Präsident Thomas Vögeli, Mitglieder Fritz Buchschacher und Markus Frei; Gerichtsschreiber Thomas Scherrer
X und Y U-V, Beschwerdeführer,
gegen
Kantonales Steueramt, Davidstrasse 41, 9001 St. Gallen, Vorinstanz,
und
Eidgenössische Steuerverwaltung, Hauptabteilung Direkte Bundessteuer, Abteilung Recht, Eigerstrasse 65, 3003 Bern, Beschwerdebeteiligte,
betreffend
Direkte Bundessteuer (Einkommen 2009)
Sachverhalt:
A.- Die Eheleute X und Y U-V wohnen in A in einem Eigenheim. Der Ehemann ist als Aussendienstmitarbeiter bei der S Schweiz AG tätig, die Ehefrau bei der Z in H. Dem Ehemann wurden gemäss Lohnausweis im Jahr 2009 Pauschalspesen von Fr. 8'400.-- für Repräsentation, Fr. 12'000.-- für Autokosten sowie Fr. 1'200.-- für Telefonkosten ausgerichtet. In der Steuererklärung deklarierte X U einerseits den Nettolohn von Fr. 117'776.-- ohne pauschale Spesenentschädigungen und anderseits als Berufskosten unter anderem Aufwendungen für die Verwendung des privaten Motorfahrzeugs zwischen Wohn- und Arbeitsort von Fr. 7'750.-- (13'800 km à Fr. -.56) sowie einen Abzug von Fr. 4'340.-- für die Benutzung eines Arbeitszimmers im eigenen Haus. Die Veranlagungsbehörde liess die Kosten des privaten Motorfahrzeuges für den Arbeitsweg nicht zum Abzug zu und reduzierte die Kosten für das Büro im eigenen Haus auf Fr. 3'000.--. X und Y U-V wurden für die direkte Bundessteuer 2009 mit einem steuerbaren Einkommen von Fr. 129'100.-- veranlagt. Gegen diese Veranlagung erhoben die Pflichtigen am 28. Dezember 2010 Einsprache. Sie fochten namentlich die Streichung des Abzugs für die Kosten des privaten Motorfahrzeugs an und wiesen darauf hin, dass gemäss der Fahrzeugpolicy der S Schweiz AG der Arbeitsweg nicht als Geschäftskilometerleistung gelte und somit auch nicht mit den Spesen abgegolten werde. Es werde darum ersucht, dies bei der Veranlagung zu berücksichtigen. In der Folge verlangte die Veranlagungsbehörde von den Steuerpflichtigen die Einreichung des detaillierten Bordbuches, welches gemäss Fahrzeugpolicy von denjenigen Mitarbeitern, die pauschale Fahrspesen erhalten, geführt werden müsse. Der Einsprecher erklärte, es sei ihm nicht mehr möglich, das Bordbuch für den genannten Zeitraum zu beschaffen. Er ermächtige daher die Veranlagungsbehörde, einen angemessenen Abzug zu machen. Im Weiteren reichte er eine Bestätigung der Arbeitgeberin ein, wonach er täglich beruflich auswärtige Termine wahrzunehmen habe und die Fahrzeugspesen die Entschädigung für den Arbeitsweg ausdrücklich ausschliessen. Die Veranlagungsbehörde wies die Einsprache mit Entscheid vom 15. April 2011 ab. Sie hielt fest, gemäss Ziff. 7.0 der Fahrzeugpolicy verpflichte sich der Mitarbeiter zur wahrheitsgetreuen Führung eines Bordbuches. Das Bordbuch gelte als Beweis für das Steueramt wie auch für die S Schweiz AG, dass die bezahlten Fahrzeugpauschalen aufgrund von Geschäftskilometern erfolgen würden. Der Einsprecher habe kein Bordbuch eingereicht. Gemäss Leasingvertrag sei die Fahrleistung seines Autos auf 24'000 Kilometer pro Jahr limitiert. Die Angemessenheit der pauschalen Autospesen von Fr. 12'000.-- sei nicht überprüfbar; gleichwohl seien diese vollumfänglich als Auslagenersatz anerkannt worden. Die geltend gemachten Kosten für den Arbeitsweg seien nicht nachgewiesen.
