Auf eine Anfrage eines Notars antwortete die Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen:
In die Aktensammlung zu legen ist u. a. eine Abschrift jener Urkunden, die nicht dauernd bei einem Registeramt (Grundbuch und Handelsregisteramt) bleiben (§ 6 Abs. 1 lit. b BeurkV). Dazu gehören die öffentlichen letztwilligen Verfügungen sowie Ehe- und Erbverträge.
Gemäss Art. 504 ZGB haben die Kantone dafür zu sorgen, dass die mit der Beurkundung betrauten Beamten die Verfügungen im Original oder in einer Abschrift entweder selbst aufbewahren oder einer Amtsstelle zur Aufbewahrung übergeben. Nach § 67 EGZGB können letztwillige Verfügungen am Wohnsitz oder am Heimatort des Erblassers der Teilungsbehörde zur Aufbewahrung übergeben werden. Dass der beurkundende Notar ebenfalls als vom kantonalen Recht bezeichnete Amtsstelle zu gelten hat, lässt sich aus den geltenden gesetzlichen Bestimmungen nicht ableiten. Dies insbesondere auch nicht aus der Vorschrift, dass derartige Urkunden in einer Abschrift in die Aktensammlung des Notars aufzunehmen sind.
Findet sich beim Tode eines Erblassers eine letztwillige Verfügung vor, so ist sie der Behörde unverweilt einzuliefern, und zwar auch dann, wenn sie als ungültig erachtet wird (Art. 556 Abs. 1 ZGB). Bezüglich der einzuliefernden Verfügungen spricht das Gesetz nur von letztwilligen Verfügungen. Eine Einlieferung der Erbverträge ist nicht verlangt (Tuor/Picenoni, Berner Kommentar, N 2 zu Art. 556 ZGB; Escher, Zürcher Kommentar, N 2 zu Art. 556 ZGB).
Gemäss Art. 556 Abs. 2 ZGB trifft die Einlieferungspflicht nebst der Hinterlegungsstelle nach Art. 504 ZGB den privaten Verwahrer, dem eine letztwillige Verfügung zur Aufbewahrung übergeben wurde. Ablieferungspflichtig ist schliesslich jede Privatperson, die ein Testament "unter den Sachen des Erblassers vorgefunden hat", wenn die Verfügung nicht in Verwahrung gegeben war (Escher, a. a. O., N 6).
Die Vorschrift, eine Abschrift der fraglichen Urkunden in die Aktensammlung aufzunehmen, begründet keine mit der amtlichen Funktion als Notar verbundene Verpflichtung zur Ablieferung von Testamenten an die Teilungsbehörde. Hingegen kann die Ablieferungspflicht aufgrund von Art. 556 Abs. 1 ZGB gegeben sein. Aus der allgemeinen Einlieferungspflicht nach Art. 556 ZGB ergibt sich aber keine Verpflichtung, darüber Nachforschungen anzustellen, ob ein Testator noch lebt oder gestorben ist.
Nach Art. 556 Abs. 2 ZGB besteht eine Einlieferungspflicht in jedem Falle dann, wenn der Verstorbene dem Notar sein Testament in Verwahrung gegeben hat, damit es in seinem Todesfalle der Teilungsbehörde und den Erben zur Kenntnis gelangt. Übernimmt ein Notar diese Verwahrungspflicht, hat er seinerseits die geeigneten Vorkehrungen zu treffen, damit in seinem eigenen Todesfalle ein Stellvertreter den Auftrag erfüllt. Lässt sich eine solche Organisation nicht treffen, so wird es zweckmässig sein, die in Verwahrung genommenen Testamente am Wohnort des Erblassers bei der Amtsstelle nach Art. 505 Abs. 2 ZGB zu hinterlegen, was in verschlossenem Couvert gegen Entschädigung jederzeit erfolgen kann.