Betreibungsbuch in Kartenform. Zweiter Nachtrag zum Kreisschreiben Nr. 31 (BGE 75 III 33 ff., 79 III 1 ff.).
85 III 113
ab Seite 113
Text D
Die Eingabe eines Betreibungsamtes, die von der kantonalen Aufsichtsbehörde in empfehlendem Sinn an das Bundesgericht weitergeleitet wurde, veranlasst uns, zu den für die Führung des Betreibungsbuches in Kartenform erlassenen Weisungen (II, Ziffern 1 bis 9 des Kreisschreibens Nr. 31 vom 12. Juli 1949) einen einschränkenden Zusatz anzubringen. Es handelt sich um die Aufbewahrung der Betreibungsbegehren. Dafür gilt im allgemeinen eine Dauer von fünf Jahren (Art. 4 der Verordnung vom 14. März 1938 über die Aufbewahrung der Betreibungs- und Konkursakten). Bei Führung des Betreibungsbuches in Kartenform sind die Betreibungsbegehren jedoch als Bestandteil des Registers zu behandeln (Ziff. 7 der erwähnten Weisungen) und daher nach den für das Betreibungsbuch geltenden Vorschriften (Art. 2 der erwähnten Verordnung) während dreissig Jahren aufzubewahren. Die Eingabe weist auf die Unzukömmlichkeiten so langer Aufbewahrung hin: Beanspruchung von viel Archivraum durch die jährlich bei manchen Ämtern in die Zehntausende gehenden Betreibungsbegehren, Notwendigkeit der Anschaffung der dafür nötigen Aktengestelle und Zugmappen. Es wird ferner ausgeführt, eine Aufbewahrung der Betreibungsbegehren während mehr als fünf Jahren erscheine als überflüssig, da alsdann Nachschlagungen kaum mehr vorkommen.
Wir stimmen dieser Betrachtungsweise grundsätzlich zu. Die den Betreibungsbegehren beim Kartensystem zugewiesene besondere Rolle (Ziff. 5 bis 7 der erwähnten Weisungen) wirkt sich hauptsächlich während laufender Betreibung aus. Die Gefahr eines Verlustes oder einer Beschädigung der Registerkarte ist kaum mehr gegeben, wenn einmal nach Beendigung der Betreibung fünf Jahre verstrichen sind. Man kann daher auch beim Kartensystem füglich auflängere Aufbewahrung der Betreibungsbegehren als eines zusätzlichen Auskunftsmittels verzichten.
Dies freilich nur unter der Bedingung, dass während der ganzen für das Betreibungsbuch, also auch für die Registerkarten, geltenden Aufbewahrungszeit ein Personenregister vorhanden sei, wie es mindestens als Schuldnerregister vorgeschrieben (Art. 28 und 32 der Verordnung Nr. 1 zum SchKG vom 18. Dezember 1891) und namentlich für die Benützung des Archivs unentbehrlich ist. Beim Kartensystem können (nach Ziff. 7 der erwähnten Weisungen) entweder die Registerkarten von Anfang an nach den Namen der Schuldner eingereiht werden, oder es ist ein besonderes Personenregister anzulegen, wofür auch einfach die Betreibungsbegehren verwendet werden dürfen. In diesem letzten Fall ist die Beseitigung der Betreibungsbegehren fünf Jahre nach Abschluss der Betreibung nur dann zulässig, wenn entweder die Registerkarten selbst nunmehr nach den Namen der Schuldner eingereiht sind oder zuvor ein besonderes Personenregister erstellt wird.
Demgemäss fügen wir im Anschluss an die im Kreisschreiben Nr. 31 erlassenen Weisungen (Ziff. 1 bis 9) folgenden neuen Absatz ein:
Die Betreibungsbegehren sind nicht länger als fünf Jahre seit Abschluss der Betreibung aufzubewahren, sofern die Registerkarten nach den Namen der Schuldner geordnet aufbewahrt bleiben oder, bei Einreihung der Registerkarten nach den Betreibungsnummern, besondere zugehörige Personenregister bestehen.
Texte F Une autorité cantonale de surveillance a transmis au Tribunal fédéral, en le priant de l'accueillir favorablement, une requête d'un office de poursuites qui nous amène à compléter, dans un sens restrictif, les prescriptions sur la tenue du fichier remplaçant le registre des poursuites (II, chiffres 1 à 9 de la circulaire no 31 du 12 juillet 1949). Il s'agit de la conservation des réquisitions de poursuite. En règle générale, elle doit durer cinq ans (art. 4 de l'ordonnance du 14 mars 1938 sur la conservation des pièces relatives aux poursuites et aux faillites). Toutefois, si l'on remplace le registre des poursuites par un fichier, les réquisitions de poursuite doivent être traitées comme parties intégrantes du fichier (chiffre 7 des prescriptions précitées) et conservées, dès lors, comme le registre des poursuites, pendant trente ans (art. 2 de l'ordonnance). La requête qui nous est parvenue indique les inconvénients d'un si long délai: utilisation de vastes locaux lorsque le nombre des réquisitions de poursuite s'élève - c'est le cas dans maints offices - à des dizaines de milliers par an; acquisition du mobilier et des classeurs nécessaires. On y fait en outre remarquer qu'il est superflu de conserver les réquisitions de poursuite au-delà de cinq ans, car, passé ce délai, on ne les consulte plus guère.