B.- Gegen den Einspracheentscheid vom 15. April 2011 erhoben X und Y U-V mit Eingabe vom 16. Mai 2011 Beschwerde bei der Verwaltungsrekurskommission und beantragten, die vollständige Streichung der Abzüge für den Arbeitsweg des Pflichtigen sei zu überdenken. Der Tatsache, dass die Erstellung des Nachweises über die Kosten für den Arbeitsweg einen unverhältnismässigen Aufwand darstelle, sei Rechnung zu tragen, und die beiden Parteien hätten einen Vergleich über eine angemessene Kilometerzahl für den Abzug des Arbeitsweges auszuhandeln.
Die Vorinstanz beantragte in ihrer Vernehmlassung vom 22. Juli 2011 die kostenfällige Abweisung der Beschwerde. Die Eidgenössische Steuerverwaltung verzichtete stillschweigend auf eine Vernehmlassung. Die Beschwerdeführer erhielten Gelegenheit, sich zur vorinstanzlichen Vernehmlassung zu äussern. Dies taten sie mit Eingabe vom 19. September 2011.
Auf die Ausführungen der Verfahrensbeteiligten zur Begründung ihrer Anträge wird, soweit wesentlich, in den nachstehenden Erwägungen eingegangen.
Erwägungen:
1.- Die Eintretensvoraussetzungen sind von Amtes wegen zu prüfen. Die Verwaltungsrekurskommission ist zum Sachentscheid zuständig. Die Befugnis zur Beschwerdeerhebung ist gegeben. Die Beschwerde vom 16. Mai 2011 ist rechtzeitig eingereicht worden. Sie erfüllt in formaler und inhaltlicher Hinsicht die gesetzlichen Anforderungen (Art. 140 Abs. 2 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer, SR 642.11, abgekürzt: DBG; Art. 7 der Verordnung zum Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer, sGS 815.1; Art. 41 lit. h Ziff. 1 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege, sGS 951.1, abgekürzt: VRP). Auf die Beschwerde ist einzutreten.
2.- Streitig ist ausschliesslich die Abzugsfähigkeit der vom Beschwerdeführer geltend gemachten Kosten von Fr. 7'750.-- für den Arbeitsweg. Die Reduktion des Abzugs für das Büro im Eigenheim blieb in der Beschwerde unangefochten.
a) Der Beschwerdeführer hält fest, er sei als Aussendienstmitarbeiter auf die Benutzung eines Autos zwingend angewiesen, und verweist auf die Bescheinigung der Arbeitgeberin. Die S Schweiz AG stelle es ihren Mitarbeitern frei, ein Firmenauto zu benutzen oder das Privatauto gegen entsprechende Spesenentschädigung gemäss Fahrzeugpolicy zu benutzen. Hauptaufgabe des Verkäufers im Aussendienst seien Kundenbesuche. Das Gebiet, welches er abzudecken habe, reiche von Buchs bis Steinach und auf die Schwägalp sowie über die beiden Kantone Appenzell. Die Fahrzeugpolicy halte klar fest, dass die Entschädigung von Fr. 12'000.-- pro Jahr nur für die geschäftlich gefahrenen Kilometer gelte. Der Arbeitsweg werde demnach mit den Spesen nicht entschädigt. Mehrmals sei das Steueramt A ersucht worden, welches denn seiner Ansicht nach eine angemessene Kilometerzahl für den Arbeitsweg wäre. Leider sei diesem Wunsch nicht entsprochen worden. Die wahrheitsgetreue Erstellung des Bordbuches für das Jahr 2009 sei heute praktisch unmöglich. Mit der Personalverantwortlichen seiner Arbeitgeberin habe ein mündliches Abkommen bestanden, dass er das Bordbuch nicht führen müsse. Seine Agenda sei aus praktischen Gründen nicht vollständig (Terminabsprachen während des Tages, spontane Kundenbesuche, Notfälle etc.). Würde das Bordbuch nun nachträglich erstellt, wären die Daten zum einen mehr als lückenhaft und zum anderen wäre dies nur unter sehr grossem Zeitaufwand möglich. Die Agenda sei als Outlook-Kalender geführt und nach einem Systemwechsel nur ab November 2010 vorhanden. Da die Fahrzeugpolicy ausdrücklich den Arbeitsweg von der Spesenentschädigung ausklammere, werde der Standpunkt vertreten, dass dem Beschwerdeführer ein Mindestabzug für den Arbeitsweg zustehe.
