Tax deductibility of employee expenses and alleged ruling binding effectKI-generiert

100.2014.116/117U

ARB/BCL/RAP

Verwaltungsgericht des Kantons Bern

Verwaltungsrechtliche Abteilung

Urteil der Einzelrichterin vom 10. Juni 2016

Verwaltungsrichterin Arn De Rosa

Gerichtsschreiberin Büchi

A.________ und B.________ vertreten durch Rechtsanwalt …

Beschwerdeführende

gegen

Steuerverwaltung des Kantons Bern Brünnenstrasse 66, Postfach 8334, 3001 Bern

Beschwerdegegnerin

und

Steuerrekurskommission des Kantons Bern Sägemattstrasse 2, Postfach 54, 3097 Liebefeld

betreffend Kantons- und Gemeindesteuern sowie direkte Bundessteuer 2009 (Entscheide der Steuerrekurskommission des Kantons Bern vom 25. März 2014; 100 11 981, 200 11 618)

Urteil des Verwaltungsgerichts des Kantons Bern vom 10.06.2016, Nrn. 100.2014.116/ 117U, Seite 1

Sachverhalt:

A.

Mit Verfügungen vom 10. Juni 2010 veranlagte die Steuerverwaltung des Kantons Bern (Steuerverwaltung), Region …, A.________ und B.________ für das Steuerjahr 2009 in Abweichung von ihrer Selbstdeklaration auf ein steuerbares Ein­kommen von Fr. 203'500.-- bei den Kantons- und Gemein­desteuern bzw. Fr. 220'000.-- bei der direkten Bundessteuer. Die Abwei­chungen beruhten im Wesent­lichen darauf, dass die Steuerverwal­tung die geltend gemachten berufsbedingten Aufwendungen des Ehemanns in der Höhe von Fr. 37'293.-- um Fr. 14'052.-- auf einen Betrag von Fr. 23'241.-- kürzte. Die dagegen erhobenen Einsprachen hiess die Steuerverwaltung am 21. November 2011 einzig in einem Nebenpunkt (Vergabung) gut und veranlagte A.________ und B.________ neu auf ein steuerbares Ein­kommen von Fr. 198'900.-- bei den Kantons- und Gemeindesteuern bzw. Fr. 215'400.-- bei der direkten Bundessteuer.

B.

Am 21. Dezember 2011 gelangten A.________ und B.________ mit Rekurs und Beschwerde an die Steuerrekurskommission des Kantons Bern (StRK) und beantragten, die Einspracheentscheide seien, soweit «die Nichtgewährung der geltend gemachten übrigen Berufskosten» betreffend, aufzuheben und es sei ihnen der verweigerte Abzug zu gewähren, den sie in der Folge von Fr. 14'052.-- auf Fr. 13'681.40 reduzierten. Die StRK wies Rekurs und Beschwerde am 25. März 2014 ab. Sie verweigerte den beantragten Abzug, nahm darüber hinaus (im Umfang von Fr. 23'241.--) eine Aufrechnung der von der Steuerverwaltung gewährten Berufskostenabzüge vor (sog. Refor­matio in Peius) und wies die Sache zur Neufestsetzung der Steuerfaktoren an die Steuerverwaltung zurück.

C.

In einer einzigen Rechtsschrift vom 28. April 2014 haben A.________ und B.________ gegen die Entscheide der StRK Verwaltungsgerichtsbeschwerden erhoben. Sie beantragen die Aufhebung der Entscheide der StRK und die Veranlagung entsprechend ihrer Selbstdeklaration. Eventualiter beantragen sie die Rückweisung der Sache an die Vorinstanz.

Mit Verfügung vom 30. April 2014 hat der Abteilungspräsident die Ver­fahren betreffend die Kantons- und Gemeindesteuern sowie die direkte Bundessteuer vereinigt.

Die StRK und die Steuerverwaltung beantragen mit Beschwerdevernehm­lassung vom 26. Mai 2014 bzw. Beschwerdeantwort vom 29. Juli 2014 die Abweisung der Beschwerden.

Erwägungen:

1.

1.1 Das Verwaltungsgericht ist zur Beurteilung der Beschwerden als letzte kantonale Instanz ge­mäss Art. 74 Abs. 1 i.V.m. Art. 76 und 77 des Gesetzes vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG; BSG 155.21) zuständig (vgl. auch Art. 201 Abs. 1 des Steuergesetzes vom 21. Mai 2000 [StG; BSG 661.11] und Art. 145 des Bundesgesetzes vom 14. Dezember 1990 über die direkte Bundessteuer [DBG; SR 642.11] so­wie Art. 9 Abs. 3 der Verordnung vom 18. Oktober 2000 über den Vollzug der direkten Bundessteuer [BStV; BSG 668.11]). Bei den angefochtenen Rückweisungsentscheiden handelt es sich um Endentscheide, verbleibt der Steuerverwaltung doch kein Entscheidungsspielraum mehr; die Rück­weisung dient nur noch der (rechnerischen) Umsetzung des Angeordneten (vgl. statt vieler BGE 134 II 124 E. 1.3; für das kantonale Verfahren auch BVR 2012 S. 558 [VGE 2011/324 vom 16.5.2012], nicht publ. E. 1.2). Die zusätzlichen Voraussetzungen von Art. 74 Abs. 3 i.V.m. Art. 61 Abs. 3 VRPG für die Anfechtung von Zwischenentscheiden müssen daher nicht erfüllt sein. Die Beschwerdeführenden haben am vorinstanzlichen Rekurs- und Beschwerdeverfahren teilgenommen, sind durch die angefochtenen Entscheide besonders berührt und haben ein schutzwürdiges Interesse an deren Aufhebung oder Änderung (Art. 79 Abs. 1 VRPG; vgl. auch Art. 201 Abs. 2 StG sowie Art. 145 Abs. 2 i.V.m. Art. 140 Abs. 1 DBG). Auf die form- und fristgerecht eingereichten Beschwerden ist grundsätzlich einzutreten. Die Beschwerdeführenden beantragen, «nach ihrer Selbstdeklaration» ver­anlagt zu werden. Sie haben sich im vorinstanzlichen Verfahren jedoch den Anträgen der Beschwerdegegnerin teilweise unterzogen (vgl. Vorakten StRK pag. 46; vorne Bst. B). Im Umfang von Fr. 370.60 liegt ihr Begehren daher ausserhalb des Streitgegenstands; insoweit ist auf die Verwaltungs­gerichtsbeschwerden nicht einzutreten.

