerdeführenden mit, das Vorbereitungsverfahren könne nicht fortgesetzt werden, da der rechtmässige Aufenthalt des Beschwerdeführers "zurzeit bzw. bis zum voraussichtlichen Trauungstermin nicht belegt" sei, und setzte ihnen eine Frist von 60 Tagen zur Einreichung eines gültigen Aufenthaltstitels bzw. einer Bestätigung über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz. Am 14. November 2019 stellte der Beschwerdeführer dem Migrationsamt des Kantons Zürich ein Gesuch um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung zwecks Eheschliessung. Mit Schreiben vom 25. November 2019 forderte das Migrationsamt die Beschwerdeführenden auf, eine Angabe des Zivilstandsamts über "das voraussichtlich frühestmögliche Datum für die Heirat" einzureichen.
3.3.1.3 Am 10. Dezember 2019 teilte der Beschwerdegegner der damaligen Rechtsvertreterin des Beschwerdeführers auf deren Nachfrage hin mit, dass die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft geschickt würden, sobald ein Nachweis über den rechtmässigen Aufenthalt vorliege. Sodann können erst nach der Beglaubigung der Zivilstandsdokumente durch die Botschaft Angaben über einen frühestmöglichen Trautermin gemacht werden. Gleichentags teilten die Beschwerdeführenden dem Migrationsamt mit, dass der Beschwerdegegner nicht abschätzen könne, wie lange das Ehevorbereitungsverfahren dauern werde. Mit E-Mail vom 16. Dezember 2019 erkundigte sich das Migrationsamt selber beim Beschwerdegegner, wie lange die Beglaubigung durch die Botschaft erfahrungsgemäss dauere. Der Beschwerdegegner antwortete gleichentags, die Beglaubigung dauere "ca. 2 bis 6 Monate". Am 7. Januar 2020 erkundigte sich das Migrationsamt beim Beschwerdegegner erneut nach dem Verfahrensstand. Mit E-Mail vom 9. Januar 2020 antwortete der Beschwerdegegner, er hätte "in diesem Fall noch gar keine Dokumente zur Beglaubigung gesendet", weil der Beschwerdeführer noch keinen Nachweis über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz eingereicht habe. Ohne diesen Nachweis werde keine Dokumentenprüfung veranlasst.
3.3.1.4 Mit Verfügung vom 10. Januar 2020 wies das Migrationsamt das Gesuch um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung ab und begründete dies wie folgt: Aufgrund der E-Mails des Beschwerdegegners vom 16. Dezember 2019 und 9. Januar 2020 sei klar, "dass die Heirat nicht innert nützlicher Frist erfolgen" könne. Es sei zum damaligen Zeitpunkt zudem nicht bekannt gewesen, ob die Dokumente überhaupt beglaubigt werden könnten, weshalb keine konkrete Angabe vorliege, wann die Eheschliessung erfolgen könne.
3.3.1.5 Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter des Beschwerdeführers, Rechtsanwalt C, den Beschwerdegegner auf, die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen Akten zuzustellen. Am 22. Januar 2020 teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, im Dossier der Beschwerdeführenden befänden sich nur die Geburtsurkunde, Ledigkeitsbescheinigung und die Wohnsitzbescheinigung des Bräutigams sowie ein Rückschein. Weiter teilte der Beschwerdegegner mit, die Frist zum Nachweis des legalen Aufenthaltsstatus sei ausnahmsweise bis am 31. Januar 2020 verlängert worden. Sollte bis zu diesem Zeitpunkt der Nachweis nicht erbracht werden, werde das Dossier abgeschrieben. Der Beschwerdegegner schloss mit dem Hinweis, dass bis dahin auch keine Dokumente an die Schweizer Vertretung gesendet würden, da dies mit Kosten, welche durch den Beschwerdeführer getragen werden müssten, verbunden wäre. Mit E-Mail selbigen Datums erklärten sich die Beschwerdeführenden sinngemäss bereit, die Kosten für die Beglaubigung der Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zu tragen, und forderten den Beschwerdegegner auf, die Dokumente weiterzuleiten. Am 23. Januar 2020 teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, die Identitätskarte des Beschwerdeführers sei beim Staatssekretariat für Migration angefordert worden. Sobald diese vorliege, würden alle Dokumente an die Schweizer Vertretung in Sri Lanka zur Beglaubigung geschickt.
