Vom 7. bis 13. November 1992 zeigten die Beschwerdeführerinnen, teils als Vermieter, teils im Rahmen von Verwaltungsmandaten, an insgesamt rund 3500 Mieter Mietzinserhöhungen an. Zahlreiche Mieter gelangten hierauf an die Schlichtungsbehörde. Diese teilte den Beschwerdeführerinnen u.a. im Fall der Mieterin S. mit, die Mietvertragsänderung sei mit einem nicht von der Schlichtungsbehörde genehmigten Formular angezeigt worden, weshalb die angezeigte Mietzinserhöhung ungültig und ohne rechtliche Wirkung sei. Bei dieser Sachlage werde von der Eröffnung eines förmlichen Anfechtungsverfahrens abgesehen. Gegen diese Verfügung reichten die Beschwerdeführerinnen beim Obergericht Beschwerde ein mit der Begründung, sie hätten das zuvor von der Schlichtungsbehörde genehmigte Formular von der NCR übernommen. Dieses enthalte die gemäss Art. 19 VMWG notwendigen Angaben; das von ihnen verwendete Formular sei daher als genehmigt zu betrachten. Aber selbst wenn dem nicht so wäre, sei es überspitzt formalistisch, dieses nicht als gültig zu erachten, nachdem das inhaltlich und drucktechnisch identische Formular der Firma M. von der Schlichtungsbehörde genehmigt worden sei. Diese Genehmigung müsse auch für die Beschwerdeführerinnen gelten.
Aus den Erwägungen:
a) Vertragsänderungsmitteilungen sind nur gültig, wenn sie auf dem vorgeschriebenen Formular erfolgen (Art. 269d Abs. 2 lit. a OR). Dieses Formular muss vom Kanton, d. h. im Kanton Luzern von der Schlichtungsbehörde, genehmigt sein (Art. 269 d Abs. 1 OR; § 3 Abs. 2 VSMP). Ob ein Vermieter das amtliche Formular (Art. 19 Abs. 4 VMWG) oder ein von ihm selbst kreiertes, vom Kanton genehmigtes Formular verwendet, ist für die Gültigkeit der Mitteilung unerheblich (SVIT-Kommentar Mietrecht, Zürich 1991, N 15 und 18 zu Art. 269 d OR).
Nach der Praxis der Schlichtungsbehörde werden Formulare nur für einen bestimmten Vermieter bewilligt. Das bedeutet, dass ein von der Schlichtungsbehörde bewilligtes Formular nicht einfach von einem anderen Vermieter mit dessen Firmensignet verwendet werden darf, sondern dass für jedes Formular in der tatsächlich verwendeten Fassung samt Briefkopf etc. die Bewilligung nachgesucht werden muss. Im vorliegenden Fall haben die Beschwerdeführerinnen der Schlichtungsbehörde bis zum 30. November 1992 kein Gesuch eingereicht, das von der NCR geschaffene Formular in ihrem Geschäftsbereich zu verwenden. Dies im Gegensatz etwa zur Firma M., die der Schlichtungsbehörde am 4. Juni 1991 ausdrücklich den Antrag stellte, das von der NCR erarbeitete Formular zu verwenden. Das Formular der Firma M. wurde durch ihr Firmensignet ergänzt und zudem den bundesrechtlichen Anforderungen angepasst (Einsetzen aller zwingend vorgeschriebenen Bestimmungen gemäss Art. 19 Abs. 1 lit. a VMWG und der anderen einseitigen Vertragsänderungen gemäss Art. 19 Abs. 1 lit. b VMWG) sowie Entfernen mietspezifischer Erhöhungsgründe auf einen bestimmten Erhöhungstermin (gelbe Markierungen). Hingegen war das von der Beschwerdeführerin Ziff. 1 im Fall der Mieterin S. verwendete Formular von der Schlichtungsbehörde nicht genehmigt. Die Genehmigung des Formulars erfolgte erst im Dezember 1992/Januar 1993. Ist aber die Verwendung eines amtlich genehmigten Formulars Gültigkeitserfordernis und knüpft die zivilrechtliche Sanktion der Nichtigkeit an den formellen Fehler der Verwendung eines nicht genehmigten Formulares an, so muss die Genehmigung im Zeitpunkt der Verwendung des Formulars vorliegen. Eine Rückwirkung der Genehmigung entfällt daher (mp 4/91 S. 177).
Damit steht grundsätzlich fest, dass die vom 7. bis 13. November 1992 von den Beschwerdeführerinnen verschickten Mietvertragsänderungen auf einem nicht genehmigten Formular angezeigt wurden.
b) Die Beschwerdeführerinnen sind der Ansicht, es stelle überspitzten Formalismus dar, wenn die Nichtigkeitsfolge auch eintrete, wenn der Vermieter ein Formular verwende, das alle vom Gesetz angeforderten Angaben enthält, aber nicht genehmigt worden sei.