1.2 Sind sowohl Entscheide bezüglich der kantonalen Steuern als auch der direkten Bundessteuer angefochten, so muss das Ver­wal­tungs­gericht zwei Urteile fällen, zumal es sich um verschiedene Steuern handelt, die unterschiedlichen Gemeinwesen zustehen und in getrennten Verfahren veranlagt werden. Allerdings können die Entscheide in ein und derselben Urteilsschrift getroffen werden (vgl. BGE 135 II 260 E. 1.3.1, 130 II 509 E. 8.3). – Vorliegend sind als Gewinnungskosten geltend gemachte Auf­wendungen umstritten. Da die massgeblichen Normen des kantonalen und eidgenössischen Rechts im Wesentlichen gleich lauten, rechtfertigt sich die gemeinsame Beurteilung hinsichtlich kommunaler, kantonaler und eidge­nössischer Steuern.

1.3 Die Gutheissung der Beschwerden würde sowohl bei den Kantons- und Gemeindesteuern als auch bei der direkten Bundes­steuer zu einer Steuerersparnis von weniger als Fr. 20'000.-- führen, womit die Beurteilung in die einzelrichterliche Zuständigkeit fällt (Art. 57 Abs. 1 des Gesetzes vom 11. Juni 2009 über die Organisation der Gerichtsbehör­den und der Staats­anwaltschaft [GSOG; BSG 161.1]).

1.4 Das Verwaltungsgericht überprüft die angefochtenen Entscheide auf Rechtsverletzungen hin (Art. 80 VRPG).

2.

Strittig ist vorliegend die Abzugsfähigkeit von Auslagen, die die Beschwer­de­führenden im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des Ehe­manns als «übrige Berufskosten» geltend machen.

2.1 Bund und Kantone erheben von den natürlichen Personen eine Ein­kommenssteuer (Art. 1 Abs. 1 Bst. a StG; Art. 1 Bst. a DBG; Art. 2 Abs. 1 Bst. a des Bundesgesetzes vom 14. Dezember 1990 über die Harmonisie­rung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden [StHG; SR 642.14]). Zu diesem Zweck wird das Reineinkommen der Steuerpflichti­gen ermittelt, indem von deren gesamten steuerbaren Einkünften (vgl. Art. 19-29 StG; Art. 16-24 DBG; Art. 7-8 des Bundesgesetzes vom 14. Dezember 1990 über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden [StHG; SR 642.14]) die mit der Einkommens­erzielung zusammenhängenden Aufwendungen (Gewin­nungskosten) und allgemeinen Abzüge (Art. 31-39 StG; Art. 26-33a DBG; Art. 9 f. StHG) ab­gezogen werden (Art. 30 Abs. 1 StG und Art. 25 DBG; Art. 9 Abs. 1 StHG). Unselbständig erwerbstätige Personen dürfen als Gewin­nungs- bzw. Be­rufskosten u.a. die notwendigen Kosten für Fahrten zwi­schen Wohn- und Arbeitsstätte, die notwendigen Mehrkosten für Verpfle­gung ausserhalb der Wohnstätte und bei Schichtarbeit sowie die übrigen für die Ausübung des Berufs erforderlichen Kosten von den gesamten steuer­baren Einkünften abziehen (vgl. Art. 31 Abs. 1 Bst. a bis c StG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 StHG; Art. 26 Abs. 1 Bst. a bis c DBG). Näheres regelt für die Kan­tons- und Ge­meindesteuern die Verordnung vom 18. Oktober 2000 über die Berufs­kosten (Berufskostenverordnung, BKV; BSG 661.312.56) und für die di­rekte Bundessteuer die Verordnung des Eidgenössischen Finanz­departe­ments vom 10. Februar 1993 über den Abzug von Berufs­kosten der un­selbständigen Erwerbstätigkeit bei der direkten Bundessteuer (Berufs­kostenverordnung, VBK; SR 642.118.1). Die (allgemeinen) Berufs­kosten fallen vor oder nach der eigentlichen Arbeit an (vgl. BVR 2010 S. 169 [VGE 23225/23226 vom 7.12.2009], nicht publ. E. 3.1). Nicht sämtli­che mit der Erwerbstätigkeit zusam­menhängenden Kosten sind als Berufs­kosten abzieh­bar, sondern nur diejenigen Aufwendungen, die für die Erzie­lung des Einkommens erforderlich sind und in einem direkten ursäch­lichen Zusam­menhang dazu stehen (vgl. Art. 2 Abs. 1 BKV; Art. 1 Abs. 1 VBK). Der Be­griff der Erforderlichkeit ist in einem weiten Sinn auszulegen, wobei das Bundesgericht nicht verlangt, dass die steuerpflichtige Person das Er­werbseinkommen ohne die streitige Auslage überhaupt nicht hätte erzielen können. Es wird auch keine Rechtspflicht vorausgesetzt, die entspre­chende Aufwendung zu tätigen, sondern es genügt, dass diese wirtschaft­lich als der Gewinnung des Einkommens förderlich erscheint und es der steuerpflichtigen Person nicht zumutbar war, sie zu vermeiden (BGE 124 II 29 E. 3a mit zahlreichen Hinweisen; BGer 2C_666/2014 und 2C_667/2014 vom 16.2.2015, E. 2.1.2). Die Gewin­nungskosten sind von den Lebenshaltungskosten abzugrenzen, welche nicht der Einkommens­erzie­lung, sondern der Befriedigung der persönlichen Bedürfnisse dienen und damit Einkommensverwendung dar­stellen ( Peter Locher, Kommentar zum DBG, 2001, Art. 25 N. 30). – Der Beweis für steueraufhebende oder steu­ermindernde Tatsachen zu denen auch das Anfallen von Berufskosten gehört, ob­liegt der steuerpflichtigen Person. Diese hat die steuermindernde Tatsache nicht nur zu behaupten, sondern auch zu belegen (BGE 140 II 248 E. 3.5, 121 II 257 E. 4c/aa; BVR 2011 S. 241 E. 4.1; Richner/Frei/Kaufmann/Meu­ter, Handkommentar zum DBG, 2. Aufl. 2009, Art. 123 N. 77 ff., mit Hinweisen). Dieser Nachweis umfasst für die Ge­winnungskosten nicht nur die Tatsache, dass die Aufwendungen tat­sächlich ange­fallen, sondern auch, dass sie für die Erzielung des Ein­kommens notwendig sind. Bei Auslagen, die regelmässig auch im Rahmen der privaten Lebenshaltung anfallen, ist der Nachweis des Zusammen­hangs mit der Berufsausübung von besonderer Bedeutung (vgl. zu den geschäftsbedingten Auslagen einer Aktiengesellschaft BGer 2C_273/2013 und 2C_274/2013 vom 16.7.2013, in StE 2013 B 93.5 Nr. 27 E. 4.1; zum Ganzen: VGE 2015/91/92 vom 4.12.2015, E. 3.1, 2013/366/367 vom 1.9.2015, E. 2.1).

