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Wiederherstellung der Kostenvorschussfrist; grobe Nachlässigkeit im Zu- sammenhang mit E-Mail-Kommunikation; Zuständigkeit des mit der Verfah- rensinstruktion vertrauten Rechtsdiensts zur Einholung eines Kostenvor- schusses; (keine) Nachfrist zur Leistung des Kostenvorschusses im verwal- tungsinternen Verfahren – Art. 11 und Art. 14 VRG; Art. 5 OrgG; § 7 Abs. 2 Ge- schäftsordnung Regierungsrat. Schwierigkeiten im Umgang mit Informatiksystemen stellen regelmässig keinen Fristwiederherstellungsgrund dar. Einer Verfahrenspartei ist grobe Nachlässigkeit vorzuwerfen, wenn das Fristversäumnis darauf zurückzuführen ist, dass sie eine entscheidrelevante Mitteilung per E-Mail versandt hat, ohne weitere Kontrollmass- nahmen zu ergreifen (E. 4.1). Jedenfalls von einem anwaltlichen Rechtsvertreter ist aufgrund seiner anwaltlichen Sorgfaltspflicht zu erwarten, dass er fristgebundene und mit der Säumnisfolge des Rechtsverlusts verbundene Anordnungen nicht bloss an seine Mandantschaft wei- terleitet, sondern sich deren Eingang bestätigen lässt. Unterbleibt eine solche Be- stätigung, hat er bei der Klientschaft nachzufragen (E. 4.2). Der mit der Instruktion des Rekursverfahrens betraute Rechtsdienst des Baude- partements ist berechtigt, bei der rekurrierenden Partei einen Kostenvorschuss für das Rekursverfahren einzuverlangen (E. 5). Im verwaltungsinternen bzw. Rekursverfahren muss anders als im verwaltungsge- richtlichen Verfahren keine Nachfrist zur Leistung des Kostenvorschusses ange- setzt werden, wenn für den Säumnisfall das Nichteintreten bereits angedroht wor- den ist (E. 6). OGE 60/2023/35 vom 27. Oktober 2023 (Eine Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten gegen diesen Ent- scheid wies das Bundesgericht mit Urteil 1C_655/2023 vom 16. Mai 2024 ab, so- weit es darauf eintrat.) Veröffentlichung im Amtsbericht Aus den Erwägungen 4. Die Beschwerdeführer bringen vor, ihr Rechtsvertreter habe sie mit E-Mail vom 5. April 2023 darauf hingewiesen, dass der im Rekursverfahren auferlegte Kostenvorschuss bis am 19. April 2023 zu bezahlen sei. Abklärungen hätten erge-
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ben, dass ihnen dieses E-Mail offenbar (wohl aus technischen Gründen) nicht zu- gestellt worden sei. Damit habe nicht gerechnet werden müssen, zumal das E-Mail an zwei Personen versandt worden sei, der E-Mail-Verkehr zwischen ihnen immer tadellos funktioniert habe und es keine Fehlermeldung gegeben habe. Eine grobe Nachlässigkeit könne weder ihnen noch ihrem Rechtsvertreter vorgeworfen wer- den. 4.1. Gemäss Art. 11 des Gesetzes über den Rechtsschutz in Verwaltungssa- chen vom 20. September 1971 (Verwaltungsrechtspflegegesetz, VRG, SHR 172.200) kann eine versäumte Frist wiederhergestellt werden, wenn der säu- migen Person keine grobe Nachlässigkeit zur Last fällt. Eine Fristwiederherstellung ist somit zulässig, wenn der säumigen Person nur leichte Nachlässigkeit oder über- haupt kein Fehlverhalten vorgeworfen werden kann. Eine fehlende grobe Nachläs- sigkeit ist zu bejahen, wenn es der säumigen Person trotz Anwendung der üblichen Sorgfalt objektiv unmöglich oder subjektiv nicht zumutbar war, die fristgebundene Rechtshandlung rechtzeitig vorzunehmen oder – bei behördlichen Fristen – zumin- dest ein Fristerstreckungsgesuch zu stellen. Objektive Unmöglichkeit liegt vor, wenn die gesuchstellende Person bzw. ihre Vertretung wegen eines von ihrem Wil- len unabhängigen Umstands verhindert war, zeitgerecht zu handeln. Zu den ob- jektiven Hinderungsgründen zählen beispielsweise Naturkatastrophen oder schwerwiegende Erkrankungen, nicht aber Arbeitsüberlastung oder organisatori- sche Unzulänglichkeiten. Subjektive Unmöglichkeit wird angenommen, wenn zwar die Vornahme einer Handlung objektiv betrachtet möglich gewesen wäre, die be- troffene Person aber durch besondere Umstände, die sie nicht zu verantworten hat, am Handeln gehindert wurde. Als subjektive Hinderungsgründe kommen Fälle in Betracht, in denen die Person aufgrund mangelnder Kenntnisse die Situation nicht richtig einzuschätzen vermochte oder aufgrund eines unverschuldeten Irr- tums nicht rechtzeitig handelte. Als grobe Nachlässigkeit gelten demnach auch schlichtes Vergessen oder versehentlich falsches Terminieren. Schliesslich ist umso eher von grober Nachlässigkeit auszugehen, je höher die Sorgfaltspflicht des Betroffenen zu veranschlagen ist. Letztere hängt von der Wichtigkeit der vorzuneh- menden Handlung ab und verschärft sich mit dem Schwinden der hierfür zur Ver- fügung stehenden Zeitspanne. Je grösser die Gefahr und je höher deren Wahr- scheinlichkeitsgrad ist, sich zu verwirklichen, desto höher ist auch die zu beach- tende Sorgfalt (OGE 60/2019/19 vom 15. Oktober 2019 E. 3 mit Hinweisen; Kilian Meyer, in: Meyer/Herrmann/Bilger [Hrsg.], Kommentar zur Schaffhauser Verwal- tungsrechtspflege, 2021, Art. 11 VRG N. 4).
