Beitrag aus dem Sportfonds - Nichteintreten (Verfügung der Polizei- und Militärdirektion des Kantons Bern vom 28. Oktober 2015 - 802'497)

100.2015.329U

ARB/ROC/RAP

Verwaltungsgericht des Kantons Bern

Verwaltungsrechtliche Abteilung

Urteil vom 10. Juni 2016

Verwaltungsrichter Burkhard, Abteilungspräsident

Verwaltungsrichterinnen Arn De Rosa und Herzog

Gerichtsschreiber Röthlisberger Brandenburg

Club A.________ Verein, handelnd durch die statutarischen Organe, p.A. …

Beschwerdeführer

gegen

Kanton Bern handelnd durch die Polizei- und Militärdirektion, Kramgasse 20, 3011 Bern

Beschwerdegegner

betreffend Beitrag aus dem Sportfonds; Nichteintreten (Verfügung der Polizei- und Militärdirektion des Kantons Bern vom 28. Oktober 2015; 802'497)

Urteil des Verwaltungsgerichts des Kantons Bern vom 10.06.2016, Nr. 100.2015.329U, Seite 1

Sachverhalt:

A.

Der als Verein konstituierte Club A.________ stellte am 9. März 2015 bei der Polizei- und Militärdirektion des Kantons Bern (POM) ein Gesuch um einen Beitrag aus dem Sportfonds an das Radrennen «…» am … 2015. Mit E-Mail vom 23. März 2015 bestätigte eine Mitarbeiterin der POM den fristgerechten Erhalt und die Vollständigkeit des Beitragsgesuchs und stellte dem Veranstalter einen Beitrag von Fr. 2ʹ000.-- in Aussicht. Nach Eingang der Schlussabrechnung und weiterer Unterlagen bis am 15. Oktober 2015 werde die definitive Ver­fügung erfolgen. Die E-Mail endet mit folgenden Hinweisen:

«Sollte die Zeit für die Einreichung der detaillierten erforderlichen Un­terlagen nicht ausreichen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Beachten Sie, dass das vorliegende Mail informellen Charakter hat. Bei Nichteinhaltung der genannten Einreichefrist wird eine Nichtein­tretensverfügung ausgestellt (VRPG, Art. 20).»

Mit Verfügung vom 28. Oktober 2015 (richtig: 27.10.2015) trat die POM auf das Beitragsgesuch nicht ein mit der Begründung, bis am 15. Oktober 2015 seien die erforderlichen Unterlagen nicht bei ihr eingegangen.

B.

Dagegen hat der Club A.________ am 28. Oktober/5. November 2015 Verwaltungsgerichtsbeschwerde erhoben. Er beantragt sinngemäss die Aufhebung der Nichteintretensverfügung und die Rückweisung der Sache zur materiellen Behandlung an die Vorinstanz.

Mit Beschwerdeantwort vom 7. Dezember 2015 beantragt die POM na­mens des Kantons Bern die Abweisung der Beschwerde. Am 24. Dezem­ber 2015 hat der Club A.________ zur Beschwerdeantwort Stellung genommen; er hält an seinen Anträgen fest.

Erwägungen:

1.

1.1 Das Verwaltungsgericht ist zur Beurteilung der Beschwerde als letzte kantonale Instanz gemäss Art. 74 Abs. 1 i.V.m. Art. 76 und 77 des Gesetzes vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG; BSG 155.21) zuständig (vgl. auch Art. 43 Abs. 1 des Lotteriegesetzes vom 4. Mai 1993 [LotG; BSG 935.52]). Die POM ist auf das Gesuch des Be­schwerdeführers nicht eingetreten, weshalb sich dessen Beschwerde­befugnis für das verwaltungsgerichtliche Verfahren unmittelbar aus der negativen Prozessverfügung ergibt (vgl. BVR 2015 S. 301 [VGE 2014/130/131 vom 8.1.2015], nicht publ. E. 1.1, 2006 S. 481 E. 1.2; Merkli/Aeschlimann/Herzog, Kom­mentar zum berni­schen VRPG, 1997, Art. 79 N. 3, Art. 65 N. 6). Auf die im Übrigen form- und fristge­recht einge­reichte Be­schwerde ist einzutreten.