3.3.1.6 Am 27. Januar 2020 beantragte der Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden dem Beschwerdegegner die Erstreckung der Frist zum Nachweis des legalen Aufenthalts und forderte ihn erneut auf, ihm sämtliche Akten zur Einsicht zuzustellen. Nachdem der Beschwerdegegner weder die Akten zugestellt noch bestätigt hatte, dass die Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung eingereicht worden seien, wandte sich Rechtsanwalt C am 6. Februar 2020, zugestellt am 7. Februar 2020, an den Beschwerdegegner und bat um Mitteilung, ob die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft weitergeleitet worden seien. Zudem forderte er den Beschwerdegegner auf, ihm die vollständigen Akten, einschliesslich der Korrespondenz mit anderen Behörden, betreffend die Beschwerdeführenden zu übermitteln. In der Folge liess sich der Beschwerdegegner nicht mehr vernehmen.
3.3.1.7 Am 14. Februar 2020 erhoben die Beschwerdeführenden Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz und beantragten, der Beschwerdegegner sei anzuweisen, ihnen Einsicht in die Akten des Ehevorbereitungsverfahren zu gewähren und die ihm vorliegenden Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft zur Beglaubigung weiterzuleiten. Am 17. Februar 2020 bestätigte die Vorinstanz den Beschwerdeführenden den Eingang ihrer Beschwerde und setzte dem Beschwerdegegner Frist für eine Stellungnahme bis zum 28. März 2020.
3.3.1.8 Am 27. Februar 2020 wandte sich Rechtsanwalt C an den Beschwerdegegner und bat ihn, sein Fristerstreckungsgesuch vom 27. Januar 2020 zu entscheiden. Mit E-Mail vom 28. Februar 2020 verlängerte der Beschwerdegegner "ausnahmsweise und ohne Präjudiz die Frist zum Nachweis des rechtmässigen Aufenthalts [des Beschwerdeführers] bis 30. Juni 2020". Dem Rechtsvertreter des Beschwerdeführers wurde sodann mitgeteilt, dass die vom Beschwerdeführer eingereichten Zivilstandsdokumente an die zuständige Schweizer Vertretung weitergeleitet würden. Die Vorinstanz werde zudem entsprechend informiert. Mit Schreiben vom 2. März 2020 bestätigte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C den Inhalt seiner E-Mail vom 28. Februar 2020 und liess ihm eine Kopie der weitergeleiteten Dokumente zukommen.
3.3.1.9 Am 2. März 2020 nahm der Beschwerdegegner Stellung zur "Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" vom 14. Februar 2020. Er führte aus, der Bräutigam habe keinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz. Da das Ehevorbereitungsverfahren nur abgeschlossen werden könne, wenn der rechtmässige Aufenthalt nachgewiesen sei, sei darauf verzichtet worden, die Dokumente der Schweizerischen Vertretung einzusenden. Im Verlauf des Verfahrens und auch nach Ankunft der Aufsichtsbehörde habe sich ergeben, dass es in solchen Fällen angezeigt sei, die Beglaubigung der Dokumente parallel zur Einholung des Nachweises des rechtmässigen Aufenthalts zu veranlassen. Die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers würden daher nun an die Schweizerische Vertretung weitergeleitet werden. Dies sei bisher nicht geschehen, obwohl es dem Rechtsvertreter versprochen worden sei. Sodann führte der Beschwerdegegner aus, es könne nicht mehr eruiert werden, weshalb den Beschwerdeführenden die Akteneinsicht verweigert worden sei. Der Grund für diese Unterlassung sei aber auf keinen Fall eine gewollte Rechtsverzögerung und schon gar keine Rechtsverweigerung. Die aus den heimatlichen Dokumenten und Korrespondenz mit Rechtsvertretenden bestehenden Akten würden dem Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden zugestellt.