Überspitzter Formalismus ist eine besondere Form der Rechtsverweigerung. Wenn für ein Verfahren rigorose Formvorschriften aufgestellt werden, ohne dass die Strenge sachlich gerechtfertigt wäre, wenn die Behörde formelle Vorschriften mit übertriebener Schärfe handhabt oder an Rechtsschriften überspannte Anforderungen stellt, wird dem Bürger der Reehtsweg in unzulässiger Weise versperrt, was einer formellen Rechtsverweigerung gleichkommt (Häfliger Arthur, Alle Schweizer sind vor dem Gesetze gleich, Bern 1985, S. 121).
aa) Häufig wird der erwähnte Grundsatz dann angewandt, wenn allzu formalistische Regelungen des kantonalen Verfahrensrechts die Verwirklichung des Bundesrechts be- oder verhindern. Dieser Tatbestand ist vorliegend nicht gegeben, da der Formularzwang im materiellen Bundesrecht selbst vorgeschrieben ist. Es stellt sich hingegen die Frage, ob die Schlichtungsbehörde diese formellen bundesrechtlichen Vorschriften mit übertriebener Schärfe angewandt hat. In dieser Hinsicht ist vorab von Bedeutung, dass sich die strenge Praxis der Schlichtungsbehörde ihrerseits auf die publizierte Rechtsprechung des Luzerner Obergerichts abstützen kann. So hielt das Obergericht bereits in LGVE 1984 I Nr. 8 ausdrücklich fest, dass jeder Genehmigung nach Art. 269 d OR die Bedeutung einer Feststellungsverfügung zukomme, womit zum Ausdruck gebracht werde, dass die gesetzlichen Bedingungen in einem bestimmten Fall erfüllt seien. Aus den weiteren (unveröffentlichten) Erwägungen dieses Entscheids geht unzweideutig hervor, dass für jedes Formular in der tatsächlich verwendeten Fassung samt Briefkopf usw. die Bewilligung nachgesucht werden muss.
bb) Weiter ist zu beachten, dass die Schlichtungsbehörde verpflichtet ist, die ihr zur Genehmigung eingereichten Formulare nicht nur auf ihre Konformität mit dem Bundesrecht zu überprüfen, sondern auch zu prüfen, ob die drucktechnischen Eigenschaften vorhanden sind, um das Schriftstück als Formular zu bezeichnen. Gerade letzteres führt praktisch bei jedem Vermieter zu Änderungen in der Gestaltung des Formulars. Es kann daher mit gutem Grund gefordert werden, dass ein Vermieter, der aus bestimmten Gründen ein eigenes Formular benützen will, persönlich um die Genehmigung nachsuchen muss. Dieser kleine Aufwand ist ihm ohne weiteres zumutbar.
cc) Würden dagegen private Formulare durch die Genehmigung sämtlichen Vermietern offenstehen, müsste die Schlichtungsbehörde namentlich auch bei mündlichen Anfragen von Mietern zunächst abklären, ob dieses Formular den gesetzlichen Vorschriften bezüglich Inhalt und Form entspricht. Eine effektive Kontrolle wäre so kaum, resp. nur mit unverhältnismässig grossem Aufwand möglich. Die Genehmigung von Formularen verlöre praktisch ihren Sinn.
dd) Das amtliche Formular wurde geschaffen, um ein klares, der Rechtssicherheit dienendes Verfahren bei den Mietzinserhöhungen zu bewirken. Es liegt denn auch im ureigensten Interesse des Vermieters selbst, ein jederzeit gesetzeskonformes Formular zu verwenden, läuft er doch bei nichtigen Mietzinserhöhungen Gefahr, noch nach Jahren mit einem Rückforderungsanspruch konfrontiert zu werden (Pra 77 [1988] S. 624f.).
c) Die Praxis der Schlichtungsbehörde erscheint somit als sachlich vertretbar, jedenfalls nicht willkürlich oder überspitzt formalistisch. Will daher ein Vermieter aus bestimmten Gründen ein eigenes Formular benützen, so darf von ihm verlangt werden, dass er persönlich um die Genehmigung nachsucht. Nur so kann dem Formularzwang, wie er von Gesetz und Rechtsprechung postuliert wird, wirkungsvoll Nachachtung verschafft werden.
d) Der Vorwurf des überspitzten Formalismus ist vorliegend um so weniger gerechtfertigt, als die Beschwerdeführerinnen - beides grosse und erfahrene Verwaltungsfirmen - von dieser Praxis der Schlichtungsbehörde Kenntnis haben mussten. Das ergibt sich namentlich aus der von der Schlichtungsbehörde aufgelegten Korrespondenz.