1.2 Der vorliegende Entscheid fällt an sich in die einzelrichterliche Zu­ständigkeit (Art. 57 Abs. 2 Bst. c des Gesetzes vom 11. Juni 2009 über die Organisation der Gerichtsbehörden und der Staatsanwaltschaft [GSOG; BSG 161.1]). Die Verhältnisse rechtfertigen indes eine Überweisung an die Kammer (Art. 57 Abs. 6 GSOG).

1.3 Das Verwaltungsgericht überprüft die angefochtene Verfügung auf Rechtsverletzungen hin (Art. 80 VRPG).

2.

2.1 Lotteriegelder sind ausschliesslich für gemeinnützige oder wohl­tätige Zwecke zu verwenden (vgl. Art. 3 und 5 des Bundesgesetzes vom 8. Juni 1923 betreffend die Lotterien und die gewerbsmässigen Wetten [SR 935.51; nach­fol­gend: LG] i.V.m. Art. 26 der Interkantonalen Verein­barung vom 7. Januar 2005 über die Aufsicht sowie die Bewilligung und Ertragsverwen­dung von interkantonal oder gesamtschweizerisch durchge­führten Lotterien und Wetten [nachfolgend: IVLW; BSG 945.4-1]). Jeder Ein­satz von Lotterie­geldern setzt eine Rechtsgrundlage im Lotteriegesetz voraus (Art. 34 Abs. 1 LotG). Die von Swisslos überwiese­nen Reinertrags­anteile fallen in den Lotterie­fonds (Art. 45 Abs. 1 LotG; vgl. auch Art. 36 Abs. 1 LotG). Die Mittel aus dem Lotteriefonds werden einerseits (direkt) für kul­turelle Einrich­tungen, Veran­staltungen und Publikationen, Denk­mal­pflege, Heimat-, Natur- und Umwelt­schutz, Ka­tastrophen- und Entwick­lungshilfe und für weitere Projekte verwen­det (vgl. Art. 46 Abs. 2 LotG); andererseits wer­den damit der Sportfonds und der Kultur­förderungsfonds gemäss der Kulturförderungsgesetzgebung gespeist (vgl. Art. 45 Abs. 2 LotG; zum Gan­zen BVR 2013 S. 183 E. 2.1, 2012 S. 109 E. 2.1 f., S. 121 E. 3.1 ff.).

2.2 Der Sportfonds wird von der POM verwaltet (Art. 46a Abs. 1 LotG; Art. 3 Abs. 1 der Sportfonds­verordnung vom 24. März 2010 [SpfV; BSG 437.63]). Die POM beschliesst über die Ablehnung von Gesuchen sowie im Rah­men ihrer Finanzkompetenz über die Bewilli­gung von Bei­trägen aus dem Sportfonds (Art. 42 Abs. 1 LotG i.V.m. Art. 4 Abs. 1 SpfV). Mittel aus dem Sport­fonds können namentlich für die Finanzierung von sportlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen verwen­det werden (Art. 46a Abs. 2 Bst. d LotG; vgl. auch Art. 7 der Interkantonalen Verein­barung vom 26. Mai 1937 betreffend die gemeinsame Durchführung von Lotterien [BSG 945.3-1], wonach die Verwendung von Lotteriegeldern für sport­liche Zwecke als gemeinnützig im Sinn von Art. 3 LG gilt). Beiträge können u.a. ausgerichtet werden für die Durchführung von sportlichen Veranstaltungen bzw. Wettkämpfen, die durch kantonalbernische Veranstalter organisiert im Kanton Bern stattfinden (Art. 11 Abs. 1 SpfV). Für mittelgrosse Ver­anstaltungen und Wettkämpfe werden maximal Fr. 2ʹ000.-- zugesprochen (Art. 11 Abs. 4 Bst. b SpfV).