3.3.1.10 Mit E-Mail vom 5. März 2020 teilte ein Vertreter des Beschwerdegegners dem Migrationsamt unter anderem mit, dass sie zuerst darauf verzichtet hätten, die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft in Sri Lanka zu schicken, da sie die Praxis hätten, die Zivilstandsdokumente nur einzuschicken, wenn der Aufenthalt der betroffenen Person rechtmässig sei. Nun hätten sie diese Praxis aber geändert und die Zivilstandsdokumente seien gleichentags an die Schweiz Botschaft geschickt worden.
3.3.1.11 Am 10. März 2020 erging die bereits erwähnte Verfügung der Vorinstanz. Am 12. März 2020 hob das Migrationsamt während des hängigen Rekursverfahrens seine Verfügung vom 10. Januar 2020 auf und erteilte dem Beschwerdeführer eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur Vorbereitung der Heirat.
3.3.2 Aus dem Vorstehenden erhellt, dass die Rüge der verspäteten Akteneinsicht berechtigt war. Der Beschwerdegegner war gehalten, den Beschwerdeführenden Einsicht in ihre Akten zu gewähren. Indem er dies unterliess, hat er das Rechtsverzögerungsverfahren vor der Vorinstanz verursacht. Diesbezüglich sind die Beschwerdeführenden als obsiegend zu betrachten.
3.3.3 Indem der Beschwerdegegner für das Weiterleiten der Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft einen Nachweis über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz verlangte und das Migrationsamt gleichzeitig die entsprechende Kurzaufenthaltsbewilligung nur erteilen wollte, wenn die Beschwerdeführenden hätten nachweisen können, dass ihre Heirat innert nützlicher Frist erfolgen könne, dies der Beschwerdegegner jedoch erst dann bestätigen wollte, nachdem er die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers weitergeleitet gehabt hätte, wurde den Beschwerdeführenden der Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens und die darauf folgende Trauung verunmöglicht. Durch diese Rechtsverweigerung wurde ihr in Art. 14 BV bzw. Art. 12 der Europäischen Menschenrechtskonvention (SR 0.101) garantiertes Recht auf Eheschliessung verletzt (vgl. VGr, 1. September 2020, VB.2020.00189, E. 2.3.1 mit Hinweisen; Christoph Raess, Die Grundrechtsbeeinträchtigung, Zürich etc. 2020, N. 258 ff.). Die vom Beschwerdegegner gewährten Fristverlängerungen waren nicht ausreichend, um den Beschwerdeführenden den Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens zu ermöglichen, da der oben beschriebene Zirkel damit nicht durchbrochen werden konnte. Der Beschwerdegegner wäre deshalb gehalten gewesen, die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten. Dies gilt umso mehr, als die Beschwerdeführenden sich bereit erklärt hatten, die Kosten für die Beglaubigung auf jeden Fall zu tragen, auch wenn das Migrationsamt in der Folge davon abgesehen hätte, dem Beschwerdeführer eine Kurzaufenthaltsbewilligung zu erteilen. Dazu kommt, dass die Beglaubigung der Zivilstandsdokumente für die Beschwerdeführenden nach Ansicht der Vorinstanz auch dann mit einem tatsächlichen Vorteil verbunden gewesen wäre, wenn das Migrationsamt in der Folge keine Kurzaufenthaltsbewilligung erteilt hätte, da der Beschwerdeführer nach der Beglaubigung seiner Zivilstandsdokumente in der Datenbank "Infostar" hätte aufgenommen werden können (vgl. Art. 15a ZStV). Offenbar hat der Beschwerdegegner bereits selber erkannt, dass seine Praxis bezüglich des Weiterleitens der Zivilstandsdokumente verfassungswidrig ist und hat entsprechende Anpassungen vorgenommen (vgl. E. 3.3.1.9).
