Die Anfrage eines Notars, ob eine Abschrift der widerrufenen öffentlichen letztwilligen Verfügung in der Aktensammlung bleiben müsse oder - entsprechend dem Willen des Testators - durch Zerstörung ebenfalls "aus der Welt geschafft werden" dürfe, wurde wie folgt beantwortet:
Die Notare und Protestbeamten führen eine gesetzlich vorgeschriebene Aktensammlung, deren Einzelheiten durch Verordnung geregelt sind (§ 31 BeurkG, § 6 BeurkV). Davon nicht betroffen sind die amtlichen Beglaubigungen (§ 6 Abs. 1 lit. b BeurkV). In die Aktensammlung gehören hingegen die Abschriften der Protesturkunden (§ 6 Abs. 1 lit. a BeurkV) und eine Abschrift der übrigen öffentlichen Urkunden, die nicht dauernd bei einem Registeramt bleiben (§ 6 Abs. 1 lit. b BeurkV). Unter Abschrift ist ein nicht beurkundetes Exemplar des betreffenden Papiers zu verstehen (Sidler Kurt, Kurzkommentar zum luzernischen Beurkundungsgesetz, Luzern 1975, S. 91).
Nachdem die Beurkundungsverordnung sich damit begnügt, als Bestandteil der Aktensammlung eine (blosse) Abschrift zu verlangen, kann der Zweck der Aufbewahrungspflicht nicht darin bestehen, die beteiligten Parteien vor den Folgen des Verlusts der Urkunde zu schützen. Der Sinn der Aufbewahrung von Abschriften liegt wohl vorab darin, dass diese den Beteiligten als (beschränktes) Beweismittel stets verfügbar bleiben (vgl. Ruf Peter, Skriptum Notariatsrecht, Langenthal 1995, Rz 1031). Sodann dient die Aufbewahrungspflicht der Urkundsperson auch der Aufsichtstätigkeit der Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen (AU). Darin sind die verordnungsgeberischen Motive der entsprechenden Regelung zu sehen, was es im Folgenden zu beachten gilt.
Hat der urteilsfähige Testator seine letztwillige Verfügung in der Absicht vernichtet, diese zu widerrufen (Art. 510 Abs. 1 ZGB), wird die beim Notar aufbewahrte Abschrift zu berechtigten Beweiszwecken nicht mehr benötigt. Hinzu kommt als wesentlicher Punkt, dass die Abschrift eines durch Vernichtung widerrufenen Testaments bei den Beteiligten zu Unklarheiten führen kann, die es im Interesse der Rechtssicherheit zu vermeiden gilt. Diese Überlegungen sprechen dafür, dass die Abschrift des widerrufenen Testaments dem Testator ausgehändigt werden darf, auch wenn die Aufsichtstätigkeit der Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen dadurch etwas erschwert wird. Die Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen hält dafür, dass der Aufsichtszweck der Aufbewahrungsregelung unter diesen Umständen vernachlässigt werden kann und hinter den (bundesrechtlich bedingten) Bedürfnissen der Rechtssicherheit zurücktreten muss. Der Aushändigung der Abschrift ist deren Zerstörung gleichzusetzen.
Die Übergabe der Abschrift an den Testator bzw. deren Zerstörung durch die Urkundsperson setzt indes eine schriftliche Erklärung des Testators voraus, aus der hervorgeht, dass dieser seine letztwillige Verfügung zum Zweck des Widerrufs vernichtet hat und daher die Aushändigung bzw. Zerstörung der Abschrift verlangt. Diese Erklärung ist anstelle der Abschrift der Aktensammlung beizugeben, um deren Transparenz zu erhalten.
Eine Verpflichtung der Urkundsperson zur Entfernung der Abschrift aus der Aktensammlung besteht allerdings nicht. Das ist insbesondere dann zu unterlassen, wenn an der Urteilsfähigkeit des Testators auch nur die leisesten Zweifel bestehen, und nicht zu empfehlen, wenn noch beurkundungsrechtliche Vergütungsansprüche des Notars bestehen.