2.3 Auf die Ausrichtung von Beiträgen aus dem Sportfonds besteht kein Rechts­an­spruch (vgl. Art. 27 IVLW; Art. 34 Abs. 5 LotG; Art. 5 Abs. 1 SpfV). Sind die Voraussetzungen bzw. Bedingungen für eine Beitragsge­währung im Einzelfall erfüllt, entscheidet die zuständige Behörde nach pflichtgemässem Ermessen, ob und wenn ja in wel­cher Höhe ein Beitrag aus dem Sportfonds ausgerichtet wird (sog. Ent­schlies­sungs- und Rah­menausfüllungsermessen). Die massgebenden Rechts­normen legen mithin nur bestimmte, für die Gesuchsbeurteilung bedeutsame Kriterien und Ge­sichtspunkte fest, ohne dass eine behördliche Verpflichtung besteht, bei Erfüllung dieser Anforderungen dem Gesuch zu entsprechen (BVR 2013 S. 183 E. 2.1, 2012 S. 109 E. 2.4, S. 121 E. 3.6, je mit Hinweisen).

3.

Umstritten ist, ob die POM zu Recht auf das Gesuch um Ausrichtung eines Beitrags aus dem Sportfonds für die Durchführung des Radrennens «…» am … 2015 nicht eingetreten ist.

3.1 Die Vorinstanz hat in der angefochtenen Verfügung erwogen, die Schlussabrechnung müsse gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV spätestens 60 Tage nach der Sportveranstaltung eingereicht werden. Mit «Orientie­rungsmail» vom 23. März 2015 sei der Beschwerdeführer auf diese Frist (15.10.2015) und die einzureichenden Unterlagen (Schlussabrechnung, unterzeichnete Helferliste und Schlussrang- oder Teilnehmerliste) hinge­wiesen worden. Diese seien bis zur «angesetzten Frist» nicht eingegangen, obwohl der Beschwerdeführer nach Art. 20 VRPG verpflichtet sei, an der Feststellung des Sachverhalts mitzuwirken. Da er seiner Verpflichtung nicht nachgekommen sei, werde auf das Gesuch gestützt auf Art. 14a Abs. 4 SpfV nicht eingetreten.

3.2 Der Beschwerdeführer macht im Wesentlichen geltend, die Unter­lagen seien am 12. Oktober 2015 der Post übergeben worden. Er habe davon ausgehen dürfen, dass die Sendung rechtzeitig bei der POM ein­treffen werde, zumal die Post für Briefsendungen, die am Folgetag zuge­stellt sein müssen, die A-Post empfehle. Mit Stellungnahme vom 24. De­zember 2015 weist er ergänzend darauf hin, dass seine Korrespondenz mit der POM bis anhin nie per Einschreiben erfolgt sei. Die POM selbst be­diene sich sogar der elektronischen Kommunikationsmittel trotz «Gefahr von SPAM-Ordnern, nicht Erreichbarkeit, Informatikstörungen etc.». Zur «Vermeidung künftiger Missverständnisse» dränge sich hier «eine klare Prozessdefinition» auf. Zum Beweis der rechtzeitigen Postaufgabe bean­tragt er die Einvernahme derjenigen Person, die den Brief am 12. Oktober 2015 der Post übergeben haben soll.

3.3 Mit Verordnungsänderung vom 18. Dezember 2013 (in Kraft seit 1.3.2014; BAG 14-18) hat der Regierungsrat in Ausübung seiner Vollzugs­kompetenz (vgl. Art. 75 LotG) die Grundsätze zum Gesuchsverfahren in Art. 14 SpfV neu geregelt und für die bisher in einer Wegleitung fest­gelegten Fristen und Termine zur Gesuchseinreichung im neuen Art. 14a SpfV eine rechtssatzmässige Grundlage geschaffen (vgl. Vortrag der POM zur Änderung der Sportfondsverordnung, einsehbar unter http://www.rr.be.ch, Rubriken «Regierungsratsbeschlüsse/RRB 2013/POM 2013/RRB 1752»; zur zuvor ungenügenden gesetzlichen Grundlage siehe BVR 2013 S. 183, mit Bemerkungen von Pierre Tschannen S. 192 ff.). Die Bestimmungen lauten soweit hier interessierend wie folgt:

Art. 14

Gesuchsverfahren

1 Beitragsgesuche sind mit den vollständig ausgefüllten amtlichen Ge­suchsformularen und den erforderlichen Unterlagen der Abteilung Fonds und Bewilligungen des Generalsekretariats der Polizei- und Militärdirektion (Abteilung Fonds und Bewilligungen) einzureichen. Die Einreichung kann auch über die elektronischen Gesuchssysteme die­ser Direktion erfolgen.