2.2 Auslagen, die den Arbeitnehmenden während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit entstehen, sind von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeit­geber zu ersetzen (vgl. Art. 327a Abs. 1 des Schwei­zerischen Obli­gationenrechts [OR; SR 220]). Solche Spesenvergütungen bilden nicht Teil des Arbeitseinkommens, ausser sie übersteigen die tatsächlich angefalle­nen Unkosten (vgl. BVR 2010 S. 169 [VGE 23225/23226 vom 7.12.2009], nicht publ. E. 3.1; BGer 2A.382/2006 vom 29.11.2006, in ASA 78 S. 95 E. 2.3.2; Richner/Frei/Kaufmann/Meuter, a.a.O., Art. 17 N. 50 ff.). Spesen werden grundsätz­lich effektiv nach Spesenereignis und gegen Original­beleg abgerechnet. Pauschal entrichtete Spesenvergütungen sind die Aus­nahme und dienen einerseits der Vereinfachung der Lohnadministration in Unternehmen und andererseits der Erleichterung der Veranlagungstätigkeit der Steuerverwal­tung. Sie sind Ausdruck des Vertrauens, welches ein Unternehmen den leitenden Angestellten im Bereich der Kleinausgaben entgegenbringt (BGer 2C_214/2014 vom 7.8.2014, E. 3.2.2). Solche pau­schalen Spesenvergütungen werden steuerlich nur dann als Auslagen­ersatz anerkannt und nicht als Einkommens­bestandteil behandelt, wenn sie auf einem genehmigten Spesenreglement bzw. einer Vereinbarung mit der Steuerverwaltung beruhen oder nachge­wiesenermassen geschäftsmässig begründet sind (vgl. BGer 2C_214/2014 vom 7.8.2014, E. 3.2.2 f., 2C_30/2010 vom 19.5.2010, E. 3.2; Richner/Frei/Kauf­mann/Meuter, a.a.O., Art. 17 N. 53). Deckt die pauschale Spesenentschädigung nicht alle berufli­chen Auslagen, kann die steuerpflichtige Person den darüber hinaus­gehenden Betrag als Abzug bei den «übrigen Berufskosten» geltend machen, sofern sie nachweist, dass ihre effektiven Auslagen die erhaltene Pauschalentschädigung übersteigen (BGer 2C_326/2008 vom 23.9.2008, in RDAF 2008 II 519 E. 4.2 f., kritisch dazu Madeleine Simonek, Die steuer­rechtliche Rechtspre­chung des Bundesgerichts im Jahre 2008 – Direkte Bundessteuer, in ASA 79 S. 125 ff., 137 ff.). Der Umstand, dass die Arbeit­geberin bzw. der Arbeit­geber verpflichtet ist, alle durch die Ausübung der Arbeit verur­sachten Kos­ten zu erstatten (vgl. Art. 327a OR), schliesst die steuerliche Abziehbarkeit dieser Kosten durch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeit­nehmer nicht von vornherein aus, sondern stellt eine Vermutung dar, die die lohnabhängige steuerpflichtige Person umstossen kann, wenn sie kon­kret nachweist, dass solche Kosten entstanden und nicht übernommen worden sind (vgl. BGer 2C_71/2014 vom 15.9.2014, E. 5.5 [Pra 104/2015 Nr. 42], 2C_937/2013 und 2C_938/2013 vom 6.6.2014, E. 2.3, 2C_326/2008 vom 23.9.2008, in RDAF 2008 II 519 E. 4.3; zum Ganzen: VGE 2015/91/92 vom 4.12.2015, E. 3.3, 2013/366/367 vom 1.9.2015, E. 2.4).

3.