b) Nach Art. 26 Abs. 1 lit. a DBG können als Berufskosten bei unselbständiger Erwerbstätigkeit die notwendigen Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte abgezogen werden, daneben die notwendigen Mehrkosten für auswärtige Verpflegung (lit. b) sowie die übrigen für die Ausübung des Berufs erforderlichen Kosten (lit. c). Für die Berufskosten nach Abs. 1 lit. a - c werden Pauschalansätze festgelegt; im Fall von Abs. 1 lit. a und c steht dem Steuerpflichtigen der Nachweis höherer Kosten offen (Art. 26 Abs. 2 DBG). Gestützt auf diese Bestimmung erliess das Eidgenössische Finanzdepartement die Verordnung über den Abzug von Berufskosten der unselbständigen Erwerbstätigkeit bei der direkten Bundessteuer (Berufskostenverordnung, SR 642.118.1, abgekürzt: BKV). Nach Art. 5 Abs. 1 BKV können als notwendige Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte bei Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel die tatsächlich entstehenden Auslagen abgezogen werden; steht kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung oder ist dessen Benützung objektiv nicht zumutbar, was bei der Notwendigkeit der Benutzung des privaten Autos für die Berufsausübung der Fall ist, so können die Kosten des privaten Fahrzeuges gemäss den Pauschalen nach Art. 3 abgezogen werden. Der Nachweis höherer berufsnotwendiger Kosten bleibt vorbehalten (Art. 5 Abs. 3 BKV). Gemäss Anhang zur BKV wird für die Benutzung privater Fahrzeuge ein Abzug von Fr. -.70 pro Fahrkilometer gewährt.
Die Steuerpflichtigen können nur diejenigen Kosten in Abzug bringen, die sie selber getragen haben. Was vom Arbeitgeber finanziert wird, stellt für den Arbeitnehmer keinen Kostenaufwand dar. Es ist daher notwendig, dass zwischen der Entschädigung der Berufskosten durch den Arbeitgeber mittels ausbezahlter Spesen und den vom Arbeitnehmer beanspruchten Abzügen für die Berufskosten koordiniert wird. Andernfalls ergäbe sich ein doppelter Steuerabzug für die gleichen Aufwendungen (vgl. Bosshard/Mösli, Der neue Lohnausweis, Muri/Bern 2007, S. 32; Knüsel, in: Kommentar zum Schweizerischen Steuerrecht, Band I/2a, 2. Aufl. 2008, N 5 zu Art. 26 DBG).
Die Veranlagungsbehörde trägt im Allgemeinen die objektive Beweislast für steuerbegründende, der Steuerpflichtige dagegen für steuermindernde Tatbestandsmerkmale des Steueranspruchs, wenn trotz Untersuchung von Amts wegen der rechtserhebliche Sachverhalt ungewiss geblieben ist (vgl. Richner/Frei/Kaufmann/Meuter, Handkommentar zum DBG, 2. Aufl. 2009, N 78 zu Art. 123 DBG).