2 Ergänzende Angaben und Unterlagen zu unvollständigen Gesuchen müssen 30 Tage nach der Aufforderung durch die Abteilung Fonds und Bewilligungen vorliegen. Im Unterlassungsfalle oder bei Fristen­versäumnis wird auf das Gesuch nicht eingetreten, und das Gesuch kann auch nicht neu eingereicht werden.

3 […]

Art. 14a

Fristen, Termine

1 Gesuche für Beiträge für den Bau und die Instandsetzung von Sport­bauten und Sportanlagen sind vor Baubeginn (Spatenstich) einzu­reichen.

2 Gesuche für Beiträge für die Anschaffung von mobilem Sportmaterial in einem Kalenderjahr sind bis spätestens zum 31. Dezember des nachfolgenden Jahres einzureichen.

3 Gesuche für Beiträge für die Sportförderung sind wie folgt einzu­reichen:

a für Nachwuchsförderbeiträge für den Breitensport bis zum 31. Januar des laufenden Kalenderjahres,

b für Nachwuchsförderbeiträge für den Leistungssport bis zum 30. Juni des laufenden Kalenderjahres,

c für Beiträge an das Kurswesen bis drei Monate nach Abschluss des Verbandsjahres,

d für Beiträge an besondere Massnahmen zur Förderung des Sports spätestens drei Monate vor Projektbeginn,

e für Beiträge für sportliche Veranstaltungen und Wettkämpfe spätes­tens 30 Tage vor der Veranstaltung oder dem Wettkampf, wobei die Schlussabrechnung spätestens 60 Tage nach der Veranstaltung einzureichen ist.

4 Für die Einhaltung der Fristen und Termine gemäss dieser Bestim­mung ist der Poststempel oder die elektronische Registrierung in einem elektronischen Gesuchssystem massgebend. Bei Nichteinhal­tung wird auf das Gesuch nicht eingetreten.

Die Wegleitung der POM zur Sportfondsverordnung in der seit 1. März 2014 gültigen Fassung (nachfolgend: Wegleitung) enthält dazu folgende Informationen (S. 1 und 10 f.):

«1.Grundsätze (SpfV Art.1-6, 14)

[…]
Gesuche	- Beitragsgesuche sind mit den amtlichen Gesuchsfor­mularen einzureichen. […] - […] - Als eingereicht gilt ein Beitragsgesuch, wenn das amtliche Gesuchsformular vollständig ausgefüllt, frist­gerecht und vom Gesuchsteller unterschrieben mit den verlangten Unterlagen eingegeben wurde. - Die Termine zur Einreichung von Beitragsgesuchen finden Sie: […] - für Veranstaltungen und Wettkämpfe unter Ziffer 5 - Werden die Termine nicht eingehalten, können keine Beiträge ausgerichtet werden. (SpfV, Art. 14a) - Angaben und Unterlagen zu unvollständigen Gesu­chen müssen ** einen Monat** nach der Anforderung durch den Sportfonds vorliegen. Andernfalls wird das Gesuch definitiv abgewiesen. - […]
[…]

[…]

5.Beiträge für sportliche Veranstaltungen und Wettkämpfe (SpfV Art.11 & 12)

[…]
Gesuch	- Das Gesuchsformular ist ** spätestens 1 Monat (30 Tage)** vor der Veranstaltung oder dem Wettkampf einzureichen. - Massgebend ist der Poststempel oder die elektroni­sche Registrierung in einem elektronischen Gesuchs­system.
[…]
Bedingungen	- […] - Die Schlussabrechnungen bilden eine Grundlage für künftige Budgetüberprüfungen der betreffenden Sportveranstaltungen. - […] - ** Innert 2 Monaten (60 Tage)**nach der Wett­kampfdurchführung bzw. Wettkampfteilnahme müs­sen die erforderlichen Unterlagen gemäss Gesuchs­formular beim Sportfonds eingereicht werden. Mass­gebend ist der Poststempel oder die elektronische Registrierung in einem elektronischen Gesuchssys­tem. Im Anschluss erfolgt die Prüfung und Auszah­lung der effektiven Beiträge.