3.1 Der Beschwerdeführer war im Jahr 2009 bei der C.________ als Versicherungsberater für Privatkundinnen und Privatkunden tätig. Gemäss Arbeitsvertrag vom 14.8./20.9.2007 werden durch die Arbeitgeberin «alle dem Mitarbeiter durch die Erfüllung seiner Aufgabe notwendig entstehen­den Auslagen, insbesondere die mit seiner Reisetätigkeit entstehenden Fahrtkosten sowie […] zusätzliche Aufwände (Werbung, Verkaufsförde­rungs­massnahmen, Kundengeschenke, Reisespesen für Aus- und Weiter­bildung etc.)» durch einen monatlichen pauschalen Spesenersatz abge­golten (vgl. Arbeitsvertrag, Vorakten StRK pag. 84 f.). Der Spesenersatz beträgt «15 % des massgebenden Verdienstes […]. Minimal Fr. 750.-- und maximal Fr. 2'000.-- pro Monat» (vgl. Zusatz zum Arbeitsvertrag für Ver­sicherungsberater vom 20.9.2007, Vorakten StRK pag. 76). Im Jahr 2009 wurde dem Beschwerdeführer eine Spesenentschädigung in der Höhe von Fr. 27'236.-- ausbezahlt (vgl. Lohnausweis 2009, Vorakten Steuerverwal­tung pag. 39). Obwohl das Spesenreglement der C.________ von der Steuerverwaltung nicht genehmigt worden war, blieb diese Entschädigung im Veranlagungsverfahren bei der Einkommensbemessung unberücksich­tigt. Die Steuerverwaltung erachtete auch weitere (nicht durch die Pau­schalentschädigung abgegoltene) Auslagen als berufsmässig begründet. Im Verfahren vor der StRK beantragten die Beschwerdeführenden den Ab­zug von Fr. 13'681.40 als «übrige Berufskosten», die dem Ehemann zu­sätzlich zu den bereits berücksichtigten Auslagen entstanden sein sollen. Die StRK liess einzig Auslagen (Spesen und Berufskosten) in der Höhe der dem Beschwerdeführer ausbezahlten Spesenentschädigung (Fr. 27'236.--) zum Abzug zu, was im Vergleich zu den Veranlagungen gemäss Ein­spracheentscheiden zu einer Schlechterstellung im Umfang von Fr. 23'241.-- führte (Reformatio in Peius; vgl. vorne Bst. B.).

3.2 Die Beschwerdeführenden werfen der StRK im Zusammenhang mit der Reformatio in Peius eine Verletzung ihres Anspruchs auf rechtliches Gehör vor. Zwar seien sie eingeladen worden, sich zur beabsichtigten Schlechterstellung zu äussern. Die Vorinstanz habe jedoch «mit keinem Wort» angedeutet, dass sie den Bestand und die Bindungswirkung einer (von den Beschwerdeführenden geltend gemachten) Vereinbarung mit der Steuerverwaltung grundsätzlich in Frage stelle, weshalb sie sich nicht ver­anlasst gesehen hätten, dazu Stellung zu nehmen (Beschwerden, S. 9 und 10). Diese Kritik ist unberechtigt: In ihrer Verfügung vom 11. Juli 2013 kün­digte die StRK an, dass sie «alle geltend gemachten Spesen und Berufs­kosten (auch diejenigen, die von der Steuerverwaltung akzeptiert wurden)» darauf überprüfen werde, «ob Nachweise vorliegen [würden], welche die berufsmässige Notwendigkeit sowie die Tragung dieser Kosten durch den Rekurrenten belegen würden» (Vorakten StRK pag. 94 f., vgl. auch Verfü­gung vom 8.5.2013 pag. 58 f.; Art. 199 Abs. 2 StG; Art. 143 Abs. 1 Satz 2 DBG). Damit waren die Beschwerdeführenden aufgerufen, sämtliche Be­rufsauslagen des Ehemanns zu belegen oder aber nachzuweisen, dass sie gestützt auf die von ihnen behauptete Vereinbarung mit der Steuerverwal­tung vom Sammeln entsprechender Belege dispensiert worden seien. Von einer Gehörsverletzung kann bei diesen Gegebenheiten keine Rede sein (vgl. Art. 21 ff. VRPG; Art. 29 Abs. 2 der Bun­des­verfassung [BV; SR 101] und Art. 26 Abs. 2 der Verfassung des Kantons Bern [KV; BSG 101.1]).

3.3 Auch im vorliegenden Verfahren berufen sich die Beschwerde­führenden auf eine zwischen ihnen und der Steuerverwaltung bestehende «Abmachung» bzw. «Vereinbarung». Darin habe sich die Steuerverwaltung verpflichtet, nachgewiesene Berufskosten des Beschwerdeführers über Fr. 50.-- zu 100 % zum Abzug zuzulassen, während Auslagen bis zu einem Betrag von Fr. 50.-- nicht belegt werden müssten und mit einer Tages­pauschale im Umfang von Fr. 30.--, ausmachend Fr. 7'500.-- pro Jahr (250 Tage), berücksichtigt würden. Diese Vereinbarung sei auch für Steuer­justizbehörden verbindlich und hätte von der StRK beachtet werden müssen.