c) Dem Beschwerdeführer wurden pauschale Autospesen von Fr. 12'000.-- ausgerichtet. Gemäss Lohnausweis beruhen die Spesenansätze auf einem vom Kanton Zürich genehmigten Spesenreglement. Die Veranlagungsbehörde liess die pauschalen Autospesen von Fr. 12'000.-- in vollem Umfang als Berufskosten zum Abzug zu. Der Beschwerdeführer beansprucht einen zusätzlichen Abzug für den Arbeitsweg. Gemäss Spesenreglement werden monatliche Fahrzeugpauschalen an diejenigen Aussendienstmitarbeiter ausgerichtet, die nachweislich gemäss Bordbuch über 12'000 Kilometer pro Jahr geschäftlich mit dem Privatfahrzeug unterwegs sind. Die Spesenpauschale des Beschwerdeführers von Fr. 12'000.-- pro Jahr entspricht einer jährlichen Leistung von 20'000 bis 25'000 Kilometern innerhalb eines Jahres (Ziff. 1.0). In Ziff. 7.0 der Fahrzeugpolicy ist festgehalten, dass sich der Mitarbeiter zur wahrheitsgetreuen Führung eines Bordbuches verpflichte, damit die Geschäftskilometer kontrolliert und die Anpassungen vorgenommen werden könnten. Im Bordbuch sind täglich alle mit dem Privatfahrzeug gefahrenen Geschäftskilometer einzutragen. Das Bordbuch gilt als Beweis für das Steueramt und auch für die S Schweiz AG, dass die bezahlten Fahrzeugpauschalen aufgrund von Geschäftskilometern erfolgten. Das Bordbuch dient auch als Mittel für Anpassungen der Fahrzeugpauschale. Gemäss Abs. 2 wird das Bordbuch von der S Schweiz AG kostenlos zur Verfügung gestellt. Es wird stichprobenmässig durch die Wagenparkzentrale eingezogen und kontrolliert. Unterlässt ein Mitarbeiter das Führen des Bordbuches oder kann er dieses nicht innert 10 Tagen vorweisen, so werden die Fahrzeugpauschalzahlungen per sofort eingestellt, und alle Pauschalen bis zum letzten gültigen Eintrag im Bordbuch sind vollumfänglich zurückzuzahlen. Das Einsenden oder der Verlust des Bordbuches befreien in keinem Fall vom Rapportieren der Geschäftskilometer. In Ziff. 8.0 ist festgehalten, dass der Arbeitsweg nicht als Geschäftskilometer gilt und somit nicht für die Evaluierung der Fahrzeugpauschale berücksichtigt werden darf. Als anrechenbarer Weg für die geschäftlich gefahrenen Kilometer gilt grundsätzlich die Strecke Arbeitsort - Zielort. Die Strecke Wohnort des Mitarbeiters - Arbeitsort gilt nicht als abrechenbarer Arbeitsweg. Fährt der Mitarbeiter direkt von seinem Wohnort zum Kunden, so darf grundsätzlich die Strecke üblicher Arbeitsort - Ort des Kunden abgerechnet werden; sollte jedoch die Strecke Wohnort des Mitarbeiters - Ort des Kunden kleiner sein, so darf nur diese Strecke abgerechnet werden.
Der Beschwerdeführer reichte trotz wiederholter Aufforderung durch die Veranlagungsbehörde das Bordbuch nicht ein. Er macht geltend, er habe – entgegen der klaren Verpflichtung in der Fahrzeugpolicy – aufgrund einer mündlichen Abmachung mit der Personalverantwortlichen seiner Arbeitgeberin kein Bordbuch führen müssen. Eine wahrheitsgetreue Erstellung des Bordbuches sei für das Jahr 2009 deshalb "heute praktisch unmöglich". Ebensowenig hat es der Beschwerdeführer durch die Einreichung des Serviceheftes des geschäftlich genutzten Fahrzeuges ermöglicht, Anhaltspunkte zu seiner Fahrleistung im Jahr 2009 zu gewinnen. Bei dieser Sachlage bestand für die Veranlagungsbehörde kein Anlass, einen Abzug im Rahmen einer Verständigung festzusetzen oder gar dem Pflichtigen ein Vergleichsangebot zu unterbreiten.