[…]»

4.

4.1 Gesuche um einen Beitrag für sportliche Veranstaltungen und Wett­kämpfe sind mit dem vollständig ausgefüllten amtlichen Gesuchsformular unter Beilage der erforderlichen Unterlagen bis spätestens 30 Tage vor der Veranstaltung oder dem Wettkampf bei der POM einzureichen; die Schlussabrechnung bzw. allfällige weitere Unterlagen müssen bis spätes­tens 60 Tage nach der Veranstaltung eingereicht werden (Art. 14 Abs. 1 SpfV und Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV; Wegleitung Ziff. 1 und 5). Bei Nicht­einhalten «der Fristen und Termine gemäss dieser Bestimmung» wird auf das Gesuch nicht eingetreten (Art. 14a Abs. 4 SpfV). Die Fristen und Ter­mine nach Art. 14a Abs. 1-3 SpfV sind demnach grundsätzlich als gesetzli­che Verwirkungsfristen ausgestaltet. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht erstreckt werden können (Art. 43 Abs. 1 VRPG [Umkehr­schluss]) und mit ihrem unbenutzten Ablauf vorbehältlich der Fristwieder­herstellung (Art. 43 Abs. 2 VRPG) das Recht zur Vornahme der entspre­chenden Verfahrenshandlung erlischt. Im Gegensatz dazu stehen die ge­setzlichen Ordnungsfristen; ihre Nichteinhaltung zieht keine Verwirkungs­folge nach sich (vgl. zum Ganzen Markus Müller, Bernische Verwaltungs­rechtspflege, 2. Aufl. 2011, S. 96 inkl. Fn. 173; Merkli/Aeschlimann/Herzog, a.a.O., Art. 43 N. 1). Der Beschwerdeführer hat die erste, 30-tägige Frist gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV mit Einreichen des Beitragsgesuchs vom 9. März 2015 gewahrt. Innert der zweiten, 60-tägigen Frist sind die Schlussabrechnung und die weiteren Unterlagen jedoch nicht bei der POM eingetroffen (vgl. vorne Bst. A, E. 3.1). Dass auf das Beitragsgesuch nicht einzutreten gewesen wäre, hätte der Beschwerdeführer die erste Frist nicht eingehalten, steht ausser Frage (dazu E. 4.2.2 f. hiernach). Fraglich er­scheint hingegen, ob auch die zweite, nach frist- und formgerechter Ge­suchseinreichung zu beachtende Frist als Verwirkungsfrist ausgestaltet ist.

4.2 Der Wortlaut von Art. 14a Abs. 4 SpfV legt nahe, dass sich die Nicht­eintretensfolge auf sämtliche in diesem Artikel festgelegten Fristen und Termine und folglich auch auf die 60-tägige Frist gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV bezieht. Eine solche Betrachtung würde jedoch zu kurz greifen und namentlich der Bedeutung der Vorschrift im Normengefüge nicht gerecht. Der vorangehende Art. 14 SpfV regelt die Grundzüge des Gesuchsverfahrens und findet ungeachtet des im Einzelfall festgelegten Beitragszwecks auf alle Verfahren Anwendung (vgl. Randtitel; Wegleitung Ziff. 1, auch zum Folgenden). Wie die in Gesuchsverfahren zu beachten­den Fristen zu verstehen sind, kann daher nicht losgelöst von diesen all­gemein geltenden Grundsätzen beantwortet werden. Dabei gilt es zu unter­scheiden zwischen den bei der Gesuchseinreichung zu beachtenden An­forderungen einerseits (Abs. 1) und dem Vorgehen bei unvollständigen Gesuchen andererseits (Abs. 2).

4.2.1 Gemäss Art. 14 Abs. 1 SpfV sind Beitragsgesuche mit den vollstän­dig ausgefüllten amtlichen Gesuchsformularen und unter Beilage der erfor­derlichen Unterlagen bei der POM einzureichen. Die zu beachtenden Fristen und Termine sind in Art. 14a Abs. 1-3 SpfV geregelt. Insofern ergänzen die für die Gesuchseinreichung massgebenden Fristen und Termine die allgemeinen Anforderungen im Sinn Art. 14 Abs. 1 SpfV. Ein Beitragsgesuch gilt demnach als (gültig) eingereicht, wenn es form- und fristgerecht gestellt worden ist.