3.4 Vor dem Hintergrund der Bindung der Steuerbehörden an das Ge­setz ist grundsätzlich ausgeschlossen, dass sie mit den Steuerpflichtigen Vereinbarungen treffen, die von der gesetzlichen Regelung Abweichen­des vorsehen. In der Praxis verständigt sich die Steuerverwaltung jedoch häufig mit den Steuerpflichtigen über die Umschreibung und Würdigung gewisser für die Veranlagung voraussichtlich relevanter Sachverhalts­elemente, um im Veranlagungsverfahren alsdann darauf abzustellen (sog. Ruling). Soweit zulässig haben solche Verständigungen zwar nicht die Wir­kung eines verwaltungsrechtlichen Vertrags, binden aber sowohl die Steuer- und Steuerjustizbehörden als auch die Steuerpflichtigen nach Mass­gabe des verfassungsrechtlichen Grundsatzes von Treu und Glauben (Art. 5 Abs. 3 und Art. 9 BV; Art. 11 Abs. 2 KV; zum Ganzen BGE 141 I 161 E. 3.1; VGE 2009/148/149 vom 15.7.2010, in StE 2011 A 21.14 Nr. 19, E. 3.3 mit zahlreichen Hinweisen). Nach diesem kann eine (selbst unrich­tige) Aus­kunft, die eine Behörde einer Privatperson erteilt, unter gewissen Umstän­den Rechtswirkungen entfalten. Vorausgesetzt wird, dass sich die Auskunft der Behörde auf eine konkrete, die betreffende Person berührende Angele­genheit bezieht, dass die Behörde, welche die Auskunft erteilt hat, hiefür zuständig war oder die betroffene Person sie aus zu­reichenden Gründen als zuständig betrachten durfte, dass Letztere die Un­richtigkeit der Aus­kunft nicht ohne weiteres hat erkennen können, dass sie im Vertrauen hie­rauf nicht ohne Nachteil rückgängig zu machende Dis­positionen getroffen hat, dass die Rechtslage zur Zeit der Verwirklichung des Tatbestands noch die gleiche ist wie im Zeitpunkt der Auskunftsertei­lung und dass das öffent­liche Interesse an der Anwendung des positiven Rechts die geschützte private Vertrauensposition nicht überwiegt (vgl. BVR 2013 S. 85 E. 6.1; BGE 137 I 69 E. 2.5, 130 I 26 E. 8.1; zum Ganzen VGE 2014/115 vom 5.2.2016 [zur Publ. bestimmt; noch nicht rechtskräftig], E. 6.1, 2009/148/149 vom 15.7.2010, E. 3.3, in StE 2011 A 21.14 Nr. 19).

3.5 Die StRK hat dargelegt unter welchen Voraussetzungen eine aus­drückliche Zusicherung der Steuerverwaltung Bindungswirkung entfalte. Der (E-Mail-)Korrespondenz zwischen den Beschwerdeführenden und der Steuerverwaltung sei keine solche Zusicherung mit Bindungswirkung zu entnehmen, weshalb die StRK alle Steuerfaktoren neu festsetzen und nach Anhören der steuerpflichtigen Personen die Veranlagung auch zu deren Nachteil abändern dürfe (vgl. angefochtene Entscheide, E. 8). – Die Be­schwerdeführenden machen auch im vorliegenden Verfahren geltend, das Bestehen einer Vereinbarung gehe (indirekt) aus zwei E-Mails eines Mitar­beiters der Steuerverwaltung hervor. In der E-Mail vom 28. April 2008 teilte ein Sachbearbeiter den Beschwerdeführenden mit, dass ihnen pauschale Tagesspesen von Fr. 30.-- für 250 Tage gewährt würden (act. 1C, Bei­lage 2). Aussagen oder gar Zusicherungen, wonach eine solche Pauschal­lösung für unbelegte Auslagen auch in kommenden Jahren zur Anwendung gelangen werde, finden sich jedoch keine. Das Abstellen auf eine Tages­pauschale für Kleinauslagen ist – auch für die Beschwerdeführenden er­kennbar – somit lediglich als ein Entgegenkommen des Sachbearbeiters im betreffenden Veranlagungsverfahren zu verstehen, das weder nachfol­gende Rechtsmittelinstanzen zu binden noch (vertrauensbildende) Wirkung über das entsprechende Veranlagungs- bzw. Einspracheverfahren hinaus zu entfalten vermochte. Die Beschwerdeführenden durften deshalb nicht in guten Treuen erwarten, dass in jedem Jahr unbelegte Auslagen in der Höhe von Fr. 30.-- pro Tag zum Abzug zugelassen würden. Die E-Mail vom 21. August 2010 (Vorakten StRK pag. 6) ist von vornherein nicht geeignet, rückwirkend für das Jahr 2009 eine vertrauensbildende Wirkung zu entfal­ten. Soweit die Beschwerdeführenden argumentieren, diese E-Mail belege das gültige Zustandekommen einer Vereinbarung in der Vergangenheit, kann ihnen ebenfalls nicht gefolgt werden. Darin knüpft der zuständige Sachbearbeiter einzig an die Behandlung der Spesen in einem früheren Verfahren an und gibt zu verstehen, dass er für das hier interessierende Steuerjahr gleich vorzugehen gedenke. Daraus auf einen entsprechenden Anspruch der Beschwerdeführenden mit zeitlich unbeschränkter Geltung schliessen zu wollen, entbehrt einer Grundlage im Wortlaut der E-Mail. All­fällige Erleichterungen, die Mitarbeitende der Steuerverwaltung im Veran­lagungsverfahren einzelfallweise für den Nachweis von Auslagen gewäh­ren, beruhen auf Praktikabilitäts- und Effizienzüberlegungen (vgl. dazu auch die Ausführungen der Steuerverwaltung in Vorakten StRK pag. 32). Sie begründen keine Bindungswirkung für die Zukunft, zumal jede Veranla­gung ein eigenes, von früheren unabhängiges Verfahren darstellt, in wel­chem die Behörden den für die Besteuerung massgeblichen Sachverhalt neu (bzw. besser) beurteilen dürfen. Dabei ist unerheblich, dass die Behör­den den gleichen Sachverhalt in den vorangehenden Steuerjahren anders beurteilt haben (vgl. BGer 2A.472/2005 vom 9.8.2005, E. 4.3). Im Übrigen hätte auch den Beschwerdeführenden klar sein müssen, dass eine allfäl­lige, für die Steuerjustizbehörden verbindliche Vereinbarung der Schriftlich­keit bedurft hätte und dass der betreffende Sachbearbeiter zu deren Ab­schluss nicht zuständig gewesen wäre. Nachfolgende Rechtsmittelinstan­zen im Steuerjustizverfahren sind verpflichtet, die Veranlagung auf ihre Rechtmässigkeit hin zu überprüfen und sind weder an die Sachverhalts­feststellung noch an die rechtliche Würdigung des Sachverhalts durch die Steuerverwaltung gebunden. Der StRK kommt bei der Überprüfung der Einspracheentscheide volle Kognition zu (vgl. Art. 199 Abs. 2 StG, Art. 142 Abs. 4 DBG). Das Vertrauen in eine allfällige Abmachung bzw. eine Zu­sage, gemäss der die steuerpflichtige Person eine steuermindernde Tat­sache, wie berufsbedingte Auslagen, nicht nachweisen muss, obwohl sie hierfür beweisbelastet ist, würde ohnehin das öffentliche Interesse an einer rechtskonformen Anwendung des Steuergesetzes nicht überwiegen, zumal im Steuerrecht, das vom Grundsatz der Gesetzmässigkeit beherrscht wird, das Prinzip von Treu und Glauben nur beschränkt Anwendung findet (vgl. BGE 101 Ia 92 E. 3; Zweifel/Casanova, Schweizeri­sches Steuerverfahrens­recht, Direkte Steuern, 2008, § 1 N. 6; Schreiber/Jaun/Kobierski, Steuer­ruling – Eine systematische Auslegeordnung unter Berücksichtigung der Praxis, in ASA 80 S. 293 ff., 318).