Grundsätzlich ist gemäss Fahrzeugpolicy bzw. Spesenreglement die Entschädigung von Fahrkosten zwischen Wohnort und Arbeitsort nicht vorgesehen. Insoweit ist dem Beschwerdeführer beizupflichten. Im Reglement ist aber ausdrücklich festgehalten, dass die Strecke zwischen dem üblichen Arbeitsort und dem Ort des Kunden abgerechnet werden darf, wenn der Mitarbeiter direkt von seinem Wohnort zum Kunden fährt. Der Beschwerdeführer macht keine Angaben, wir häufig dies bei seiner Tätigkeit der Fall ist. Aufgrund seines Wohnortes inmitten des ihm zugeteilten Geschäftsrayons dürfte es relativ häufig vorkommen, dass er direkt vom Wohnort zu einem Kunden fährt. Nach der Bestätigung der Arbeitgeberin vom 2. März 2011 findet einmal wöchentlich in St. Gallen ein sogenannter Bürotag mit einer Sitzung statt. Dass der Beschwerdeführer auch an anderen Tagen regelmässig zuerst von seinem Wohnort A nach St. Gallen fährt und erst anschliessend Kunden im Gebiet zwischen Steinach und Buchs und in den beiden Kantonen Appenzell besucht, erscheint daher wenig wahrscheinlich. Hinzu kommt, dass die Fahrleistung des von ihm benutzten Wagens gemäss Leasingvertrag auf 24'000 km begrenzt ist. Die pauschale Spesenentschädigung entspricht einer geschäftlichen Kilometerleistung von 20'000 bis 25'000 Kilometern. Damit würden nennenswerte private Fahrten nur noch in geringem Umfang möglich sein. Namentlich aber ist es ausgeschlossen, dass bei dieser Sachlage noch Fahrten für den Arbeitsweg von 13'800 km, wie sie der Beschwerdeführer deklarierte, zurückgelegt werden. Daran ändert nichts, dass der Beschwerdeführer nach eigener Darstellung hin und wieder den Wagen seiner Ehefrau benutzt. Diese machte zudem selber eine tägliche Benutzung des Autos für den Arbeitsweg geltend. Bei dieser Sachlage ist es naheliegend, dass beim Beschwerdeführer keine nennenswerte Fahrstrecke für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort anfällt.
Mangels Unterlagen insbesondere auch zur gesamten Fahrleistung kann der Beschwerdeführer nicht belegen, dass die pauschale Fahrzeugentschädigung von monatlich Fr. 1'000.-- nicht auch allfällige Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort deckten. Dies gilt umso mehr, als der Beschwerdeführer geltend macht, die Fahrzeugpolicy habe für ihn aufgrund einer mündlichen Vereinbarung mit der Personalverantwortlichen hinsichtlich der Führung des Bordbuches nicht gegolten. Damit war seiner Arbeitgeberin nicht bekannt, inwieweit sie mit der pauschal ausgerichteten Entschädigung auch Fahrkosten zwischen dem Wohn- und dem Arbeitsort abgegolten hat. Der Beschwerdeführer kann unter diesen Umständen der steuerlichen Nichtberücksichtigung zusätzlicher Fahrkosten für den Weg zwischen Wohn- und Arbeitsort nicht die Fahrzeugpolicy entgegenhalten, nach der diese Kosten nicht entschädigt werden.
d) Zusammenfassend ergibt sich aus den vorstehenden Erwägungen, dass die Vorinstanz einen zusätzlichen Abzug für Kosten des Arbeitsweges zu Recht verweigert hat. Folglich ist die Beschwerde abzuweisen.
3.- Dem Verfahrensausgang entsprechend sind die Kosten des Verfahrens den Beschwerdeführern aufzuerlegen (Art. 144 Abs. 1 DBG). Eine Entscheidgebühr von Fr. 500.-- ist angemessen (vgl. Art. 144 Abs. 5 DBG in Verbindung mit Art. 7 Ziff. 122 der Gerichtskostenverordnung, sGS 941.12). Der Kostenvorschuss von Fr. 500.-- ist zu verrechnen.
Entscheid:
1. Die Beschwerde wird abgewiesen.
2. Die Beschwerdeführer bezahlen die Kosten des Verfahrens von
Fr. 500.-- unter Verrechnung des Kostenvorschusses von Fr. 500.--.