4.2.2 Art. 14 Abs. 2 SpfV sieht vor, dass bei unvollständigen Gesuchen «ergänzende Angaben und Unterlagen» innert 30 Tagen nach ent­sprechender behördlicher Aufforderung vorliegen müssen. Als Ausdruck des Verhältnismässigkeitsprinzips (Art. 5 Abs. 2 der Bundesverfassung [BV; SR 101]) mildert diese Bestimmung die strenge Nichteintretensfolge gemäss Art. 14 Abs. 1 i.V.m. Art. 14a Abs. 1-4 SpfV insofern, als die Ge­suchstellerinnen und Gesuchsteller eine 30-tägige Nachfrist erhalten, um fehlende bzw. ergänzende Angaben und Unterlagen nachzureichen. Die Bestimmung hilft nicht nur, unnötige Härten zu vermeiden, sie trägt auch den für die Feststellung des Sachverhalts geltenden Verfahrensgrund­sätzen Rechnung: Auch in Gesuchsverfahren gilt der Untersuchungsgrund­satz, wonach die Behörden den rechtserheblichen Sachverhalt von Amtes wegen richtig und vollständig abklären müssen (Art. 18 Abs. 1 VRPG; sog. Beweisführungslast; statt vieler BVR 2012 S. 252 E. 3.3.1). Der Unter­suchungsgrundsatz wird relativiert durch die Pflicht der Parteien, an der Feststellung des Sachverhalts mitzuwirken, wenn sie aus einem Begehren eigene Rechte ableiten (Art. 20 Abs. 1 VRPG). Der Mitwirkungspflicht steht eine Aufklärungspflicht der Behörden gegenüber; diese haben die Betroffe­nen darüber zu informieren, worin die Mitwirkungspflicht besteht, welche Tragweite ihr zukommt und welche Beweismittel sie beizubringen haben (vgl. zum Ganzen BVR 2016 S. 65 E. 2.3). Verweigert eine Partei die zu­mutbare Mitwirkung, so wird auf das Begehren nicht eingetreten, es sei denn, an dessen Behandlung bestehe ein öffentliches Interesse (Art. 20 Abs. 2 VRPG). Nach der Rechtsprechung ist zudem erforderlich, dass die oder der Betroffene vorgängig auf die Rechtsfolge aufmerksam gemacht worden ist und das Gesuch nicht aufgrund der bestehenden Aktenlage materiell behandelt werden kann (BVR 2016 S. 65 E. 2.8.1 mit Hinweisen). In der Spezialgesetzgebung können besondere Mitwirkungspflichten vor­gesehen werden (Art. 20 Abs. 3 VRPG). Wegen einzelner Versäumnisse oder Nichtbeachtens von Anordnungen hinsichtlich Nebensächlichem darf noch kein Forumsverschluss erfolgen (vgl. Merkli/Aeschlimann/Herzog, a.a.O., Art. 20 N. 4).

4.2.3 Das Einräumen einer Nachfrist im Sinn von Art. 14 Abs. 2 SpfV liegt nicht im Belieben der Behörde. Als Ausfluss ihrer Untersuchungs- und Auf­klärungspflicht hat sie – sofern das Gesuch rechtzeitig eingereicht worden ist – auf fehlende Unterlagen und Angaben hinzuweisen und eine 30-tägige Nachfrist anzusetzen. Erst wenn diese ungenutzt abgelaufen ist, tritt sie wegen mangelnder Mitwirkung auf das Gesuch nicht ein (vgl. auch Vortrag zur Änderung vom 18.12.2013 S. 5).