3.6 Insgesamt ist nicht zu beanstanden, dass die StRK das Bestehen einer für das Steuerjahr 2009 gültigen, für Steuerjustizbehörden verbindli­chen Vereinbarung betreffend die Höhe des Berufskostenabzugs verneint hat. Mit Blick auf die vorstehenden Ausführungen erübrigen sich weitere Beweismassnahmen. Die Beweisanträge werden daher abgewiesen (vgl. zur antizipierten Beweis­würdigung BVR 2012 S. 252 E. 3.3.3, 2011 S. 97 E. 4.2.1; BGE 136 I 229 E. 5.3.).

4.

4.1 Die StRK hat mangels Vorliegens eines genehmigten Spesenregle­ments die von der Steuerverwaltung als Auslagenersatz akzeptierte Spe­senentschädigung von Fr. 27'236.-- nebst den zusätzlich zum Abzug zu­gelassenen Berufskosten des Beschwerdeführers auf ihre Berechtigung überprüft. Sie hat folgende Auslagen als nachgewiesen und beruflich not­wendig erachtet:

4.2 Soweit die Beschwerdeführenden die zusätzliche Berücksichtigung von Berufsauslagen mit dem Vorliegen einer verbindlichen Vereinbarung zwischen ihnen und der Steuerverwaltung begründen, kann auf das Ge­sagte verwiesen werden (vgl. vorne E. 3.5 f.). Gegen die von der StRK vor­genommene Kürzung der Repräsentationskosten auf einen Betrag von Fr. 14'471.10 (vgl. angefochtene Entscheide E. 10.3 S. 11) bringen die Be­schwerdeführenden sodann vor, Anlässe mit Bezug zum Verein «…» dienten der Kundenakquisition. Die Tätigkeit für diesen Verein sei «klar erwerbsfördernd und generier[e] ein fünfstelliges Prämienvolumen» (Beschwerden, S. 14). – Der Nachweis des Geschäftsbezugs ist dort von besonderer Be­deutung, wo Auslagen – wie Konsumationskosten – regel­mässig auch im Bereich der privaten Lebenshaltung anfallen. Das Bundes­gericht stellt in Bezug auf Repräsentationsspesen auf die Muster-Spesen­reglemente ab, die vorsehen, bei Einladungen von Drittpersonen neben dem Datum der Einladung sowie Namen und Ort des Lokals zusätzlich die Namen der an­wesenden Personen und den Geschäftszweck der Einladung zu vermerken (BGer 2C_273/2013 und 2C_274/2013 vom 16.7.2013, in StE 2013 B 93.5 Nr. 27 E. 4.1). Angesichts dieser bundesgerichtlichen An­forderungen an den Nachweis von Repräsentationsspesen hat die StRK, die sämtliche Belege detailliert geprüft hat, nachvollziehbar den Geschäfts­bezug eines Teils der geltend gemachten Auslagen verneint und von den grundsätzlich anerkannten Auslagen einen Anteil für die Lebenshaltung des Beschwerdeführers ausgeschieden (vgl. ange­fochtene Entscheide, E. 10.3 S. 10 ff.). Die Beschwerdeführenden setzen sich mit diesen Erwägungen nicht substantiiert auseinander und machen insbesondere nicht geltend, dass die eingereichten Belege einen Vermerk aller teilnehmenden Perso­nen sowie den Geschäftszweck enthalten hätten und damit den ho­hen Anforderungen genügen würden, die die Vorinstanz zu Recht an ab­zieh­fähige Repräsentations- bzw. Konsumationskosten stellt. Mit ihren Ausfüh­run­gen haben die Beschwerdeführenden den Geschäftsbezug der Ausga­ben nur in allgemeiner Weise geltend gemacht. Sie hätten jedoch für jedes Er­eignis konkret nachweisen müssen, welchen konkreten Geschäftszweck die betref­fende Ausgabe hatte. Weil sie sich hierzu nicht sub­stantiiert geäussert haben, ist nicht zu beanstanden, dass die StRK die Repräsen­tationskosten mangels Geschäftsbezugs auf einen Betrag von Fr. 14'471.-- gekürzt hat. (Klein-)Auslagen im Umfang von Fr. 7'500.-- haben die Be­schwerdeführenden nicht nachgewiesen, weshalb die StRK keinen Anlass hatte, diese Aufwendungen zum Abzug zuzulassen.