Zusammenfassend zeigt sich, dass es der Beschwerdegegner in verfassungswidriger Weise unterlassen hat, die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten. Nachdem die Beschwerdeführenden dagegen Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz erhoben hatten, leitete der Beschwerdegegner die Zivilstandsdokumente doch noch weiter und führte somit die Gegenstandslosigkeit des berechtigten Rechtsverzögerungsverfahrens herbei.
3.4 Nach dem Gesagten sind die Beschwerdeführenden im Rekursverfahren als obsiegend zu betrachten. Der Beizug eines Rechtsvertreters war schon zur Darlegung des komplizierten Sachverhalts gerechtfertigt. Damit war den Beschwerdeführenden eine angemessene Parteientschädigung auszurichten.
Der von der Vorinstanz veranschlagte und entschädigte Aufwand von einer Stunde ist willkürlich, da insbesondere die Darlegung des rechtserheblichen Sachverhalts aufwändig war und rechtliche Ausführungen zu einer vom Verwaltungsgericht noch nicht entschiedenen Frage gemacht werden mussten (vgl. E. 3.3.3). Die zugesprochene Parteientschädigung ist deshalb rechtsverletzend. Der Beschwerdegegner ist zu verpflichten, Rechtsanwalt C für das Rekursverfahren eine angemessene Parteientschädigung in der Höhe von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.
4.
Die Beschwerdeführenden rügen sodann eine Verletzung von Art. 29 Abs. 3 BV und bringen vor, die Vorinstanz habe den Beizug eines unentgeltlichen Rechtsbeistands zu Unrecht als unnötig qualifiziert.
Nach § 16 Abs. 2 VRG haben Private, welchen die nötigen Mittel fehlen und deren Begehren nicht offensichtlich aussichtlos erscheint, Anspruch auf die Bestellung eines unentgeltlichen Rechtsbeistands, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre Rechte im Verfahren selbst zu wahren. Mittellos ist, wer nicht in der Lage ist, die Gerichtskosten aus seinem Einkommen – nach Abzug der Lebenshaltungskosten – innert angemessener Frist zu bezahlen (Plüss, § 16 N. 20).
Die Beschwerdeführenden sind mittellos und im Rekursverfahren als obsiegend zu betrachten. Zudem war die Rechtsvertretung angesichts der sich stellenden Rechtsfragen und zur Darlegung des Sachverhalts notwendig. Den Beschwerdeführenden ist deshalb für das Rekursverfahren unentgeltliche Rechtsverbeiständung zu gewähren und ihnen Rechtsanwalt C als unentgeltlicher Rechtsbeistand beizugeben. Mit der Zusprechung einer Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) sind die von Rechtsanwalt C im Rekursverfahren geltend gemachten Kosten abgegolten.
5.
Nach dem Gesagten ist die Beschwerde gutzuheissen, soweit darauf einzutreten ist. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um Gewährung der unentgeltlichen Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in der Person von Rechtsanwalt C ein unentgeltlicher Rechtsbeistand für das Rekursverfahren beigegeben. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet, Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für das Rekursverfahren zu bezahlen.
6.
6.1 Ausgangsgemäss sind Gerichtskosten dem Beschwerdegegner aufzuerlegen und ist dieser zu verpflichten, dem Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden für das Beschwerdeverfahren eine angemessene Parteientschädigung von insgesamt Fr. 500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 1 und § 17 Abs. 2 lit. a VRG).
6.2 Die Beschwerdeführenden ersuchen für das Beschwerdeverfahren um Gewährung unentgeltlicher Prozessführung und Rechtsverbeiständung nach § 16 Abs. 1 und 2 VRG. Durch die Kostenbelastung des Beschwerdegegners wird das Gesuch um unentgeltliche Prozessführung gegenstandslos. Die Beschwerdeführenden sind sodann mittellos, die Beschwerdeerhebung war begründet, und die Rechtsvertretung erweist sich als notwendig. Demnach ist das Gesuch um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutzuheissen und den Beschwerdeführenden in der Person ihres Rechtsvertreters ein unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.