4.3 Der Beschwerdeführer hat mit seiner frist- und formgerechten Ein­gabe vom 9. März 2015 das Gesuchsverfahren anhängig gemacht (Art. 16 Abs. 1 VRPG). Auch die POM ist von einem «fristgerecht und vollständig» eingereichten Gesuch ausgegangen (vgl. E-Mail vom 23.3.2015, in Vorak­ten pag. 9). Die hier interessierende 60-tägige, zweite Frist ist auf die Be­sonderheiten der Beitragsgewährung für sportliche Veranstaltungen und Wettkämpfe zugeschnitten. Um die provisorische Einschätzung der Grösse des Anlasses und damit die Beitragshöhe überprüfen zu können, benötigt die POM die Schlussabrechnung und weitere Angaben (vgl. dazu Vorakten pag. 7). Die Schlussabrechnung bildet gleichzeitig «Grundlage für künftige Budgetüberprüfungen der betreffenden Sportveranstaltungen» (Wegleitung Ziff. 5, vorne E. 3.3). Es ist somit im System angelegt, dass im Zeitpunkt der Gesuchseinreichung nicht sämtliche für die definitive Beitragszuspre­chung erforderlichen Unterlagen greifbar sind. Damit ein in diesem Sinn zwangsläufig unvollständig, aber gültig eingereichtes Beitragsgesuch er­gänzt werden kann, hat der Verordnungsgeber die 60-tägige Frist vorge­sehen. Wird diese Frist verpasst, liegt kein Fall einer verspäteten Gesuchs­einreichung im Sinn von Art. 14 Abs. 1 i.V.m. Art. 14a Abs. 1-3 SpfV vor; vielmehr erweist sich das Gesuch als unvollständig und ist die Behörde verpflichtet, nach Art. 14 Abs. 2 SpfV vorzugehen.

4.4 Die Anwendbarkeit dieser Bestimmung und damit die Notwendigkeit der Einräumung einer 30-tägigen Nachfrist ergibt sich nicht nur aus Grün­den der Gesetzessystematik, sondern auch aus grundsätzlichen Über­legungen: Wie Art. 14 Abs. 2 SpfV dient auch die 60-tägige Frist gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV der Feststellung des Sachverhalts und regelt die dabei zu beachtenden Pflichten (vgl. vorne E. 4.2.2). Zu Recht spricht auch die Vorinstanz in diesem Zusammenhang von Mitwirkungspflichten der Gesuchstellenden im Sinn von Art. 20 VRPG (vgl. vorne E. 3.1). Ob­wohl es sich beim Verfahren um Gewährung von Beiträgen aus dem Sportfonds um ein Massenverfahren handelt und das Interesse an einer prozessökonomischen Ausgestaltung gross ist, kann sich die POM ihrer­seits der ihr obliegenden Untersuchungs- und Aufklärungspflichten nicht vollständig entledigen. Fehlen für die definitive Beurteilung eines frist- und formgerecht eingereichten Gesuchs nur noch ergänzende Angaben und Unterlagen, hat sie nach Art. 14 Abs. 2 SpfV vorzugehen und die Gesuch­stellerinnen und Gesuchsteller auf deren Säumnis aufmerksam zu machen und ihnen eine Nachfrist zu setzen. Würde es sich bei der 60-tägigen Frist gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV hingegen um eine (gesetzliche) Verwir­kungsfrist handeln, wäre es der Behörde in jedem Fall verwehrt, überhaupt eine Frist anzusetzen (vgl. jedoch vorne E. 3.1) bzw. eine Fristerstreckung oder Nachfrist zu gewähren, selbst wenn rechtzeitig vor Fristablauf darum ersucht worden wäre (vorne E. 4.1). Die strenge Verwirkungsfolge würde selbst dann eintreten, wenn die Nichteinhaltung der Frist auf Gründe zu­rückzuführen wäre, die nicht die Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller zu vertreten haben, wie beispielsweise bei verspäteter Rechnungsstellung durch Dritte. Von einem solchen Normverständnis scheint jedoch selbst die Vorinstanz nicht auszugehen, hat sie doch in der E-Mail vom 23. März 2015 darauf hingewiesen, dass mit ihr Kontakt aufzunehmen sei, falls die Zeit für die Einreichung der Unterlagen nicht ausreichen sollte (vorne Bst. A).