4.3 Die Beschwerdeführenden zeigen sich mit der Nichtanerkennung des Abzugs von Fr. 3'000.-- für ein Arbeitszimmer nicht einverstanden. Die Abzugsfähigkeit solcher Auslagen ist an besonders strenge Anforderungen geknüpft (vgl. Art. 9 Abs. 2 BKV; BGer 2C_71/2014 vom 15.9.2014, E. 5.5.1 [Pra 104/2015 Nr. 42]; BVR 2010 S. 169 [VGE 23225/23226 vom 7.12.2009], nicht publ. E. 3.4.6; Richner/Frei/Kaufmann/Meuter, a.a.O., Art. 26 N. 34). Es ist nicht ersichtlich, inwiefern die Voraussetzungen für einen Arbeitszimmerabzug erfüllt sein sollten, zumal die Beschwerde­führenden hierzu auch vor der Vorinstanz keine Ausführungen gemacht haben, obwohl sie mit Verfügung der StRK vom 11. Juli 2013 (Vorakten StRK pag. 94 f.) dazu aufgefordert worden waren. Bei diesen Gegeben­heiten hält die Nichtberücksichtigung der Kosten für ein Arbeitszimmer der Rechtskontrolle ohne weiteres stand.

4.4 Die Beschwerdeführenden beanstanden weiter, dass die StRK von den als «Bürokosten» geltend gemachten Fr. 2'110.70 nur einen Betrag von Fr. 719.80 für Zugbillette und Briefmarken akzep­tiert hat. Zu Unrecht nicht zum Abzug zugelassen worden seien die Kosten für Kundenpark­plätze (Fr. 1'200.--), Toner (Fr. 99.--) und Agenda (Fr. 91.90). Die Auslagen für Toner und Agenda sind nachgewiesen (vgl. Lohnabrechnung 2009 [in act. 1C], Beleg 54 und 65 [beide in act. 3A]) und ein geschäftsmässiger Bezug ist hinreichend dargetan. Die Mietkosten für einen Aussen- und einen Einstellhallenparkplatz haben die Beschwerdeführenden vor Verwal­tungsgericht erstmals rechtsgenüglich belegt (vgl. act. 1C, Beilage 4). Dass die Miete der Parkplätze, die sich offenbar bei der Spezialagentur in D.________ befinden, geschäftlich begründet ist, geht aus den Akten hervor (vgl. Vorakten StRK pag. 40). Somit sind zusätzlich zu den von der Vorinstanz berücksichtigten Auslagen Aufwendungen in der Höhe von insgesamt Fr. 1'390.90 zum Abzug zuzulassen. Weiter erachten die Beschwerde­führenden die Kürzung des Abzugs für Telefonkosten für unzulässig. Dies­bezüglich kann auf die überzeugenden Ausführungen der StRK verwiesen werden, die anhand der Übersicht der bezahlten Rechnungen (vgl. Vorak­ten StRK pag. 97) bei den Kosten für (zwei) Mobiltelefone und beim Fest­netzanschluss ermessensweise festgesetzte Privatanteile ausgeschieden und den Abzug für Telefonkosten auf einen Betrag von Fr. 1'016.15 redu­ziert hat. Es ist nicht ersichtlich und wird von den Beschwerdeführenden nicht geltend gemacht, inwiefern die StRK das ihr zustehende Ermessen rechtsfehlerhaft ausgeübt haben soll (vgl. Art. 80 VRPG); insofern besteht kein Anlass, vom gewährten Abzug abzuweichen.

4.5 Die StRK hat die Fahrkosten des Beschwerdeführers von Fr. 16'500.-- auf Fr. 11'029.95 (richtig: Fr. 11'028.95) herabgesetzt, was einer Fahrleistung von rund 20'000 km entspreche. Die Beschwerdeführen­den machen geltend, der Ehemann habe Kundinnen und Kunden in der ganzen Schweiz und die Annahme der StRK, er gehe seiner Arbeitstätig­keit vorwiegend in D.________ und Umgebung nach (vgl. angefochtene Ent­scheide, E. 10.6 S. 15), sei unzutreffend. Bei der örtlichen Einschränkung gemäss Arbeitsvertrag handle es sich lediglich um ein Werbeschutzgebiet, das ihm verbiete, seine Tätigkeit ausserhalb seines Rayons zu bewerben. Die schweizweite Tätigkeit sei ihm aber nicht nur gestattet, sondern werde von ihm sogar erwartet. Die Beschwerdeführenden belegen indessen we­der, welche Fahrten der Ehemann für seine geschäftliche Tätigkeit zurück­gelegt hat, noch weisen sie deren geschäftsmässige Notwendigkeit nach, obwohl Fahrkosten in der Regel mittels eines Fahrtenbuchs nachzuweisen sind (vgl. für den umgekehrten Fall von privater Nutzung von Geschäfts­fahrzeugen VGE 2013/128/129 vom 5.12.2014, E. 4.1). Die StRK hat die gänzlich unbelegten Fahrkosten selbst nach der Reduktion auf Fr. 11'028.95 grosszügig festgelegt, zumal Besprechungen mit Kundinnen und Kunden offenbar auch am Domizil seiner Spezialagentur stattgefunden haben (vgl. vorne betreffend Kundenparkplätze, E. 4.4) und ihm dadurch etliche Fahrten erspart geblieben sein dürften; eine Rechtsverletzung ist darin nicht zu erblicken.