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Schwierigkeiten im Umgang mit Informatiksystemen stellen regelmässig keinen Fristwiederherstellungsgrund dar. Einer Verfahrenspartei ist grobe Nachlässigkeit vorzuwerfen, wenn das Fristversäumnis darauf zurückzuführen ist, dass sie eine entscheidrelevante Mitteilung per E-Mail versandt hat, ohne weitere Kontrollmass- nahmen zu ergreifen. Es ist heute als allgemein bekannt vorauszusetzen, dass der Verkehr mit E-Mails gefahrenbehaftet und im Allgemeinen nur beschränkt verläss- lich ist. Es ist daher unerlässlich, sich den Eingang des E-Mails bestätigen zu las- sen oder dessen Übermittlung auf andere, primär herkömmliche Weise (telefo- nisch, postalisch) zu verifizieren und nicht auf das Ausbleiben einer Fehlermeldung oder auf den Eingang einer automatisierten Zustellbestätigung zu vertrauen (OGE 60/2018/14 vom 26. Februar 2019 E. 2.2.2 mit Hinweis auf BGer 2C_699/2012 vom 22. Oktober 2012 E. 4 sowie Kaspar Plüss, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommen- tar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich/ Basel/Genf 2014, § 12 N. 73; vgl. ferner BGE 145 V 90 E. 6.2.2). 4.2. Nach dem Gesagten ist jedenfalls von einem anwaltlichen Rechtsvertreter aufgrund seiner anwaltlichen Sorgfaltspflicht zu erwarten, dass er fristgebundene und mit der Säumnisfolge des Rechtsverlusts verbundene Anordnungen nicht bloss an seine Mandantschaft weiterleitet, sondern sich deren Eingang bestätigen lässt. Unterbleibt eine solche Bestätigung, hat er bei der Klientschaft nachzufragen. Im vorliegenden Fall versäumte es der Rechtsvertreter, sich bei den Beschwerde- führern nach dem Eingang seines E-Mails vom 5. April 2023 zu erkundigen, obwohl ihm Letztere den Eingang des E-Mails nicht (von sich aus) bestätigt hatten. Nach- dem dem Rechtsvertreter die Säumnisfolgen (Rechtsverlust) bekannt waren, ist nicht zu beanstanden, wenn der Regierungsrat darin eine grobe Nachlässigkeit im Sinne von Art. 11 VRG erblickte. Daran vermag nichts zu ändern, dass die E-Mail- Kommunikation zwischen dem Rechtsvertreter und den Beschwerdeführern offen- bar zuvor tadellos funktioniert hatte. Bei diesem Ergebnis kann offenbleiben, wie glaubhaft die Darstellung der Beschwerdeführer ist, sie hätten das E-Mail des Rechtsvertreters nicht erhalten. Offenbleiben kann sodann, ob sich der Rechtsvertreter überdies nach der gebote- nen Sorgfalt hätte vergewissern müssen, dass die fristwahrende Handlung vor Fristablauf von seiner Klientschaft vorgenommen wurde. Unzutreffend ist jedoch, dass die Beschwerdeführer bis dahin Vorschussrechnungen jedes Mal fristgerecht bezahlt hatten. Dem Rechtsvertreter musste aus dem zwischen denselben Par- teien geführten Verwaltungsgerichtsverfahren [...] bekannt sein, dass die Be- schwerdeführer die dort angesetzte Kostenvorschussfrist ungenutzt verstreichen
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liessen, weshalb ihnen am 2. Dezember 2022 – mithin nur vier Monate vor dem Versand des E-Mails vom 5. April 2023 – eine Nachfrist angesetzt werden musste. Die Beschwerdeführer haben sich das Verhalten ihres Rechtsvertreters anrechnen zu lassen (OGE 60/2019/19 vom 15. Oktober 2019 E. 6; 60/2018/14 vom 26. Feb- ruar 2019 E. 2.3; Meyer, Art. 11 VRG N. 6). Ob ihnen auch persönlich ein grob nachlässiges Verhalten vorgeworfen werden kann, muss daher nicht mehr geprüft werden. 