4.5 Zusammenfassend ist festzuhalten, dass es sich bei der 60-tägigen Frist gemäss Art. 14a Abs. 3 Bst. e SpfV nicht um eine gesetzliche Verwir­kungsfrist, sondern um eine Ordnungsfrist handelt. Wird sie nicht einge­halten, ist den Gesuchstellerinnen bzw. Gesuchstellern gestützt auf Art. 14 Abs. 2 SpfV eine Nachfrist einzuräumen. Erst wenn die verlangten Unter­lagen auch innert der 30-tägigen Nachfrist nicht eingereicht werden, ist auf das Gesuch wegen mangelnder Mitwirkung nicht einzutreten. Die POM hätte dem Beschwerdeführer folglich zum Einreichen der noch fehlenden Schlussrechnung und der weiteren Unterlagen eine Nachfrist von 30 Tagen gewähren müssen. Von dieser Pflicht konnte sie sich auch nicht dadurch befreien, dass sie den Beschwerdeführer vorgängig auf die 60-tägige Frist aufmerksam gemacht hat (vgl. vorne Bst. A und E. 3.1). Die angefochtene Verfügung erweist sich daher als rechtsfehlerhaft. Die Beschwerde ist gut­zuheissen und die Angelegenheit an die Vorinstanz zurückzuweisen, damit diese gestützt auf die sich mittlerweile bei den Akten befindlichen Unter­lagen über das Beitragsgesuch entscheide. Ein Beweisverfahren zur Frage der rechtzeitigen Postaufgabe der hier interessierenden Sendung (vgl. auch Rechtsbegehren Bst. b) erübrigt sich.

5.

Bei diesem Ausgang des Verfahrens gilt der Beschwerdeführer als voll­ständig obsiegend. Es sind weder Verfahrenskosten zu erhe­ben (Art. 108 Abs. 1 und 2 VRPG) noch Parteikosten zu sprechen (Art. 108 Abs. 3 i.V.m. Art. 104 Abs. 1 VRPG).

6.

Rückweisungsentscheide schliessen Verfahren nicht ab und sind somit nach der Regelung des Bundesgesetzes vom 17. Juni 2005 über das Bun­desgericht (Bundesgerichtsgesetz, BGG; SR 173.110) meistens keine End­entscheide, sondern Zwischenentscheide, die lediglich unter den Vor­aus­setzungen von Art. 93 Abs. 1 BGG selbständig mit dem in der Haupt­sache offenstehenden Rechtsmittel angefochten werden können (vgl. BGE 140 V 321 E. 3, 134 II 124 E. 1.3, 133 V 477 E. 4.2). Nach Art. 83 Bst. k BGG ist die Beschwerde an das Bundesgericht zudem unzulässig gegen Entscheide betref­fend Subventio­nen, auf die kein Anspruch besteht. Der strittige Beitrag stellt wohl keine Anspruchssubvention im Sinn dieser Be­stimmung dar (vgl. etwa BGer 2C_360/2012 vom 17.8.2012, E. 1.1, 2C_762/2008 vom 8.5.2009, E. 1.1). Gegen den vorliegenden Entscheid dürfte somit, falls er überhaupt anfechtbar ist, ledig­lich die sub­sidiäre Verfassungsbeschwerde offenstehen, weshalb in der Rechtsmittel­beleh­rung auf diese verwiesen wird. Mit der subsidiären Ver­fassungs­beschwer­de kann einzig die Verletzung verfas­sungsmäs­siger Rechte ge­rügt werden (vgl. Art. 116 BGG; zur eng begrenz­ten Rügemöglichkeit siehe etwa BGE 134 V 138 E. 2.1 [Pra 98/2009 Nr. 15]).

Demnach entscheidet das Verwaltungsgericht:

1. Die Beschwerde wird gutgeheissen. Die Verfügung der Polizei- und Militärdirektion des Kantons Bern vom 28. Oktober 2015 wird aufgeho­ben und die Akten werden zur Fortset­zung des Verfahrens an die Vor­instanz zurückgewiesen.

2. Es werden weder Verfahrenskosten erhoben noch Parteikosten gespro­chen.

3. Zu eröffnen:

dem Beschwerdeführer

dem Beschwerdegegner

Der Abteilungspräsident:Der Gerichtsschreiber:

Rechtsmittelbelehrung

Gegen dieses Urteil kann innert 30 Tagen seit Zustellung der schriftlichen Begrün­dung beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14, subsidiäre Verfassungsbeschwerde gemäss Art. 39 ff. und 113 ff. des Bundesgesetzes vom 17. Juni 2005 über das Bundesgericht (BGG; SR 173.110) geführt werden.