Nous approuvons en principe cette manière de voir. Le rôle spécial attribué aux réquisitions de poursuite dans le système du fichier (chiffres 5 à 7 des prescriptions précitées) importe surtout au cours de la poursuite. Le risque de perte ou de détérioration des fiches n'existe presque plus cinq ans après la fin de la poursuite. On peut donc raisonnablement renoncer, même dans le système du fichier, à conserver plus longtemps les réquisitions de poursuite, à titre de source supplémentaire de renseignements.
Cette renonciation cependant n'est possible que s'il existe, tant qu'on doit conserver le registre des poursuites - et donc aussi les fiches -, un registre des personnes, à tout le moins des débiteurs (art. 28 et 32 de l'ordonnance no 1 pour l'exécution de la LP, du 18 décembre 1891); un tel registre est indispensable, notamment, pour l'utilisation des archives. Si l'on tient un fichier, on choisit (II, chiffre 7 des prescriptions précitées) de classer d'emblée les fiches d'après le nom des débiteurs, ou d'adjoindre un registre spécial des personnes - pour la confection duquel on peut utiliser les réquisitions de poursuite. On ne saurait dans ce dernier cas, supprimer les réquisitions de poursuite, après écoulement du délai de cinq ans dès la fin de la poursuite, que si les fiches elles-mêmes sont désormais classées d'après le nom des débiteurs ou si l'on tient d'abord à jour un registre spécial des personnes.
En conséquence, nous complétons les prescriptions de la circulaire no 31 (ch. 1 à 9) par un nouvel alinéa ainsi conçu:
Il n'est pas nécessaire de conserver les réquisitions de poursuite plus de cinq ans après la fin de la poursuite si les fiches sont ellesmêmes conservées selon un classement d'après le nom des débiteurs ou s'il existe, en cas de classement d'après le numéro de la poursuite, des registres spéciaux des personnes.
Testo I L'istanza di un ufficio d'esecuzione, trasmessa al Tribunale federale dall'autorità cantonale di vigilanza per benevolo esame, c'induce a completare, in senso restrittivo, le istruzioni emanate per la tenuta del registro delle esecuzioni mediante schede (II, num. da 1 a 9 della circolare N. 31 del 12 luglio 1949). Si tratta della conservazione delle domande di esecuzione. Di regola, essa deve durare cinque anni (art. 4 dell'ordinanza 14 marzo 1938 sulla conservazione dei documenti relativi alle esecuzioni e ai fallimenti). Tuttavia, se il registro delle esecuzioni è sostituito con uno schedario, le domande d'esecuzione vanno considerate parte integrante dello schedario stesso (num. 7 delle istruzioni) e devono pertanto essere conservate, come il registro delle esecuzioni, durante 30 anni (art. 2 dell'ordinanza). L'istanza che ci è stata trasmessa accenna agli inconvenienti di una conservazione così lunga: l'occupazione di troppo spazio nei locali degli uffici ai quali sono ogni anno presentate decine di migliaia di domande di esecuzione; la necessità di continuamente acquistare nuovi mobili e nuove scatole adatti alla conservazione di tali documenti. Nell'istanza è inoltre osservato che è superfluo conservare le domande d'esecuzione per più di cinque anni, poichè dopo questo termine è praticamente escluso che siano ancora consultate.
Approviamo di massima questo modo di vedere. La funzione speciale che è assegnata alle domande d'esecuzione nel sistema dello schedario (num. da 5 a 7 delle istruzioni) si manifesta sopra tutto mentre è in corso l'esecuzione. Il pericolo di perdita o di deterioramento delle schede non entra praticamente più in considerazione quando dalla fine dell'esecuzione sono trascorsi cinque anni. Si può dunque ragionevolmente rinunciare, anche nel sistema dello schedario, a conservare più a lungo le domande d'esecuzione, quali fonti supplementari d'informazione.
Questa rinuncia presuppone tuttavia che esista, per tutta la durata di conservazione del registro delle esecuzioni, dunque anche delle shede, un registro delle persone (o repertorio), almeno in forma di registro dei debitori (art. 28 e 32 dell'ordinanza N. 1 per l'attuazione della LEF, del 18 dicembre 1891), un registro siffatto essendo indispensabile segnatamente per l'utilizzazione degli archivi. Dove vige il sistema dello schedario, è per sè possibile sia classificare sin dall'inizio le schede secondo il nome dei debitori (II, num. 7 delle istruzioni) oppure tenere un registro speciale delle persone, per l'allestimento del quale possono anche essere utilizzate le domande d'esecuzione. Ora, in quest'ultimo caso l'eliminazione delle domande d'esecuzione dopo cinque anni dalla fine dell'esecuzione sarà ammissibile soltanto se le schede medesime saranno state classificate secondo il nome dei debitori o se sia stato preliminarmente allestito un registro speciale delle persone.
Di conseguenza, completiamo la circolare N. 31 (num. da 1 a 9) con l'aggiunta del seguente nuovo capoverso:
Non è necessario conservare le domande d'esecuzione più di cinque anni dopo la fine dell'esecuzione se le schede stesse sono classificate secondo il nome dei debitori e cosi sono conservate o se esistono, in caso di classificazione delle schede secondo il numero dell'esecuzione, registri speciali delle persone.