5. Die Beschwerdeführer rügen die Unzuständigkeit des Rechtsdiensts des Baudepartements zur Erhebung eines Kostenvorschusses mit angedrohten Säum- nisfolgen. Die entsprechenden Anordnungen würden keine Wirkung entfalten. Sie seien entweder mangels Zuständigkeit nichtig oder aber zumindest anfechtbar. Im Kanton Schaffhausen befasst sich aufgrund des Referentensystems grundsätz- lich ein Mitglied des Regierungsrats vertieft mit einem zu behandelnden Geschäft (vgl. Art. 5 und Art. 29 ff. des Gesetzes über die Organisation der Regierungs- und Verwaltungstätigkeit vom 18. Februar 1985 [Organisationsgesetz, OrgG, SHR 172.100] sowie §§ 5 ff. der Geschäftsordnung für den Regierungsrat des Kantons Schaffhausen vom 31. März 1987 [GO RR, SHR 172.102]). Geht es um ein Rechtsmittel an den Regierungsrat, wird zur Instruktion typischerweise der Rechtsdienst des befassten Departements beigezogen (sog. Instruktionsbehörde). Der vom Departementsvorsteher zugezogene Sachbearbeiter ist ermächtigt, pro- zessleitende Verfügungen im Namen des zuständigen Departementsvorstehers zu unterzeichnen (§ 7 Abs. 2 GO RR; vgl. ferner Anhang zur Unterschriftenregelung Baudepartement vom 1. Oktober 2022, S. 2). Der mit der Instruktion des Rekurs- verfahrens betraute Rechtsdienst des Baudepartements war daher berechtigt, bei den Beschwerdeführern einen Kostenvorschuss für das Rekursverfahren einzuver- langen. Dies entspricht im Übrigen der konstanten Praxis (vgl. zum Ganzen auch OGE 60/2022/33 vom 23. Dezember 2022 E. 4.3 mit Hinweisen). Daran vermag nichts zu ändern, dass Art. 5 OrgG Verwaltungshandlungen regelt, kann doch das Einholen eines Kostenvorschusses – selbst im Rahmen eines Rechtsmittelverfah- rens – als blosse Verwaltungshandlung betrachtet werden (vgl. dagegen für die Rechtsprechungstätigkeit Art. 6 OrgG). Ebenso wenig ist von Belang, dass die Er- hebung des Kostenvorschusses nicht explizit in Vertretung des Departementsvor- stehers erfolgte. Schliesslich ist nicht ersichtlich, weshalb die Delegationsverfü- gung nichtig sein sollte, allein weil sie den Beschwerdeführern nicht zugestellt wurde. Die Rüge der Beschwerdeführer erweist sich als unbegründet. Bei diesem Ergebnis kann offenbleiben, ob die Rüge überhaupt (noch) zulässig war (vgl. BGE 149 III 12 E. 3.2.1; 143 V 66 E. 4.3; je mit Hinweisen).
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6. Schliesslich machen die Beschwerdeführer geltend, der Gesetzgeber habe für das verwaltungsinterne Verfahren keine Nachfrist bei Nichtbezahlung des Kos- tenvorschusses vorgesehen, eine solche aber auch nicht ausgeschlossen. Das Gesetz sei insofern lückenhaft. Es könne nicht sein, dass der Gesetzgeber für das Rekursverfahren strengere diesbezügliche Vorschriften habe aufstellen wollen als für das verwaltungsgerichtliche Verfahren. Gemäss Art. 14 VRG können Private unter der Androhung, dass sonst auf ihr Be- gehren nicht eingetreten werde, zur Leistung eines angemessenen Barvorschus- ses für Verfahrenskosten angehalten werden. Es entspricht konstanter Praxis im Kanton Schaffhausen und der obergerichtlichen Rechtsprechung, dass im verwal- tungsinternen bzw. Rekursverfahren anders als im verwaltungsgerichtlichen Ver- fahren (vgl. Art. 101 Abs. 3 ZPO i.V.m. Art. 48 Abs. 1 VRG) keine Nachfrist zur Leistung des Kostenvorschusses angesetzt wird und auch nicht angesetzt werden muss, jedenfalls wenn für den Säumnisfall das Nichteintreten bereits angedroht worden ist (vgl. angefochtener Beschluss, E. 3.4; Natalie Greh, in: Meyer/ Herrmann/Bilger [Hrsg.], Kommentar zur Schaffhauser Verwaltungsrechtspflege, 2021, Art. 14 VRG N. 11; OGE 60/2019/19 vom 15. Oktober 2019 E. 5.2.2; ferner BGer 1C_601/2019 vom 27. März 2020 E. 3.3). Anlass zur gerichtlichen Lücken- füllung besteht nicht, kann doch nicht von einer unvollständigen Regelung gespro- chen werden, die keine Antwort auf eine sich stellende Rechtsfrage gibt (vgl. statt vieler BGer 1C_624/2022 vom 21. April 2023 E. 6.6 mit Hinweisen, zur Publikation vorgesehen, sowie BGer 1C_601/2019 vom 27. März 2020 E. 3.3). Ebenso wenig sind die Voraussetzungen für eine Praxisänderung erfüllt (vgl. statt vieler BGE 148 III 270 E. 7.1 mit Hinweisen). Auch dieser Rüge ist kein Erfolg beschieden.