5.

Insgesamt gelingt den Beschwerdeführenden der Nachweis nicht, dass unberücksichtigt gebliebene Berufskosten angefallen sind, die zur Erzie­lung des Einkommens erforderlich waren. Die von der StRK vorgenom­mene Kürzung der im Veranlagungsverfahren gewährten Abzüge und die damit verbundene Schlechterstellung der Beschwerdeführenden halten – bis auf einen Betrag von Fr. 1'390.90 – der Rechtskontrolle stand. Damit erübrigt es sich, die geltend gemachten Gewin­nungskosten im Sinn des Eventualbegehrens der Beschwerdeführenden von der Vorinstanz noch­mals auf ihre Begründetheit überprüfen zu lassen und es braucht nicht er­örtert zu werden, ob ein Rückzug von Rekurs und Beschwerde zulässig gewesen wäre (Beschwerden, S. 13), zumal die Beschwerdeführenden im Verfahren vor der StRK nie einen Rückzug erklärt haben. Die Beschwerden erweisen sich somit als teil­weise begründet; die angefochtenen Entscheide sind aufzuheben und die Sache ist zur Neuveranlagung an die Steuer­ver­waltung zurück­zuweisen. Soweit weitergehend sind die Beschwerden abzuweisen, soweit auf sie einzutreten ist.

6.

Die Beschwerden sind insoweit gutzuheissen, als die von der Vorinstanz gewährten berufsbedingten Auslagen von Fr. 27'236.-- auf Fr. 28'626.90 erhöht werden. Bei diesem Ausgang der Verfahren gelten die Beschwerde­führenden grösstenteils als unterliegend und werden grundsätzlich kosten­pflichtig (Art. 151 StG i.V.m. Art. 108 Abs. 1 VRPG, Art. 200 Abs. 1 StG; Art. 145 Abs. 2 i.V.m. Art. 144 Abs. 1 DBG). Das teilweise Obsiegen wirkt sich nur geringfügig auf die Steuerbeträge der Kantons- und Gemeinde­steuern und der direkten Bundessteuer aus und rechtfertigt weder das Ausscheiden von Verfahrens­kosten noch das Zusprechen von teilweisem Parteikostenersatz (Art. 151 StG i.V.m. Art. 108 Abs. 3 und Art. 104 Abs. 3 VRPG, Art. 200 Abs. 4 StG; Art. 145 i.V.m. Art. 144 Abs. 4 DBG und Art. 64 Abs. 1 des Bundes­geset­zes vom 20. Dezember 1968 über das Verwal­tungsverfahren [Verwaltungs­verfahrensgesetz, VwVG; SR 172.021]). Das Gleiche gilt für die Verfah­rens- und Parteikosten im Verfahren vor der StRK, die nicht neu zu ver­legen sind.

7.

Rückweisungsentscheide gelten nach der Regelung des Bundesgesetzes vom 17. Juni 2005 über das Bundesgericht (Bundesgerichtsgesetz, BGG; SR 173.110) in der Regel als Zwischenentscheide, die nur unter den (zu­sätzlichen) Voraussetzungen von Art. 93 Abs. 1 BGG mit dem in der Haupt­sache offenstehenden Rechtsmittel, hier der Beschwerde in öffentlich-recht­lichen Angelegenheiten, selbständig angefochten werden können. Da jedoch die Rückweisung an die Steuerverwaltung nur noch der (rechneri­schen) Umsetzung der Anordnungen des Verwaltungsgerichts dient, dürfte es sich vorliegend um einen selbständig anfechtbaren Endentscheid ge­mäss Art. 90 BGG handeln (vgl. BGE 134 II 124 E. 1.3).

Demnach entscheidet die Einzelrichterin:

1. Die Beschwerde betreffend die Kantons- und Gemeindesteuern 2009 wird dahin gutgeheissen, dass der Entscheid der Steuerrekurskommis­sion des Kantons Bern vom 25. März 2014 aufgehoben und die Sache zur Neuveranlagung der Beschwerdeführenden im Sinn der Er­wägun­gen an die Steuerverwaltung des Kantons Bern zurückgewiesen wird. Im Übrigen wird die Beschwerde abgewiesen, soweit darauf eingetreten wird.

2. Die Beschwerde betreffend die direkte Bundessteuer 2009 wird dahin gutgeheissen, dass der Entscheid der Steuerrekurskommis­sion des Kantons Bern vom 25. März 2014 aufgehoben und die Sache zur Neu­veranlagung der Beschwerdeführenden im Sinn der Er­wägungen an die Steuerverwaltung des Kantons Bern zurückgewiesen wird. Im Übrigen wird die Beschwerde abgewiesen, soweit darauf eingetreten wird.

3. Die Kosten des Verfahrens vor dem Verwaltungsgericht, bestimmt auf eine Pauschalgebühr von Fr. 3'500.--, werden den Beschwerdeführen­den auf­erlegt.

4. Es werden keine Parteikosten gesprochen.

5. Zu eröffnen:

-den Beschwerdeführenden

-der Beschwerdegegnerin

-der Steuerrekurskommission des Kantons Bern

-der Eidgenössischen Steuerverwaltung

Die Einzelrichterin:Die Gerichtsschreiberin:

Rechtsmittelbelehrung

Gegen dieses Urteil kann innert 30 Tagen seit Zustellung der schriftlichen Begrün­dung beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14, Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten gemäss Art. 39 ff., 82 ff. und 90 ff. des Bundesgesetzes vom 17. Juni 2005 über das Bundesgericht (BGG; SR 173.110) geführt werden.