6.3 Gemäss § 9 Abs. 1 der Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018 (LS 175.252) wird der unentgeltlichen Rechtsvertretung der notwendige Zeitaufwand nach den Stundenansätzen des Obergerichts für die amtliche Verteidigung entschädigt, wobei die Bedeutung der Streitsache und die Schwierigkeit des Prozesses berücksichtigt und Barauslagen separat entschädigt werden. Die Entschädigung beträgt nach § 3 der Verordnung (des Obergerichts) über die Anwaltsgebühren vom 8. September 2010 (LS 215.3) seit dem 1. Januar 2015 in der Regel Fr. 220.- pro Stunde.
Der Rechtsvertreter macht für das Beschwerdeverfahren insgesamt einen Aufwand von 15 Stunden und 25 Minuten sowie Spesen im Betrag von Fr. 71.30 geltend. Da im verwaltungsgerichtlichen Verfahren nur noch über die Nebenfolgen des vorinstanzlichen Entscheids zu befinden war, ist der geltend gemachte Aufwand zu hoch. Insgesamt erscheint ein Aufwand von 6 Stunden angemessen, weshalb die Kostennote des Rechtsvertreters entsprechend zu kürzen ist. Somit ist der unentgeltliche Rechtsbeistand der Beschwerdeführenden insgesamt mit Fr. 1'498.40 (inkl. MWST) zu entschädigen. Nach Anrechnung der Parteientschädigung für das Beschwerdeverfahren von Fr. 538.50 (inkl. MWST) verbleibt ein aus der Gerichtskasse auszurichtender Beitrag von Fr. 959.90 (inkl. MWST).
6.4 Abschliessend gilt es die Beschwerdeführenden auf § 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 16 Abs. 4 VRG aufmerksam zu machen, wonach eine Partei, der unentgeltliche Rechtspflege gewährt wurde, Nachzahlung leisten muss, sobald sie dazu in der Lage ist. Der Anspruch des Kantons verjährt zehn Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
7.
Gegen dieses Urteil steht das gleiche Rechtsmittel zur Verfügung, wie wenn es (auch noch) um die Hauptsache ginge, das heisst, es kann Beschwerde in Zivilsachen nach Art. 72 ff. des Bundesgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005 (BGG, SR 173.110) erhoben werden. Da der Streitwert weniger als Fr. 30'000.- beträgt, wäre die Beschwerde nur zulässig, wenn sich eine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung stellt (Art. 74 Abs. 1 lit. b und Abs. 2 lit. a BGG). Ansonsten steht die subsidiäre Verfassungsbeschwerde nach Art. 113 ff. BGG offen. Sollten beide Rechtsmittel ergriffen werden, müsste dies in derselben Rechtsschrift erfolgen (Art. 119 Abs. 1 BGG).
Demgemäss erkennt die Kammer:
In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen. Den Beschwerdeführenden wird Rechtsanwalt C als unentgeltlicher Rechtsbeistand für das Rekursverfahren beigegeben.
In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet, Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für das Rekursverfahren zu bezahlen.
Fr. 500.--; die übrigen Kosten betragen:
Fr. 120.-- Zustellkosten,
Fr. 620.-- Total der Kosten.
Die Gerichtskosten werden dem Beschwerdegegner auferlegt.
Das Gesuch der Beschwerdeführenden um unentgeltliche Prozessführung wird als gegenstandslos geworden abgeschrieben, dasjenige um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in der Person von Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren ein unentgeltlicher Rechtsbeistand beigegeben.
Der Beschwerdegegner wird verpflichtet, Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren eine Parteientschädigung von Fr. 500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.
Rechtsanwalt C wird mit Fr. 959.90 (inkl. MWST) aus der Gerichtskasse entschädigt. Die Nachzahlungspflicht bleibt vorbehalten.
Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14.
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